應用PDCA循環提高醫院考勤合格率

● 錢 鵬

作為醫院人力資源管理、質量管理的重要基礎工作之一，員工考勤是績效考核、年度考核、職稱考核等的重要依據，也是醫院正常運營、健康發展的重要依據。運用現代質量管理PDCA 循環可以對考勤管理工作進行持續的質量改進，形成一體化的考勤管理流程。

通過筆者走訪統計了江蘇地區幾家有代表性的公立醫院（包括：三級醫院、二級醫院）考勤管理情況了解到，2016年之前絕大部分醫院還采用的紙質化考勤，每月整理匯總，不僅耗費了大量人力物力，而且不易保存，導致考勤效率低下、考勤合格率低下。因此，在考勤管理中應用PDCA循環，采用科學的考勤管理辦法，可以提升考勤效率、提高考勤合格率。

筆者結合自身工作單位——泰州市人民醫院的考勤管理質量改進情況，談談PDCA應用于考勤管理的具體實施效果。

在考勤管理中引用PDCA 管理學思維，運用質量持續性改進積極實踐探索，按照PDCA 循環的4四個重要階段貫徹實施——制度計劃—執行計劃—檢查效果—推行。 PDCA四個階段承上啟下，每個階段都有既定的工作方向、工作重點，環環相扣、相輔相成。計劃（P）：將考勤中存在的難點提煉成具體問題，羅列出這些問題的具體影響因素，篩選出主要問題、主要影響因素，具體問題具體研究，制定出解決問題的項目規劃；行動（D）：根據計劃，逐項行動，信息化考勤、專人管理、優化流程、考勤隊伍建設、引導監督；檢查（C）：對初期的項目規劃的完成情況進行檢查，評價完成目標情況；推行（A）：總結考勤成功經驗、推進標準流程建設、匯總新需求問題、借鑒先進管理檢驗，形成制度。

一、第一步：制定考勤管理計劃（P）

在未實施信息化考勤之前，根據各處（科）室考勤上報情況，統計了半年的考勤情況： 上報科室合計為：1308個，按要求（及時、準確、休假管理）考勤的科室為：602個，合格率58%，合格率較為低下，且當時匯總每一個月的考勤，從科室到人力資源部匯總，大約需要半個月時間，效率低、容易出錯。

對于這種情況，我們訪談了幾個具有代表性科室的考勤員，查閱了幾個月的考勤表，結合實際情況，進行了情況的分析研究，總結出原因：一是紙質化考勤；二是執行率低；三是不規范；這三方面因素占92.2%，為主要解決的重點。利用魚骨圖進行主要原因的解剖。（1）紙質化考勤：不便于數據統計、容易丟失；例如年終考核是要統計出勤、休假情況，要花費大量人力，時間長了，數據難找。（2）執行力低下：漏報、重復報、不按時上報；例如忘記按規定時間上報考勤，導致全院的考勤匯總時間延后。（3）考勤不規范：缺少專人管理、休假與考勤不一致、上報流程不規范。例如請假審批時，批了10天假，實際考勤中沒有沒有上報或者少上報。

歸納問題，得出結論：解決考勤方式為治本問題，提高考勤員執行力為過度問題，完善考勤制度為治標問題。解決這三大項，可以確保考勤合格率的提高。

設定目標值，目標值的設定理由：

目標值=現況值（為改革前考勤合格率58%）+改善值（由計算所得）

=現況值+現況值×圈能力（我們組共有5名成員，由全體圈員評價得分，需要多部門配合的打1分、需要一個部門配合的打3分，自行解決的 打5分，然后算出平均分，圈能力=平均分/5*100%）×改善重點（三大項改善，占所有因素的92%）=58+（58×0.4×0.92）=58+21=79

