信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析

劉行 王威威

摘要：隨著時代的不斷發展，我國檔案管理面臨的問題越來越多，傳統的檔案管理效率低，管理體系不完善，很難完全保證檔案的質量。在信息時代下，檔案管理人員要掌握先進的信息技術開展檔案管理，解決現階段存在的問題，方可提高檔案管理水平。隨著信息技術的不斷發展，我國檔案管理體系也需要得到進一步完善，本文主要就檔案管理中存在的問題進行探討，再提出相應的改進對策。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

隨著時代的不斷發展，我國檔案管理所面臨的挑戰日益增多。一方面是因為檔案管理工作的內容越來越復雜，另一方面是因為檔案管理方法已經逐漸不再與時俱進，迫切需要更新和完善，這樣才能讓滿足新時代檔案管理工作的需求。在檔案管理中，要逐漸擺脫傳統的手工管理模式，積極采用先進的信息技術開展檔案管理。為完善檔案管理機構的職能，提高檔案的價值，就需要加強檔案管理信息化建設，改進現階段存在的問題，使檔案管理工作更上一層樓。

一、信息時代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理軟件不夠完善

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理開始逐漸邁向信息化建設，各種檔案管理軟件開始走進市場，也得到一部分檔案管理人員的認可。不過，盡管這些軟件能夠滿足檔案管理的基本要求，但卻不能將檔案管理與辦公自動化系統有機結合。還有一些檔案管理軟件的種類不一，各自獨立，很難實現彼此協調，這樣就會導致信息不能在第一時間得到共享，影響檔案管理信息化建設。

（二）檔案管理人員的素質有待提升

目前，檔案管理人員往往不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作可有可無，這樣就會影響其工作態度，導致檔案管理工作難以順利進行。由于檔案管理工作沒有得到充分重視，因此，檔案管理工作時常處于一個比較混亂的狀態，不能充分發揮作用。檔案管理人員的專業水平不足，檔案管理工作通常是由其他部門員工兼職擔任，這些人員不僅缺乏專業的檔案管理知識，在開展檔案管理時還會由于缺乏經驗而影響檔案管理工作效率與質量提升。檔案管理人員缺乏專業的培訓，這樣也會影響檔案管理工作水平提升。

（三）檔案管理手段單一且缺乏統一標準

目前，檔案管理的方法不夠多元化，盡管有信息技術的大力支持，但我國檔案管理工作體制比較落后，使得檔案管理信息化與數字化建設無法真正落到實處，甚至會流于形式，這樣就會影響檔案管理效率的提升，檔案管理的標準化與規范化不夠完善。由于檔案信息系統不能得到統一，加之網絡建設形勢多種多樣，這就會影響檔案管理規范開展，甚至不能實現資源的有效共享。迄今為止，檔案管理始終缺乏統一的標準，這就會影響到檔案管理信息化建設的進程。

二、信息時代檔案管理工作的解決對策

（一）開展檔案信息化建設

在信息時代下，必須要高度重視信息技術的應用，不斷提高檔案管理質量，使檔案能夠得到充分利用，使資源得到共享。要利用信息技術對檔案信息進行自動化處理，確保不同類型的檔案得到統一管理，使相關人員能夠及時查詢所需檔案和信息。要對不同載體和形式的檔案進行數字化存儲，利用先進的多媒體技術和計算機技術整合資源，使檔案的表現形式更加豐富。要確保檔案能夠及時得到共享，不會受到空間和時間的阻礙。只有這樣才能確保檔案管理信息化建設落到實處，使各種檔案得到安全存儲。

（二）提高檔案管理人員的素質

要保證檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性和意義。要加大宣傳力度，使其能夠充分配合相關于要求開展檔案管理，確保檔案管理人員掌握先進單位計算機技術和檔案管理知識，具有豐富的檔案管理經驗。要引進綜合能力強的人員擔任這項工作，加強對檔案管理人員的培訓。提高檔案人員的安全保意識，使其能夠按照要求和制度進行操作，并嚴格對信息守口如瓶。針對紙質檔案要進行備份，使檔案管理安全系數不斷提升。

（三）建立完善的數據庫并統一標準

要建立完善的檔案數據庫，這樣才能確保檔案得到有效存儲。在建設數據庫時，要確保其符合網絡傳輸的標準，滿足人們的在線閱讀需求。要考慮到檔案的發展，確保數據庫的數據得到及時更新和維護。當數據庫建設完畢后，相關人員必須要全面進行管理。建立完善的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規范。要結合信息時代對檔案管理工作的要求對現有制度進行改進，確保各項操作符合要求。要將檔案的搜集工作作為重點，確保信息準確，具有很強的時效性。

（四）建立完善的安全管理體系

要將建立完善的檔案管理安全體系，全面保證檔案信息的安全。首先，要加強檔案信息存儲安全，確保檔案不會遭到泄露和丟失。第二，要保證檔案信息的使用安全，確保檔案信息完整，及時。在信息技術不斷發展的今天，網絡日益發達，這給檔案管理帶來多元化的影響。檔案管理信息化建設可以提高檔案管理水平，但同時也對檔案安全形成較大的威脅。如果信息技術應用不夠全面，就會導致系統存在一些安全漏洞，為轉變現狀，就必須要提高安全管理意識，采取有效的技術手段進行防范，避免病毒和黑客的攻擊。要提高用戶身份認證技術，使相關保密技術更加完善，加強密鑰管理。要利用最新版本的殺毒軟件實現對網絡的監控，及時更新數據庫，并加強對數據的備份。

三、結束語

綜上所述，為了有效提高檔案管理水平，就要積極結合信息時代的要求，采用先進的計算機技術對檔案開展管理，使檔案管理邁向科學化、現代化、規范化方向。由于我國檔案管理工作中還存在一些問題，因此，有必要仔細分析問題所在，方可采取有效的解決對策。由于信息技術影響范圍比較廣泛，因此，采用這一技術就可以使檔案管理工作擺脫傳統模式，相應的問題也可以得到進一步改進。在應用信息技術的過程中，要確保資源得到充分共享，采取有效的安全技術和措施保護檔案安全，才能為信息化時代下的檔案管理工作保駕護航。

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