淺談企業公文處理工作中存在的問題和對策

龍悅

摘要：在企業管理過程中，企業公文處理工作指的并不是單一類型的工作，而是一系列工作的有機結合。比如其中包括公文的擬制、辦理和管理等一系列工作。企業正常運營會使用到這種工具，企業公文處理工作可以發揮協調、溝通、聯系的作用，在公務方面也有著重要作用。

關鍵詞：公文處理工作;企業;問題

公文處理主要包括公文的收文辦理、發文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關聯、銜接有序的工作。本文探討了提升企業辦公室公文處理工作效率的方法，以“建章立制，明確規范”為保障，以“規范操作，夯實基礎”為抓手，以“信息化應用，提升效率”為重點，持續提升公文處理人員專業素質，為提高企業辦公室公文處理工作水平提供了參考。

一、企業公文處理工作的意義

企業公文處理工作過程事實上是一個傳遞信息、貫徹上級工作意圖、并對工作進行指導的過程。在實際的工作中，上級機關會進行召開會議、對文件進行批示、對工作進行部署等工作，也會制發公文來管理和進行各種公務活動。公文處理整個過程是一系列緊密相連的程序。企業公文處理水平可以有效地體現企業的管理水平。企業的管理和發展有著多種影響因素，其中公文處理工作的質量和運轉便可以直接影響企業的運轉。公文處理水平可以體現出企業在整體方面的決策和管理水平。如果在公文處理方面出現了問題或者犯了錯誤，那么有很大的可能會對管理的意圖進行錯誤的理解，在之后文件執行的過程之中可能會出現非常不好的后果。另一方面，公文處理工作如果出現了梗塞，那么對工作的進程也會有較大的妨礙，影響工作的效率。由此，公文處理水平可以有效地體現企業管理水平。對于一個正規和成熟的企業來說，一套正規和成熟的公文處理系統是不可少的。相反地，如果公文處理工作較亂，那么可以體現機關的管理也是混亂的、工作是缺乏效率的。

二、企業辦公室公文處理工作現存不足

（一）缺乏責任監管力度

辦公室工作是否順利關系到企業的正常運營，任何公文處理都不允許出現一絲馬虎和過失，否則會對上級部署的規范與政策造成不良影響，嚴重時會造成不可挽回的損失。而當下因為企業內部缺乏對辦公室工作的監督與管理制度，辦公室公文處理工作又較為繁瑣，很多情況下因為文秘人員應對問題能力較差、缺乏與上級的溝通，在處理公文過程中也缺乏清晰的思路，很難對上級公文進行高效處理，造成了文件滯留的不良效應。

（二）公文處理工作程序不完善

企業公文處理工作是一系列相互銜接的工作，由此公文的擬制需要按照較為嚴格的程序來進行，但是現實情況中在這方面還存在許多問題。一方面，出現了不少的公文“倒流”現象，對于正確的公文處理工作程序來說，應該是先由部門擬稿，負責人審稿，再試辦公室審核，然后由領導簽發。但是有的部門沒有按照正確的程序進行，先是越過了辦公室的審核，找到了領導進行簽發，再返回辦公室進行簽發。另一方面，出現了越級嚴重的情況。存在不少公文是直接找到領導進行簽發的。另一方面，并不重視協商會簽的作用。公文制發在內容方面一是需要幾個部門共同來進行處理，一是要采取協商會簽的制度。要做到能夠得到相關部門的一個支持，在溝通方面的工作一定要做好，避免錯誤的決策。

三、企業公文處理工作問題的對策

（一）規范操作，夯實基礎

公文資料具有專業性、機密性和系統性，因此，對相關工作進行規范化是提高公文處理工作質量和效率的基礎。第一，分類管理。根據收文來源不同及發文部門不同將公文按照不同目錄分類進行整理。尤其是注意根據科研項目階段不同所產生的如招標議標、開題、中期檢查、驗收等不同類型的公文也按照不同目錄進行分類，最終形成一個按照“年度一機構一節點”分類的門類清晰的公文處理系統。第二，節點管理。在科研項目、基建項目、管理項目等進行過程中，公文處理工作全程介入其中，按照項目進度細化每一個節點，實時歸納總結重要的信息，并以文件的形式發布，為其他類似項目提供更加客觀真實的依據。第三，保密管理。分院按照國家規定的信息安全等級標準和涉密信息系統分級保護管理規定，建立文件安全防護體系，執行嚴格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等級、保密期限和知悉范圍等內容，嚴格審批登記制度，指定專人管理。

（二）規范辦公室公文工作制度

企業辦公室工作的主要職責是為基層工作人員、上級領導等進行服務，企業內部應當制定明確的公文處理規范與細則，結合當下國家政策與方針不斷調整公文格式，力求企業內部公文制度滿足國家標準規范。同時應當積極培養辦公室公文處理工作人員的處理水平與寫作能力，為其提供教育培訓機會，組織團隊學習上級規范與國家標準，一旦發現有不符合規范標準的文稿應當及時退回，按相關規則進行處理。

（三）加強工作人員的總體素質

如果想要提高工作的質量，就需要強化工作人員的綜合能力，做好培養工作。要讓工作人員有相關的責任意識，就需要強化思想方面的教育，而且還要對工作人員進行相關的實踐操作的訓練，提高其處理公文的熟練度，使其更有效率的進行工作，在完成培訓之后，還要對工作人員進行考核，根據考核的成績進行相關的工作安排，這樣工作的質量才能夠得到有效的提升。

（四）確定相應的考核制度

如果想要讓工作人員更投入的進行工作，可以確定相應的考核制度。對于工作表現出色的人員進行獎勵，對于消極怠工，工作出現錯誤較多的工作人員要進行相應的懲處，這樣才能激發員工的工作熱情，提高工作效率。

四、結語

綜上所述，在我國企業未來發展的進程中離不開辦公室公文處理工作，需要辦公室公文處理人員不斷提高自身工作能力和綜合水平，保持積極認真的工作態度與責任心，企業應當為辦公室工作提供嚴格的管理制度和科學創新的工作方案，為今后企業辦公室工作提供可靠保障，從而全面提高企業的整體發展水平。

參考文獻：

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