人社工作檔案管理的策略分析

鞠京紅

摘要：人力資源和社會(huì)保障局是記錄公務(wù)員管理、工資管理審批、人事調(diào)動(dòng)、勞動(dòng)合同等內(nèi)容，這是國(guó)家了解人民生活條件和發(fā)展的基本途徑，也是記錄中國(guó)改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。檔案管理工作涉及到的方面復(fù)雜多樣，對(duì)我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、人文等方面的發(fā)展都起到一定得指導(dǎo)作用，管理工作的科學(xué)有效性對(duì)檔案的真實(shí)性和安全性具有決定性作用。有必要探索有效的管理措施，加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理。本研究對(duì)目前我國(guó)人社局的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)存在的不足的地方深入探索，并且提出有效的措施加以解決，提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為檔案管理工作的更好運(yùn)行打下良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障;檔案管理;策略分析

人力資源和社會(huì)保障局自建立以來(lái)，對(duì)政治進(jìn)步、民生保障、社會(huì)發(fā)展、財(cái)政、稅務(wù)等各個(gè)方面都進(jìn)行了詳細(xì)的收集和記錄，不僅能夠作為我國(guó)文明發(fā)展的見(jiàn)證和紀(jì)念，更加有助于分析我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，便于為下一步的發(fā)展和改進(jìn)指定正確的方向。檔案是利用文字、圖案、聲像等形式將各個(gè)方面的資料和內(nèi)容進(jìn)行記錄并且完整安全的保存，保證在需要的時(shí)候能夠及時(shí)的查閱且提供有效的資料，發(fā)揮檔案管理工作的巨大價(jià)值，是促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)和諧的重要組成部分，是提高我國(guó)民生和經(jīng)濟(jì)水平的關(guān)鍵所在，要加強(qiáng)對(duì)文件管理的重視，善于學(xué)習(xí)和使用高新技術(shù)，提高文件管理的效率和安全性，促進(jìn)文件管理的更好管理。

一、管理人社工作檔案的重要性

首先，在國(guó)家層面上，人社檔案管理是我國(guó)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工程，其工作的開(kāi)展不僅是中國(guó)信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分。同時(shí)，它還可以為中國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供人力資源保護(hù)。其次，人類社會(huì)工作檔案的管理與每個(gè)公民的日常生活密切相關(guān)，為學(xué)生就業(yè)，員工晉升和各種社會(huì)保障工作提供了良好的數(shù)據(jù)支持。最后，有利于各級(jí)地方政府落實(shí)各項(xiàng)行政事務(wù)。人類社會(huì)工作檔案管理的范圍相對(duì)廣泛，為政府工作行政能力的運(yùn)用提供了有力的數(shù)據(jù)支持。通過(guò)對(duì)人類社會(huì)工作檔案的管理，政府可以快速有效地獲取公民的相關(guān)信息，提高行政效率。

二、人社工作檔案管理的管理現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

（一）軟件和硬件資金需要進(jìn)一步加強(qiáng)

硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)是信息管理的兩翼，兩者都是不可或缺的。隨著人社檔案信息管理的日益重視，資金逐年增加，但與信息技術(shù)的更新和發(fā)展相比，需要進(jìn)一步完善人社檔案信息軟件和軟件的建設(shè)。同時(shí)，由于設(shè)備和系統(tǒng)投入不足，仍有大量的紙質(zhì)檔案資料和人社管理事務(wù)未能建立有效的信息管理系統(tǒng)。人社檔案信息管理的發(fā)展還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符合社會(huì)對(duì)公共服務(wù)的高質(zhì)量要求。

（二）文件管理人員的信息管理意識(shí)和專業(yè)能力不足

檔案學(xué)是高校中不太受歡迎的專業(yè)。同時(shí)，檔案科學(xué)畢業(yè)生又具有一定信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才稀缺。因此，在人事部門的專職或兼職人事部門，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，信息管理的專業(yè)能力不足。

（三）人社檔案信息化管理缺乏嚴(yán)格的制度和流程規(guī)范

近年來(lái)，雖然中國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了大量的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，但并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的信息化，缺乏符合人社檔案管理要求的制度標(biāo)準(zhǔn)。人社部門經(jīng)常根據(jù)自己的信息管理設(shè)施和設(shè)備，開(kāi)發(fā)自己的信息管理系統(tǒng)和基本流程，這種基于人為因素的管理過(guò)程具有一定的靈活性和適應(yīng)性。但它不是標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)的，尤其是收集、傳輸、處理、索引、咨詢、管理和檢索文件的基本過(guò)程，影響了檔案的共享使用。

