重數字化檔案管理提高檔案管理效率

劉軍

摘要：當前，我國檔案管理工作已經從傳統模式逐漸轉變為數字化模式。事業單位檔案管理人員要掌握先進的技術手段，加強對檔案資料的管理，提高管理效率。數字化檔案管理所帶來的優勢不言而喻，需深入了解數字化檔案管理的重要性，采取有效策略。

關鍵詞：事業單位;數字化;檔案管理

在事業單位各項工作中，檔案管理是重要的組成部分。檔案管理中資源眾多，關系到單位的發展。要積極改進檔案管理，為各項工作提供及時、有效的信息和資源，這樣方可指導工作順利進行。事業單位要高度重視數字化檔案管理，提高檔案管理效率。

一、數字化檔案概述

將傳統的檔案資料以掃描、攝影、多媒體等技術轉變為數字化檔案，并得到高效存儲，再通過網絡實現信息共享與管理，就是數字化檔案。數字化檔案一般要采用專業的軟件設備進行管理，方便工作人員隨時查閱、調用。數字化檔案通常會存儲在井然有序的信息庫之中，可以有效提高檔案管理工作效率。

二、數字化檔案管理的優勢

（一）提高辦公自動化水平，減少資源浪費。在事業單位檔案管理工作中，傳統的管理方式比較粗放，需要不斷增設人員，定期更新管理軟件和硬件設備，不僅會提高管理成本，還會影響檔案管理效率的提升。在數字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統紙質載體形式，以數字化方式儲存在電腦中，便于隨時調取和使用，可以節省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

（二）保證檔案得到充分利用，資源隨時共享。數字化檔案通過先進技術的處理后，可以及時得到歸檔與存儲。事業單位對于檔案資料的應用比較普遍，許多部門均需要通過調用、查詢相應的檔案資料指導工作。數字化檔案管理可以為各部門隨時提供及時有效的信息，為決策提供相應的參考依據。同時，數字化檔案管理可以實現資源共享，便于人們在不同時間、不同地點隨時使用和查閱信息。

（三）提高檔案管理水平，提高人員綜合素質。數字化檔案管理可以有效提升事業單位的檔案管理水平。由于檔案管理工作需要借助先進的網絡技術和計算機設備，因此，檔案管理人員必須要有較高的素質與業務能力，熟練使用網絡，正確操作計算機等設備，還要加強對設備的維護。隨著數字化檔案管理軟件不斷升級，檔案管理人員要不斷學習，與時俱進。

三、事業單位數字化檔案管理工作提升措施

（一）轉變傳統管理意識，提高人員素質。事業單位檔案管理人員要轉變傳統的思想觀念，樹立數字化檔案管理意識，不斷創新檔案管理方法，積極學習新的知識和技能，保證自身知識結構與時俱進，盡快適應數字化檔案管理節奏，提高自身業務能力。檔案管理人員要具備創新能力和良好的綜合素質，這就需要事業單位加強對檔案管理人員的培訓，加快檔案管理數字化建設，在提高數字化管理水平的同時，建立一批強大的檔案管理人才隊伍。

（二）完善檔案管理制度，完善數字化管理體制。事業單位若要加強數字化檔案管理，就要不斷完善管理制度，結合本單位的實際情況，積極應用信息技術，保證本單位的檔案管理與時代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環節操作規范，以嚴格的制度為依據，使檔案管理工作得到層層把關，并實現統一管理。進行檔案調閱時，要嚴格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問題。在健全制度的同時，要制定數字化檔案管理體制，結合本單位的工作情況和檔案管理特點，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。要明確各項制度，將制度有效結合，保障檔案使用安全，并得到保密。加強對文件集成檔案一體化建設，需以信息資源安全為前提，有效發揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數據出現丟失、篡改等問題。還要保證數字化檔案管理信息系統安全，避免出現病毒感染、黑客入侵等問題，明確權限。

（三）確保文書與歸檔數字化，降低工作強度。在事業單位工作中，文書是一項基礎工作，加強文書管理，保證文書順利執行，才會提高檔案管理水平。為滿足事業單位的需求，在處理文件時，就要提高批量處理效率，利用網絡的優勢提高文檔處理效果。工作人員在輸入稿件時，為進一步節省文檔保存與歸檔時間，要將文檔的審核、修改與、改正、歸檔等一系列工作統一管理，以數字化方式降低工作人員的工作強度，提高工作效率。

（四）提高安全防護技術，及時更新軟硬件。要進一步提高安全防護技術，保證數字檔案的安全。數字檔案主要利用網絡和計算機設備進行存儲，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給事業單位的各項工作造成不利的影響。因此，必須要結合實際情況，安裝殺毒軟件，設置防火墻，或者限制訪問權限;定期更新數據庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發生意外，也不會導致數據資料丟失。加強軟件與硬件的更新和建設，提高技術水平，實現對檔案資源的有效利用與共享。事業單位在重視數字化檔案管理建設的基礎之上，要加強對軟硬件的定期維護和檢查，了解其是否存在問題，及時更新，提高檔案的利用率與使用安全。除了數字化檔案之外，還要加強對傳統檔案的管理，這樣就可以起到雙保險作用，使數字化檔案管理更有保障。

綜上所述，事業單位的檔案管理工作十分重要，為了方便各項工作順利開展，為各部門提供有效的檔案信息，保證工作效率，就要加強檔案管理數字化建設。隨著時代的不斷發展，事業單位要高度重視數字化檔案管理的地位和必要性，提高檔案管理人員的綜合素質與業務水平，使其掌握先進的技術，能夠適應數字化檔案管理所帶來的各項挑戰。嚴格遵守各項制度，保障檔案安全，使其能夠更好地服務于事業單位各項工作。