論信息化環境下離退休工作檔案管理的有效措施

耿紅梅

摘要：隨著離退休工作人員的增多，相應的檔案管理工作也迎來了更大的挑戰，如何進行檔案的高效、細致化管理，提高檔案資源的利用率，成為了我們需要探討的新問題。在網絡時代下，建立信息化辦公環境，提高信息化工作水平，無疑是檔案管理工作應該邁向的新高度。本文主要分析了當前離退休工作檔案的管理問題，提出了幾點信息化檔案管理措施。

關鍵詞：信息化環境;離退休工作檔案;檔案管理

離退休工作檔案包括個人的基本信息，健康狀況等，除文字性的資料外，還包括一些音像資料，為了方便保存、查閱和后期的調取使用，應該尋求一種更高效的檔案管理措施，適應社會企業發展以及社會老齡化的需要。與網絡和信息技術相結合是檔案管理的必然趨勢。

一、離退休工作檔案管理存在的一些問題

（一）基礎設施薄弱

完善的基礎設施是有序開展工作的保障，但是調查顯示，在離退休工作檔案管理中，對于存放檔案的場所和設備都不齊全，經常隨意的將檔案堆放在一些臨時辦公場所中，沒有統一的存放地點，許多檔案都已經流失或被損壞，無法在需要時查找。現代化的檔案管理設備和系統也不完善，仍然在沿用傳統的工作模式，工作效率低。

（二）制度保障不足

在管理離退休人員工作檔案的過程中，管理機制不夠科學。在具體實踐中，依然是由原來單位來管理離退休人員的工作檔案沒有向當地社會保障管理部門及時移交，社保機構和企業分別管理參保資料和退休檔案，這樣就無法準確把握信息，雙方的溝通交流也會受到較大的影響。如果在不同的單位存放一個人的社保資料，采用了不同的管理方法手段，那么它的合法權益就無法得到保障[1]。

（三）人員素質有特提升

檔案管理工作一直以來都沒有受到應有的重視，因此負責開展工作的人員大多都是其它崗位上的工作者，兼任該項工作。即使是設立了專門的崗位，派遣了專門的人員，也缺乏專業素質，能力不足。加之這項工作長期不受重視，導致該崗位工作者產生了消極的工作態度，應付了事，使檔案管理的完整性得不到保障，甚至有信息泄露的極大隱患。

二、信息化環境下離退休工作檔案管理措施

（一）建設檔案管理信息化網絡系統

盡管信息技術已經在全國范圍的各個行業內普及，但在一些經濟欠發達地區及小型城市，離退休工作檔案管理仍然在采用傳統的方法，管理的內容主要是紙質材料，不利于信息的保存和調取，工作效率低。另外，檔案的完整性也得不到保障。在此背景下，加強檔案管理系統的信息化建設是尤為必要的。加強離退休干部檔案管理信息網絡系統建設是一項非常重要的工作，通過系統整合和管理，充分發揮離退休干部檔案的作用，能夠對以后任職人員產生積極的影響，而加強信息化的檔案管理，能夠使檔案的使用更加便捷，人們可以通過網絡信息系統來查詢和尋找相關的信息。同時，加強離退休干部檔案的信息化管理，也能夠充分發揮監督作用，避免一些不良事件和不良風氣的發生。在信息化時代，人們對離退休干部的檔案管理提出了更高的要求，要求干部檔案要實事求是，確保干部檔案的全面性和真實性，而通過檔案管理信息網絡系統就能夠提高檔案管理的時效性、真實性和全面性，體現高效化的現代辦公。

（二）完善檔案信息化管理的基礎設施

除了要建設專門的檔案信息管理系統外，還需要有完善的基礎設施作為支持，這包括專門的辦公場所，檔案存放處以及現代化設備，以便確保檔案管理工作順利開展。基于這一點，政府需要投入充足的資金，支持檔案信息化建設，事業單位也要多渠道籌措資金。

