關(guān)于加快檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的探討

武雯雯

摘要：當(dāng)今社會(huì)正處于信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)已是大勢所趨。檔案信息化建設(shè)不僅可以加快辦理各項(xiàng)事情的效率，更可以保證檔案存留的準(zhǔn)確性和完整性。與此同時(shí)還能將已有檔案信息運(yùn)用到其他的工作領(lǐng)域，充分發(fā)揮檔案信息的多方面價(jià)值，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);發(fā)展

現(xiàn)如今人口數(shù)量不斷增加，社會(huì)事務(wù)更是越來越多，面對大量的檔案信息必須加快檔案信息化建設(shè)，只有通過信息化的方式數(shù)量巨大的檔案才能儲(chǔ)存的井井有條，才能發(fā)揮其最大的作用，才能對各項(xiàng)社會(huì)工作起到積極作用。檔案信息化建設(shè)必須根據(jù)實(shí)際情況實(shí)施相應(yīng)的措施，只有這樣才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案信息化建設(shè)使檔案的利用和儲(chǔ)存方法變得方便簡捷。檔案信息化建設(shè)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)手段把所有檔案做成電子形式存入專用檔案文庫，在需要查看或使用時(shí)只需要輸入關(guān)鍵詞或是日期進(jìn)行搜索就可以找到想要的檔案信息。把檔案存入檔案文庫也可以使檔案信息不再像傳統(tǒng)儲(chǔ)存方式一樣需要人力和空間進(jìn)行儲(chǔ)存和整理，現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)完全可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)進(jìn)行信息的整合和分類，更是節(jié)省了空間。而且電子化儲(chǔ)存方式也可以使檔案信息實(shí)現(xiàn)永久性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存則做不到這一點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)則會(huì)使檔案工作更加便利快捷，從而帶動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案信息化建設(shè)使檔案儲(chǔ)存無限化。隨著時(shí)代變更人類生活也發(fā)生著巨大的變化，越來越多的檔案需要儲(chǔ)存，那么按照傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方式則需要非常大的空間來存放數(shù)量巨大的檔案，如果有無窮多的檔案需要存放，則很不方便。但是檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存的無限化，而且如以上所講過的計(jì)算機(jī)手段也可以使無限的檔案信息儲(chǔ)存的井井有條，還可以在我們需要時(shí)快速找到。現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，可以充分利用電子空間的無限性來儲(chǔ)存檔案信息。

（三）檔案信息化建設(shè)使檔案信息實(shí)現(xiàn)資源共享。在生活各個(gè)方面都有檔案信息的存在，那么既然各方面都是生活的一部分，則其之間必有一定的聯(lián)系，所以各方面的檔案信息也需要一定的資源共享。檔案信息化上述講過在形成的檔案文庫中都可以通過關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，那么這也方便了各個(gè)工作部門進(jìn)行查閱交流。檔案信息化建設(shè)充分發(fā)揮和利用網(wǎng)絡(luò)的快速傳播的優(yōu)點(diǎn)，工作部門根據(jù)工作需要進(jìn)行有目的有計(jì)劃的信息查閱，從而充分利用已有的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，這樣一來，也就實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。

二、檔案信息化建設(shè)的主要措施

（一）檔案信息化建設(shè)的核心就是基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)主要是實(shí)現(xiàn)信息資源多方面利用和管理的基本保障。所以必須有良好的硬件環(huán)境建設(shè)和系統(tǒng)軟件建設(shè)，硬件方面首先需要配備的就是電子計(jì)算機(jī)。系統(tǒng)軟件是計(jì)算機(jī)中的程序，這種程序使計(jì)算機(jī)利用本身的邏輯功能實(shí)現(xiàn)管理計(jì)算機(jī)各種資源的目的，對于計(jì)算機(jī)使用者而言可以非常方便的使用和管理計(jì)算機(jī)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的效率。計(jì)算機(jī)給當(dāng)代生活帶來了許多便利，計(jì)算機(jī)的精準(zhǔn)性和強(qiáng)大的儲(chǔ)存空間都非常適合進(jìn)行檔案管理，通過計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、編輯和儲(chǔ)存等等，運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，會(huì)給檔案處理工作帶來非常多的便利。

（二）檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)必須以數(shù)據(jù)庫為支點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫是其建設(shè)的重要部分，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以提高檔案信息工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的高效性。現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為我們提供了非常廣泛的網(wǎng)絡(luò)信息資源，更深層次的利用網(wǎng)絡(luò)資源則可以建立多個(gè)檔案信息分支的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立為社會(huì)工作提供了更多的資源和渠道。數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)大可以使檔案信息得到充分的利用，可以帶動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，則可以使檔案信息得到更多方面的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)檔案信息的使用價(jià)值。

（三）檔案信息化建設(shè)的根本就是規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。要想加快檔案信息化建設(shè)的腳步，就需要設(shè)置專業(yè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在信息化工作中必須依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。俗話說，國有國法家有家規(guī)，一項(xiàng)工作的順利進(jìn)行也必須依靠一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使檔案信息化建設(shè)的腳步更快更準(zhǔn)。電子設(shè)備進(jìn)行檔案信息處理時(shí)，應(yīng)具有一定的處理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，比如設(shè)置繁雜的信息根據(jù)他們具有的共同特征進(jìn)行分類儲(chǔ)存，再如在進(jìn)行信息查找時(shí)應(yīng)有一定的查找規(guī)范，輸入與該檔案相關(guān)的信息才能搜索出這個(gè)檔案信息。必須加強(qiáng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)才能使檔案信息化建設(shè)更有意義，否則將會(huì)如一團(tuán)亂麻失去了檔案信息化建設(shè)的自身價(jià)值。

（四）檔案信息化建設(shè)的保障就是安全體系的建設(shè)。檔案信息具有一定的保密性，在檔案信息化建設(shè)過程中想要保證檔案信息的保密性必須檔案的安全性有更高的要求。在實(shí)際進(jìn)行檔案工作時(shí)，必須使工作人員時(shí)刻注意檔案信息的安全，建立健全檔案信息的安全管理機(jī)制，只有建立好完善的信息安全系統(tǒng)，才能保證好信息的安全，才能使檔案信息化建設(shè)進(jìn)行的更有價(jià)值。安全保障體系的建立主要就是網(wǎng)絡(luò)安全的實(shí)施，必須利用相關(guān)知識(shí)設(shè)置一定的安全設(shè)施以防外界不法分子侵入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行盜取檔案信息或是外來病毒入侵使檔案信息庫發(fā)生數(shù)據(jù)紊亂，這些都是需要安全保障體系來進(jìn)行保護(hù)的。只有保障了檔案信息的安全，才能使檔案信息化建設(shè)更加完善。

三、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有非常重要的意義。檔案的信息化建設(shè)，不僅可以使檔案信息的收集和整理更加方便快捷，還可以使很多工作運(yùn)用檔案信息的交流共享進(jìn)行的有條不紊，也可以充分發(fā)揮檔案自身的利用價(jià)值。要加快檔案信息化建設(shè)的腳步，需要多方面的努力，不僅需要引入先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備，還需要引進(jìn)有關(guān)方面的技術(shù)性人才，充分保證檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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