淺談如何保證城市軌道車輛投標工作順利進行

何丹

摘要：本文論述了如何從優化投標資源、明確各職能部門分工、加強投標過程控制、利用有效溝通、經驗總結等方面確保城市軌道交通車輛投標過程的順利、有效進行。

關鍵詞：投標;資源;分工;控制;溝通;經驗總結

一、前言

隨著全國主要城市紛紛加大軌道交通的建設力度以及軌道交通行業的迅速發展，國內軌道車輛制造企業迎來了巨大的發展機遇，但在同行業之間也存在著激烈的競爭。如何通過公開投標的形式來參與車輛采購項目的招標，進行有效規范的投標使車輛制造企業獲得車輛的供貨合同，擴大企業的業務，維護企業的持續發展起著重要的作用。

二、優化公司投標資源

（一）軌道交通車輛投標過程

城市軌道交通車輛項目的投標過程主要指從市場調研到投標項目簽訂合同的整個過程，具體包括：市場調研、預投標、投標、合同談判四個階段。每一階段都涉及到多個部門的多種工作，因此優化公司內部投標資源，各部門指派滿足投標成員能力要求的人員組成項目投標組牽頭負責整個投標活動。

（二）投標組

投標組由企業里的市場部來牽頭組建，該投標組是由各相關職能部門的人員組成的跨部門組織，負責在投標的各個階段進行項目評估、分析，制定投標策略和編制投標文件，完成本部門需要提供的支持工作。投標組在項目投標階段由市場部統一管理。投標組的成員在執行自己投標工作的同時要及時向自己的主管領導匯報工作。業務能力強、投標經驗豐富的投標組成員可以在原材料采購、技術方案、節約成本、控制預算等方面提供寶貴的經驗，有利于投標活動及時、高效的完成。

三、明確各職能部門分工

在投標過程中，各職能部門需在各自工作分工基礎上給予投標活動全力支持。

市場部牽頭組織城市軌道交通車輛投標活動，在投標過程中作為與客戶及其代理聯系的唯一接口。進行前期市場調研;負責組織成立投標組并對其進行管理;負責編制相關審批文件，制定投標工作分工表，制定投標文件總體結構和投標時間計劃;負責組織投標組和投標審核組對招標文件進行審核和投標文件最終總體審核;控制投標過程的進度及投標文件的質量，進行投標文件的最終匯總和制作;負責投標方案商務部分的制作;負責牽頭組織合同談判，與客戶簽訂合同/協議。

技術部在投標階段負責招標文件技術要求逐條響應、產品定義、技術材料清單、技術方案和供應商技術要求的制定、投標文件技術部分的編制和審核，并為其它相關部門提供所需的技術支持。

財務控制部負責建立投標過程中的價格計算模型（包括審批用的計算模型、各部門投標費用計算模型1;匯總各部門的預算和材料成本，并依此編制提交給客戶的價格方案;向公司高層提供實時價格信息;負責與投標工作有關的財務業務的準備和處理，并負責審核招標文件中的合同條款。

采購部負責提供材料成本清單、供應商信息和與供應商有關的資料，負責供應商評審和分包方案以及國產化方案的制定等。

項目部負責組織公司內部各相關部門進行項目風險分析、評估并形成綜合風險評估報告;編制項目進度表并提供審批文件的相關輸入，起草項目管理文件以及協助其它部門完成與項目執行有關的投標文件等。

質量部負責投標文件中質量保證部分的編寫;負責向市場部提交各種質量證明文件。

各職能部門間高效完成各自投標工作中的任務，緊密配合才能保證項目投標工作按計劃完成。

四、加強投標過程控制

（一）投標過程的進度控制

投標活動的時間概念相比其他活動來講是很強的。投標文件的遞交日期是固定不變的，并且已在招標文件中明確注明。投標小組根據此日期節點來編制投標工作進度計劃，根據招標文件中規定的投標文件應具備的結構內容來編制投標文件結構列表。根據招標文件的具體要求以及以往投標工作的經驗，將所有投標工作所必需的活動全面列舉出來，然后按照各項活動的先后順序和相互聯系關系排序，根據開標日期和以往做投標項目的經驗，將時間從開標日往前倒推到現在，然后對各個活動的歷時進行估算，再根據總體歷時按比例分配從投標啟動到投標截止日期這段時間。這樣，在投標進度計劃表中既標明了投標活動的內容，又標記了每項活動的完成期限。

（二）投標過程的報價控制

投標報價是車輛采購項目投標文件中的重要組成部分，也是投標工作的重要工作環節。

投標價格和車輛成本、投標預算是分不開的。投標過程的報價控制就是力求投標成本和車輛成本在保證完成任務的情況下最小化，既要考慮全面避免漏報又要使車輛成本和投標成本盡量最小。只有保證項目投標的總體成本盡量小，才能保證我們的投標報價具有競爭力，對項目中標才有利。

投標報價控制工作的重點是對車輛原材料的成本控制。原材料的成本控制主要由采購部來負責。采購部首先要篩選合格的零部件供應商，然后對主要零部件向供應商進行詢價，并和供應商就價格進行談判，用盡量低的價格采購這些零部件，這樣就使得原材料的成本做到最小化。通過這些途徑和方法使得整個投標報價具有競爭力。

五、溝通

投標工作的溝通不僅包括企業內部投標參與人員之間的溝通，還包括和企業外部（如外方技術支持和供應商等）之間的信息溝通。參與投標的每一個人都必須做好傳送和接收信息的準備。要清楚自己在何時，需要何種信息，或者需要向別人提供何種信息，并確定信息提供的方法。

投標工作中與業主或招標代理的溝通一般通過企業市場部來進行，這一接口將實行統一管理和控制，避免多重接口，否則可能會擾亂整個投標工作。

六、經驗總結

投標公示/合同簽訂后，企業市場部對整個投標過程進行經驗總結，參與項目投標的各相關職能部門對整個投標過程給出經驗總結教訓，市場部負責牽頭匯總，對于總結出的有益經驗將在下一個投標項目中給予應用，并作為參考，對后續的投標項目具有指導意義。

七、結束語

城市軌道交通車輛項目的投標是一項復雜的活動，其中的每一個工作環節都相互影響，且直接影響著投標工作的順利進行。因此，有效調動、分配和利用資源，加強控制投標過程，緊密協作，不斷積累和改進工作方法，都將有利于贏得項目投標，為企業獲得更多供貨合同，保持企業的可持續發展。