相關管理部門需創建單位離退休職員檔案管理部門，對各單位內的離退休職員的檔案信息進行綜合管理，提升檔案管理的查詢效率，在創建檔案信息時要引進信息化系統，并做好設施維護與溫度管理等配套設備的安裝工作，創造一個穩定的檔案管理空間。此外，單位要采用科學的計算機設施及軟件技術，努力創建離退休檔案控制工作的信息庫，實現離退休職員資料的聯網操控和信息共享。

（三）優化管理制度，貫徹落實責任機制

在實施檔案管理信息化系統時，需要完善相應的管理制度，確定職責，保障網絡與信息的安全性，進一步改革檔案管理機制，由此滿足信息化管理的需求。在相應的需求標準基礎上，相關部門應制定一個健全的規章機制，可以與信息化管理工作相符合，進一步細分電子檔案管理步驟，特別是在電子文件與檔案方面，一定要確保電子檔案的真實性和安全性，以及檔案管理的基本標準[2]。而且，針對相關管理部門來說，建立集中檔案統計職務等規范也是非常重要的，由此梳理檔案網絡，根本目的在于實現資源共享。

（四）提升檔案管理信息化水平

目前，離退休業務檔案管理工作的總體水平較低，人工操作與應用系統比較混亂所以一定要調整檔案管理工作。信息化系統是一個系統項目，需要做好以下工作。其一，要實現檔案管理的科學化與規范化，事業單位要盡可能創建檔案管理工作的信息化系統，集中檔案格式文本與種類，不斷提高檔案查詢與利用的效率。其二，注重完善離退休業務檔案系統信息資源，轉變以往的管理模式，努力開發檔案信息管理系統，做好各項檔案資料的信息化處理工作，進而逐步提高離退休檔案管理水平[3]。

（五）提升檔案管理能力

隨著信息化社會的發展，檔案管理工作信息化已經成為離退休管理工作的重要途徑。這就需要事業單位順應時代發展的潮流，形成與時俱進的管理思想，掌握信息化建設的機遇，引入科學的管理設施，憑借科學技術、現代化設施及先進管理思想開展離退休檔案管理工作。檔案管理部門應形成“以人為本”的觀念，不僅要積極采用計算機設備、網絡信息庫促進檔案信息轉變，及早創建內部信息化數據管理平臺，還要組織內部培訓，采取網絡系統培訓、職業技能訓練提升檔案管理者的工作水平，為離退休職員管理工作提供良好的檔案資料服務。

（六）提高檔案管理者的綜合素養，創建專業的人才隊伍

想要做好離退休工作檔案管理工作，必須打造出一支高素質的專業化隊伍，以人才力量推動該項工作的發展。在檔案管理信息化背景下，負責檔案管理的人員也需要具備更高的信息化素質，能夠熟練使用現代化辦公軟件，不斷學習新的技術手段，積極進行自我提升和完善。

首先，檔案管理者了解與采用離退休相應的檔管理理論。其次，眾所周知，檔案管理活動最明顯的特征是可以采用多元化的技術成果，所以相關管理者一定要努力學習專業知識。最后，需要全面掌握離退休人員的各種知識，主要涉及各項技能，需要管理者對這些基本技能進行全面了解與學習。

三、結語

在離退休者的檔案管理中，由于退休人員較多，相關管理中心也不重視離退休者的檔案管理，導致檔案管理存在諸多問題，不利于維護離退休者的合法利益。加強離退休工作檔案管理能夠保障離退休人員的權益，提供福利，是一項重要工作，決不能輕視。要加大軟硬件投入，更要加強工作隊伍建設，努力構建出完善的離退休檔案管理服務機制，提高工作水平。傳統的檔案管理模式在實踐過程中逐漸暴露出來了一系列的問題和不足，在信息化環境中，需要積極應用先進的科學技術，實現現代化檔案管理，提高工作效益。

參考文獻：

[1]王智.離退休干部檔案管理信息網絡系統探究[J].城建檔案，2014，25（11）：125-126.

[2]王曉萍.離退休人員檔案管理信息系統的設計與實現[J].中國集體經濟，2014，17（24）：53-54.

[3]閻智靈.離退休人員檔案管理信息系統的設計與實現[J].企業文化旬刊，2017，13（4）：154-155.