創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

王丹

摘要：檔案管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步有著重要的意義，記錄著我國(guó)歷史和社會(huì)進(jìn)步，但是近些年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、生產(chǎn)力水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，因此需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，本文從檔案管理工作創(chuàng)新的意義入手，經(jīng)過(guò)研究和探索，提出了促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作創(chuàng)新水平的措施。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;檔案管理工作;信息化;標(biāo)準(zhǔn)化

一、檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要性

在事業(yè)單位管理過(guò)程中，想要切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量，必須要借助于檔案管理，這也是保障事業(yè)單位“真實(shí)性”的關(guān)鍵。檔案管理工作可以將事業(yè)單位的發(fā)展歷程記錄下來(lái)，作為之后員工查閱的資料，同時(shí)也可以給事業(yè)單位選拔人才提供所需的信息，從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中必須要重視起檔案管理工作，同時(shí)要做好檔案管理工作的創(chuàng)新，這樣一方面可以提升事業(yè)單位的管理質(zhì)量，另一方面也可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，使事業(yè)單位與社會(huì)的發(fā)展保持同步。

二、事業(yè)單位檔案管理面臨問(wèn)題

（一）管理力量薄弱

大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，影響了檔案利用的準(zhǔn)確性和完整性。

（二）信息化應(yīng)用程度低，檔案管理整體水平不高

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)己得到普遍采用，但由于受經(jīng)費(fèi)及技術(shù)、人員等方面因素的制約，檔案管理只是把基礎(chǔ)信息輸入了計(jì)算機(jī)，而錄入的數(shù)據(jù)一般都是按照手寫(xiě)紙質(zhì)的內(nèi)容錄入的，信息的準(zhǔn)確性有待進(jìn)一步確認(rèn)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。

（三）制度落實(shí)不到位，日常管理欠規(guī)范

受管檔人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)生疏、督查落實(shí)不到位等因素影響，干部人事檔案審核管理制度堅(jiān)持不夠經(jīng)常，日常措施不到位。材料制作沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)常有A4、B5紙規(guī)格的材料歸檔，增加了管檔人員的工作量。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

（一）完善檔案管理制度

在當(dāng)前形勢(shì)下，很多事業(yè)單位的檔案管理工作都不太理想，究其原因，檔案管理制度不完善也是十分重要的一點(diǎn)。針對(duì)于此，事業(yè)單位必須要根據(jù)本單位實(shí)際情況制定出科學(xué)、合理劃規(guī)章制度，從而確保檔案管理工作的正常進(jìn)行，同時(shí)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在具體操作時(shí)，所制定的制度必須要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，要確保制度的平等性，拒絕“看人下菜”的情況出現(xiàn)。如果條件允許，還可以在制度實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行靈活調(diào)整，從而在實(shí)踐中完善制度。此外，在制定了檔案管理制度后，還要制定出對(duì)應(yīng)的措施來(lái)確保檔案管理制度的實(shí)施。有很多事業(yè)單位雖然制定了相對(duì)完善的檔案管理制度，但卻沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行下去，這無(wú)疑是對(duì)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。另一方面，事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展也要與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)前很多企事業(yè)單位都開(kāi)始使用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，然而始終有一些事業(yè)單位仍舊使用傳統(tǒng)的純?nèi)斯す芾砟Ｊ健ａ槍?duì)于此，這些事業(yè)單位也要積極引入計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)做好檔案管理工作。這樣不僅可以提高檔案管理工作的效率，同時(shí)也可以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，保證檔案管理有效性

提高檔案管理工作的水平與相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)的提升有著密切的關(guān)系，所以這就需要從檔案管理崗位職責(zé)和能力上不斷建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。即使在崗位出現(xiàn)變動(dòng)的時(shí)候，應(yīng)該盡可能地保證檔案管理工作的穩(wěn)定性，保證檔案人員的綜合管理水平不降低。在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，使其可以更加有效地開(kāi)展檔案管理工作。強(qiáng)化檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任意識(shí)，有效性性也有著重要的幫助作用。所以，這就需要事業(yè)單位應(yīng)該注重這兩方面的工作，切實(shí)保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（三）構(gòu)建信息化檔案管理新模式，提升管理效率

在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的利用，充分建設(shè)信息化檔案管理新模式，促進(jìn)檔案管理效率的提升。同時(shí)，在信息技術(shù)的支持下，事業(yè)單位的檔案資源更為豐富，檔案管理體系也更加健全，有助于促進(jìn)檔案管理作用的發(fā)揮。此外在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，借助信息技術(shù)的支持，檔案管理的服務(wù)性也能夠得到進(jìn)一步凸顯，在檔案信息平臺(tái)上，用戶(hù)能夠自行檢索和使用相關(guān)檔案信息，有效促進(jìn)了檔案資源利用率的強(qiáng)化。所以事業(yè)單位必須高度重視信息化檔案管理模式的建設(shè)，以新的管理模式為檔案管理工作提供良好的支持，保證檔案管理工作全面優(yōu)化。

（四）加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

隨著信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化終將成為順應(yīng)信息社會(huì)的必然結(jié)果。檔案管理的現(xiàn)代化離不開(kāi)資金的支持，這就要求相關(guān)部門(mén)加大對(duì)檔案管理建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，配備足夠的硬件設(shè)施和專(zhuān)用軟件提供利用，用電子化、聲像化的方式來(lái)取代老舊的手工操作和紙質(zhì)存檔的管理機(jī)制，使基層檔案不僅便于管理，而且更加安全，不至于出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)和教育培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)檔案干部學(xué)習(xí)政治理論，提高創(chuàng)新意識(shí)，不斷改善和優(yōu)化檔案隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，只有各方面綜合協(xié)調(diào)發(fā)展，才能推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的快速實(shí)現(xiàn)，才能發(fā)揮檔案在工作中的積極作用。

總的來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的檔案管理不只是對(duì)事業(yè)單位自身的發(fā)展有一定的積極作用，對(duì)社會(huì)的發(fā)展也是至關(guān)重要的。這就要求每個(gè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不只是在思想上重視檔案管理工作，而且還要應(yīng)在具體的工作過(guò)程中，積極尋求新的解決思路和方法，來(lái)提高事業(yè)單位的檔案管理工作的效率，進(jìn)而讓事業(yè)單位更加適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步。所以，這需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員堅(jiān)持不懈的努力和探索，才能真正做好本質(zhì)工作，為實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興貢獻(xiàn)一分力量。

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