如何做好勞動保障檔案管理工作

呂瑛

摘要：在新形勢下，勞動保障工作任務越來越豐富，也越來越繁重，特別在世界經濟全球化、一體化發展和國家間社會保障制度日漸改革的今天，勞動保障工作面臨著許多新任務，直接關系到民情、民生、民意等重大問題。在勞動保障工作的各項活動中形成大量檔案信息資源，這就要求檔案管理人員提高認識，加強業務能力，最大限度地發揮檔案資源價值。

關鍵詞：勞動保障;檔案管理

一、勞動保障檔案管理工作中存在的問題

任何事情的發展都有利有弊，勞動保障事業的發展雖然已經取得了明顯的進步，但在檔案管理工作方面仍然存在著很多的漏洞。

（一）勞動保障檔案管理工作的人員業務水平和綜合素質有待提高

檔案管理工作是一項政策性、規范性很強的工作，這就要求了工作人員必須具有良好的專業能力與素養，如此才能勝任檔案管理工作。但是在實際的工作中不難發現，很多單位、企業在配備檔案管理工作人員的時候比較隨意，重視程度遠遠達不到要求，許多單位和企業的檔案管理工作人員都不是相關專業畢業，也沒有經過嚴格的專業訓練，更有甚者，檔案管理工作人員在企業中身兼數職，長此以往就會導致單位和企業的檔案管理工作一塌糊涂，企業職工的檔案材料不準確、不完整、不客觀，為勞動保障部門辦理職工離退休等工作帶來了困擾。

（二）勞動保障檔案管理制度不完善

俗話說：沒有規矩，不成方圓。勞動保障檔案管理工作的混亂情況歸根結底的原因就在于制度的不完善，檔案管理工作人員在工作的時候并沒有可以參照的規章制度，也沒有明確自己的工作職責，對自己的工作不是十分重視，導致歸納完的檔案還是雜亂無章。

（三）部分企業和單位檔案管理手段落后，無法建立系統完善的電子檔案庫

多媒體辦公設備的普及也帶動了勞動保障檔案管理工作的進步，但是許多企業和單位還在沿用傳統的檔案管理方法進行人工歸檔，導致企業檔案管理信息化水平十分落后，無法建立起系統而又完善的電子檔案庫，人、機、軟件沒有實現有效的相互結合，導致檔案管理工作效率極低。

二、如何更好的完成社會保障檔案管理工作

（一）提高對勞動保障檔案管理工作的認知

許多單位和企業對檔案管理工作的具體內容不是十分的清楚，認為檔案就只是歸整資料，進行信息的存檔。但是勞動保障涉及到單位和企業員工的退休。社保等問題，這就使得這一工作尤為重要。隨著企業政策步伐的加快和就業形勢的多樣化，越來越多的勞動者走上工作崗位，勞動保障部門的工作任務越來越繁重，這就要求各級勞動保障部門領導切實加強對檔案工作的管理，提高全體勞動保障檔案管理人員的管理意識，嚴格遵守《檔案法》。

（二）提高勞動保障檔案管理人員的專業素質

“工欲善其事必先利其器”，勞動保障檔案管理人員作為勞動保障工作社會化管理進程中的利器，想要在職責范圍內最大限度地發揮作用，就應該進行不斷地學習，提高自身的專業素養。檔案管理人員的素質直接影響了檔案管理工作的效率、水平和質量。閉門造成的方式已經不在適用于當今的工作和發展形勢，新形勢下，想要做好檔案管理工作，就要堅定不移的采取“請進來，走出去”的方式進行交流和學習。

（1）可以不定期的自先進單位進行學習，將行業的精英請進來，在實際的工作中進行具體的指導，從檔案管理的各個環節入手，將高效率的工作方式同人才一起“請”回單位和企業，逐步組建一支專業性極強、工作效率極高的優秀檔案管理團隊。

（2）定期將本單位、企業的檔案管理人員送到其他地方進行系統的學習，豐富檔案管理工作者的實踐經驗和基礎知識與技能，同時結合本單位的實際情況和發展動態進行具體分析，在提高專業素質的同時摸索出屬于自己的檔案管理工作方法。

（三）建立信息化系統，實行數字化管理，提高工作效率

隨著信息技術的廣泛應用，檔案管理工作也越來越趨向于電子化、網絡化，趨向于利用現代信息技術。辦公自動化在國家機關、團體和企事業單位的廣泛應用和日益普及，產生了大量的電子文件，電子檔案管理方式便應運育生了，勞動保障涉及到就業、失業、社會保險等方方面面，工作內容零碎而又繁瑣，想要在將檔案管理工作做得有條不紊，不僅僅需要投入大量的人力、物力，還有財力。在新形勢下，如何應對這一繁瑣的工作內容，需要建立信息化系統，實行數字化管理成為了重中之重。在建立信息化系統之初，工作人員需要將原始的檔案信息輸入電腦，新登記的信息可以直接錄入電腦，較于傳統的人工歸檔，不僅僅省時省力，還會大大降低了修改、刪減、檢查時所出現的錯誤。進行數字化管理可以有效地將檔案的形成、運用以及轉換緊密為的銜接起來，初始工作看似繁瑣，但實則為今后的工作提供了便利，也可以提高檔案管理工作的效率。

（四）加強檔案保密工作。

保守國家的機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員應遵守的職業道德，勞動保障工作多涉及個人信息，所以檔案管理人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶、萬無一失。否則將給廣大群眾帶來不可預知的麻煩，應把保守秘密作為自己神圣的職責和應盡的義務，堅持原則、據實立檔、據實用檔，維護好、保護好檔案的原貌，為勞動保障工作的全面發展奠定堅實基礎。

三、結論

勞動保障檔案管理工作關乎人民群眾的切身利益，想要發展，就必要看清自身在發展過程中的問題，并尋找相應的解決辦法。為了建立和完善社會主義市場經濟體質，就必須提高全民的養老、失業等社會化保障剖度、完善勞動保障檔案管理工作首當其沖，想要做好檔案管理工作需要每一個領導者、工作者傾力而為，檔案管理工作的現狀已經遠遠不能適應當今社會發展的速度，想要尋求發展，就必須創新勞動保障檔案管理機制、方式和方法，將檔案的社會功能發揮大最大，唯有如此，才能將社會保障工作落到實處，為勞動保障檔案管理工作貢獻出自己的一分力量。

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