試分析提高企業檔案管理歸檔率的方法

蔡麗華

摘要：提高企業檔案管理的歸檔率意義重大，本文首先簡要分析了企業檔案管理過程中存在的問題，接著提出了提高企業檔案管理歸檔率的方法，旨在通過于此，全面提升企業檔案管理的整體成效和檔案管理人員的綜合素質。

關鍵詞：企業檔案管理歸檔率;方法

近年來，檔案管理變成了企業管理中的重要組成內容之一。對于任何一個企業來說，企業的檔案都是企業活動重要憑證，對于企業的經營和發展起到了舉足輕重的作用。在新形勢下，如何結合自身實際情況，開展有的放矢的工作，全面提高檔案管理的歸檔率成為了每個業界人士廣泛關注的焦點問題之一。

一、企業檔案管理過程中存在的問題

當前，企業在檔案管理的過程中存在的問題主要表現在以下幾個方面：第一，企業的領導對于檔案管理重視程度不足。但是不少的企業領導缺乏檔案意識的現象十分明顯和普遍，由于缺乏檔案意識，檔案管理的后續一系列工作都變得十分的差強人意。企業的整個檔案管理工作十分混亂，歸檔不及時，不準確，敷衍了事的現象比比皆是。同時，由于整個企業和領導層面的忽視，檔案管理的滯后問題也嚴重困擾著檔案管理歸檔率的提升。年復一年、日復一日導致企業的檔案管理“一團亂麻”，理不清頭緒。

第二，企業工作人員的檔案意識薄弱，歸檔率極低。在企業中，真正專業檔案管理人員的數量十分有限，其余人員與檔案管理之間的距離相差甚遠。對于大部分的工作人員來說，在日常工作中根本沒有搜集整理檔案的意識，對于一些核心資料和重要數據，部分工作人員更不愿意將其歸入檔案中供全員分享。

第三，檔案管理工作人員的素質參差不齊，高低不一。檔案管理人員是從事檔案管理的“主力軍”，檔案管理人員專業素質的高低直接影響著企業檔案管理歸檔率的高低。但是不少的檔案管理人員并非專業科班出身，“半路出家”的他們對于檔案管理并不十分在行，開展檔案管理工作也僅僅只是憑借所謂的經驗和自己的摸索而己。在從事具體檔案管理的過程中，檔案管理人員不習慣于催促企業其他人員及時歸檔，“歸檔全憑自覺”的現象在企業檔案管理過程中十分突出。在這樣一種尷尬的工作狀態之下，要想進一步提升企業檔案管理的歸檔率無疑等同于“癡人說夢和空中樓閣”而己。

二、提高企業檔案管理歸檔率的方法

（一）加強法制意識，全面提升企業全體人員的檔案意識

檔案管理是一項十分專業且具有法律依據的系統工作，《中華人民共和國檔案法》就是開展和實施整個檔案管理的基本大法。要想提升企業，特別是對于鎮屬企業來說，檔案管理意識的增強更應該提上議事日程。企業檔案管理部門應該通過多角度、多渠道的方式大力宣傳檔案意識，在企業內部的各個層級開展與檔案管理相關的各項宣傳活動，讓企業全體成員都能夠重新看待和審視檔案管理，并逐步樹立起正確的檔案意識和培養起檔案能力。同時，對于部分與檔案管理有著密切聯系的工作崗位來說，建立健全與之相對應的崗位責任制也是至關重要的。對于那部分歸檔不及時或者是將檔案數據占為己有的現象要進行嚴厲的批評，嚴重的甚至可以直接依據相關法律法規進行相應的處罰。

（二）不斷提升檔案管理人員的綜合素質和專業素質

要想全面提升企業檔案管理的歸檔率，檔案管理人員綜合素質和專業素質的提升顯得至關重要。在新形勢下，企業的相關檔案管理部門和專業的檔案管理機構應該加強人員培養，全面提升檔案管理人員的職業道德水平和專業技術能力。在時代高速發展的當今社會，檔案管理內容越來越復雜，載體越來越豐富，如果檔案人員繼續故步自封的話，那么整個檔案工作勢必會變得舉步維艱，更加的難以開展。鑒于此，企業的檔案管理機構應該結合行業特點和自身的優勢開展因地制宜的專業提升。同時，相應的檔案管理機構還應該定期或者是不定期的組織檔案管理人員進行繼續的培訓和學習，在繼續培訓和充電的過程中掌握業界最新的前沿動態，在不斷的精進學習過程中提升素質，掌握更多的專業知識與技能。此外，筆者認為同行之間的溝通交流也十分重要，檔案管理歸檔率一直比較低的原因十分眾多，同行之間應該經常溝通有無，互相切磋，形成一整套專業且具有指導性的工作策略和工作方法，將這些方法內容一一運用到自己日常的檔案管理工作中去，持之以恒，堅持不懈，最終企業檔案管理歸檔率低的問題一定會在大家的共同努力下得到解決和攻克的。

（三）加強檔案管理的制度規范，從源頭上提升歸檔率

正所謂是“無規矩不成方圓”，對于企業的檔案管理工作來說亦是如此。加強制度規范也是從源頭上提升歸檔率的一大良策之一。檔案管理應該從重點內容和重點環節入手，每項內容每項規范都應該具體細化到點的層面上。在國家相關大法的指導下，企業內部檔案管理的制度規范也應該緊密跟上腳步。諸如通過印章管理、文書管理等方式保證檔案歸檔的完整性和時效性，這將為企業的經營和經濟發展帶來意想不到的推動作用。同時，檔案的潛在價值也是不少檔案管理機構或者是部門長時間忽視的問題之一。在提升檔案管理歸檔率的過程中不斷加強檔案信息的開發力度和開發強度，讓每一份檔案在企業的發展過程中“發光發熱”，帶來效果。

（四）不斷加強檔案管理的網絡建設工作

在互聯網時代之下，要想全面提升企業檔案管理的歸檔率，不斷加強檔案管理的網絡建設變得十分緊迫、迫在眉睫。每一個企業的檔案管理機構應該把握時代脈搏，在自己的日常工作中融入網絡和檔案相關的內容，結合自身實際進行有的放矢的網絡建設工作。在企業內部應該不斷強化檔案管理，其不僅僅只是檔案管理部門或者是檔案管理機構的工作，而是屬于企業所有成員共同努力的內容。同時，各個部門加強聯動，構建網絡聯系，通過網絡實現檔案管理歸檔率提升的橫向聯系和縱向聯系。利用互聯網這一優勢，部門的檔案管理員、文書管理員之間的溝通交流變得更加輕松簡便。在檔案管理的收集、分類和歸檔過程中形成一系列的工作流程，最終檔案管理歸檔率的提升漸漸變得十分容易。

三、結束語

通過上文的分析可知，提高企業檔案管理歸檔率本身就是一項任重而道遠的系統工程。每一個檔案管理機構或者是部門應該認清現實，把握企業內部發展的各個環節和內容，從宏觀和微觀層面不斷努力，做足功夫，讓檔案管理歸檔率的提升變成企業經濟發展的助推器。

參考文獻：

[1]李萍提升企業檔案管理歸檔率的措施方法[J]現代國企研究，2018，136（10）：57-57