大數據時代加強人事檔案管理工作的探索

孫杏林

摘要：所謂大數據就是指利用先進的互聯網技術來集中管理巨量的數據信息。而當前，在企事業單位中人員眾多，涉及的信息眾多，這些大量的人事信息，歸檔和管理起來將會十分困難和復雜。當前我國事業單位一般以收集、整理和保存人事檔案為主要工作內容，這不能滿足當前大數據時代的數據要求。因此，當前運用大數據的方法和理念對人事檔案進行統一的管理，這是我們需要面臨的重要問題。

關鍵詞：大數據時代;人事檔案管理;措施

一、人事檔案大數據平臺的特性

第一，處理檔案資源的高效性。根據2017年國際數據公司的統計與檢測，大數據技術處理檔案資源的速度已經基本達到EB級別，有些甚至已經達到了ZB級別。在人事檔案大數據平臺當中，無論是檔案管理主體，還是檔案使用主體都可以在海量的檔案資源中進行檢索，迅速的找出具有價值的檔案。相比其他信息技術，大數據技術在處理數據和檔案資源上的速度更快，能力更強。第二，能夠顯著節約單位開支。大數據處理技術能夠將大量的檔案資源進行壓縮處理，縮減數字檔案占據的硬盤空間，節約單位在購置硬盤設施上的開支。除此之外，大數據技術能夠代替大多數人工操作，推動人事檔案管理的自動化和科學化，節約單位人力消耗。第三，人事檔案服務的便捷化。在大數據平臺當中，單位可以建立檔案服務平臺，推動人事檔案流動與服務的便捷化。檔案需求主體只需要在平臺，上提交相關的申請后，由檔案管理主體直接通過有關渠道進行數據傳輸，簡便檔案服務的過程。第四，人事檔案服務的智能化。在大數據平臺當中，單位可以利用大數據技術實現檔案管理的自動化。單位可以利用大數據技術代替部分手工勞動，將檔案管理人員從管理工作中解放出來，進一步加大檔案服務工作的人力投入。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）保密性原則導致檔案所有人無法及時完整地核對、補充個人信息

作為事業單位的重要機密信息之一，人事檔案需要專門的人員和部門進行管理。人事檔案管理部門的工作人員要對人事檔案信息進行統一的歸檔、整理、審查和保存。檔案不是事業單位的所有人都可以申請查看的，特別是對于一些保密級別高的個人人事資料，更應該注意保密。這種過度的保密措施，也帶來了一些弊端，導致事業單位人員不能及時了解自己的檔案信息，也就談不上對檔案進行及時的補充完善。

（二）檔案所有人的個人重視程度不夠

當前在一些事業單位中，特別是一些私營事業單位，事業單位的人事檔案管理存在一些重視不足的問題。由于人事檔案涉及了事業單位員工的學習和工作經歷，同時也包括個人的成長歷程和所取得的成績等，這是十分有用的信息。但是，許多的事業單位在人事檔案管理上流于形式，不重視實質，為了節約成本，雇傭非專業的檔案管理人員對企事業單位的人事檔案進行記錄和管理。這些非專業的管理人員管理水平和專業素養方面存在一定的欠缺，當然也很容易忽視在檔案記錄環節需要特別關注的地方和需要特別重視的信息。這主要是由于事業單位的管理層的偏見導致的，事業單位的大部分資金都投入市場和科研環節，在人事檔案的工作中投入的資金和重視程度不足。

（三）人事檔案收集頻率過低，導致歸檔信息有所丟失

當前，我國的許多企事業單位中，對于事業單位員工個人檔案的總結和更新一般是以年為周期的。這種以年為周期的檔案更新頻率太低，導致對于職工的個人總結和成果更新較為緩慢。這導致在較長的時間中，很多重要資料失去了重要價值，同時由于保管不當，還會出現資料丟失的情況，這些問題都直接導致人事檔案信息的丟失。

三、大數據背景下事業單位人事檔案管理的創新舉措分析

（一）提升大數據檔案管理意識

?應增強事業單位的大數據檔案管理意識，通過多樣化的宣傳手段和方式，使相關人員充分認識到人事檔案的價值和作用，全面樹立大數據檔案意識和觀念，密切關注事業單位人事檔案變化情況，與其他部門之間進行及時的交流、溝通和信息反饋，增進對事業單位人事檔案管理的深度認知，為檔案管理的科學化、信息化建設奠定堅實的思想基礎。

（二）加強事業單位人事檔案的保密安全管理

對重要人才數據進行安全采集、整理、存儲和利用，加強對人事檔案的監督和審查，充分利用現代化計算機信息技術，實現事業單位人事檔案的便捷、安全管理，如：個人情況、專利證書、科學研究成果等信息，確保事業單位人事檔案機密的安全。同時，還應加強事業單位人事檔案信息的加密處理、防火墻設置措施，確保人事檔案信息的安全和完整。

（三）打造優質人才隊伍

信息技術時代，單位只有擁有一支優質人才隊伍，才能為構建人事檔案大數據平臺打下堅實的基礎。首先，單位可以與本區域內的高校進行合作，簽訂人才共同培養協議。通過共同培養的方式，單位可以立足于自身未來發展規劃，有針對性的設計培養計劃，為人事檔案服務工作注入新鮮的活力。其次，單位要優化內部培養方案，系統性的搭建培訓體系。單位應當提升大數據技術、云計算技術、物聯網技術實操訓練在培養方案中所占的比重，增強檔案管理人員的綜合素質。最后，隨著信息技術的發展，大量的檔案服務機構開始運用大數據技術，單位之間只有加強溝通，互相借鑒，才能真正互相進步。因此，單位必須加強與其他單位的溝通與聯系。一方面，單位可以定期承辦相應的交流論壇項目，為本單位檔案管理人員提供交流平臺。另一方面，單位可以通過簽訂合作協議的方式，與異地單位簽訂員工交流協議，派遣員工到異地單位進行輪崗學習，汲取其他單位運用大數據技術的經驗。

四、結束語

綜上所述，當前經濟技術的不斷發展和社會的進步，相關的檔案管理事務呈現不斷增加的趨勢，這使得檔案管理工作面臨的挑戰越來越大。當前的檔案管理模式已經嚴重阻礙了檔案管理工作的發展，為了進一步提升相關企事業單位人員的專業水平，進一步提升檔案資源管理的現代化水平。當前檔案管理工作要及時抓住大數據時代帶來的機遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，來提高檔案的使用率和管理率。

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