三、人社工作檔案管理的管理對(duì)策優(yōu)化分析

（一）增加資金并加強(qiáng)硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施

人社檔案信息化管理的前提是紙質(zhì)檔案資料的保存應(yīng)當(dāng)科學(xué)，完整。這要求人力資源和社會(huì)保障部門在工作過(guò)程中設(shè)立專項(xiàng)資金，加強(qiáng)檔案建設(shè)。其次，在建立高標(biāo)準(zhǔn)，專業(yè)化的檔案室的過(guò)程中，紙張信息的輸入是通過(guò)嚴(yán)格的專業(yè)態(tài)度使用各種媒體完成的。同時(shí)，加大資金投入，更新硬件和軟件設(shè)備，提高信息管理水平

（二）加強(qiáng)檔案信息綜合人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

具有文檔管理和信息技術(shù)處理雙重專業(yè)技能的復(fù)合型人才是推動(dòng)人社檔案信息管理的關(guān)鍵。首先，領(lǐng)導(dǎo)高度重視標(biāo)準(zhǔn)的引入，建立專業(yè)的檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。在人社部門的招聘中，有必要單獨(dú)列出檔案工作者的計(jì)劃，并在招聘條件中明確提出檔案科學(xué)和信息技術(shù)水平標(biāo)準(zhǔn)的要求，并將其引入。其次，加強(qiáng)對(duì)員工信息技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)。一方面，組織專職檔案管理人員參加上級(jí)人社系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn);另一方面，有必要加強(qiáng)對(duì)全體員工的信息化培訓(xùn)。最后，加強(qiáng)高層檔案信息管理人員的交流與學(xué)習(xí)，注重檔案信息管理人員，研究人才和管理人才的分類與培訓(xùn)。

（三）專注于構(gòu)建數(shù)字化管理服務(wù)平臺(tái)

根據(jù)人社工作類別和內(nèi)容，分門類、分流程，精心打造數(shù)字化管理服務(wù)平臺(tái)，讓員工在第一時(shí)間完成信息的收集、輸入、提取、管理等工作，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理和文件管理之間的有效連接。對(duì)于諸如數(shù)據(jù)、文本和紙質(zhì)材料的不同信息源，形成了不同的收集和輸入方式。數(shù)據(jù)主要整批匯總，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)格式根據(jù)歸檔要求預(yù)先設(shè)計(jì)。同時(shí)，支持智能物理檔案的建設(shè)，呼應(yīng)電子信息檔案，實(shí)現(xiàn)電子信息查詢和物理數(shù)據(jù)驗(yàn)證的結(jié)合。

（四）完善人社檔案信息化管理的制度和流程

在建立檔案信息管理系統(tǒng)和流程的過(guò)程中，人力資源和社會(huì)保障部門必須堅(jiān)持系統(tǒng)、實(shí)用和共享的原則。就文件信息管理的基本規(guī)范而言，它主要包括文件數(shù)據(jù)規(guī)范和文件信息管理應(yīng)用規(guī)范。文件管理人員必須突破紙質(zhì)文件管理的原始思想，并根據(jù)法規(guī)的要求優(yōu)化文件信息管理的各個(gè)方面，確保文件信息清晰準(zhǔn)確，同時(shí)實(shí)施帳戶審核部門責(zé)任制，并將優(yōu)化后的文件管理鏈接與詳細(xì)的責(zé)任要求相結(jié)合，提高文件信息報(bào)告的速度和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語(yǔ)

在中國(guó)社會(huì)，人社檔案的管理起著非常重要的作用。做好人社檔案管理，不僅有利于維護(hù)社會(huì)秩序，而且為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和事業(yè)建設(shè)提供了良好的人才數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而，在當(dāng)前的人社檔案管理中，仍然存在一些阻礙人們檔案管理有序進(jìn)行的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題，必須積極轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理信息化。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉菁.對(duì)人社檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].信息化建設(shè)，2015（12）.

[2]張孟瑀.社保檔案管理是社會(huì)保障事業(yè)的基礎(chǔ)工程[J].勞動(dòng)保障世界，2016，08：54

[3]張耀鋒.人力資源和社會(huì)保障局檔案管理有效措施探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，35：353