意味著改進之后，我們考勤合格率要達79%，比原本的58%，提高21%，實現考核合格率大幅度上升。

二、第二步：制訂執行計劃（D）

通過問題原因分析，得出了提升考核合格率的解決要點——考勤方式、考勤員執行力、考勤制度，解決這三方面的問題，可以從根本上解決考勤合格率低的問題。具體問題具體分析，組建解決考勤問題工作小組，小組成員發揮“頭腦風暴”、實踐調查訪談，總結出解決問題的方案。

（一）建立線上考勤系統，取消紙質考勤

通過醫院飛速發展的信息化水準，為上線考勤系統提供技術支持，助力于醫院精細化管理，與信息中心攜手，在醫院綜合內網平臺中加入考勤系統。第一、變革考勤上報方式，實行考勤網絡直報；第二、醫院OA 結合醫院短信平臺，進行考勤上報提醒；第三、信息化考勤上報，便于查看、監管。系統上線之后，哪些科室有無及時、準確上報考勤一目了然，不需要像以前一樣翻紙質考勤表查詢，休假、缺勤不需要人為統計，系統自動篩選整合，大大的提高了考勤效率、合格率。

（二）設定部門專職考勤員，負責排班考勤

選出工作責任心強的員工作為科室考勤員，根據科主任、護師長的安排及時有效的排班考勤，對于考勤中出現的問題及時與科室領導及人力資源部反映溝通。同時，排班考勤是醫院管理運行的基礎，考勤員則是醫院正常運轉的“守門人”，同時做好考勤員工作質量提高的常態化管理，主要從三方面突破：第一，建立考勤工作交流群：通過建立群的方式，使相關通知可以及時發布，考勤人員可以及時了解，發現問題也可以及時溝通；第二，開展多形式的政策培訓：協同辦公短信提示、郵件、院內網通知、電話、會議培訓；第三，加強科室考勤工作銜接，例如當科室考勤員需要變動，要及時配置相應的權限，同時要在科室考勤交接的基礎上開展針對性培訓。

（三）規范請假流程，專人管理

在考勤系統中增加請假審批欄目，制訂出各類請假流程，申請人線上提交申請，由科主任、護士長審批同意后，提交至主管部門審批，主管部門同意后，提交院長、分管院長審批，最后人力資源部備案，流程結束后，請假成功者信息直接對應入排班考勤系統中，減少人為操作的誤差。

（四）發揮人力資源部及紀檢部門職能作用，加大對考勤管理制度的宣傳及對制度執行力度的監管。

三級醫院尤其是大型三甲醫院職工眾多、大部分存在幾個院區，因此制度宣傳尤其重要，可以通過每周一次的院周會進行政策宣講、組織考勤員開展考勤制度學習等方式，科普考勤制度；同時對科室及考勤員的日常排班考勤進行監督管理，確保考勤制度科學有效的實施執行。

（五）草擬并試行新的《泰州市人民醫院考勤管理辦法》

出臺新的考勤管理辦法，將考勤制度、請假制度的具體管理、實施方法落到實處。

此外，考勤系統的建立，還會帶動加班費核算的便捷，之前加班費的核算，先要篩選各科室考勤表中的加班人員信息，再跟各科室上報的加班情況對比審核，在核算出加班費，耗時耗力。系統的上線，通過直接提取考勤系統中的加班人員信息，自動按標準核算出加班費，簡單方便。

三、第三步：檢查考勤管理工作的實施效果（C）

通過考勤管理項目的實施，全院考勤管理更加規范，時效性進一步增強，營造了更加規范、效率、更加人性化的工作氛圍。考勤方法得以改善；考勤員執行力得以提高；考勤內容得以規范。

改善前后對比圖：

項目 改善前 改善后 備注總科室 1038 1728考勤合格數 602 1486 上升合格率 58% 86% 上升

通過近一年的PDCA質量改進，我院考勤管理得到了質的飛越，考勤效率、合格率大幅度提升，改善后成果顯著，超額完成了前期目標，目標達成率133%，提升48%，不僅為日常的績效考核、科室管理奠定了堅實的基礎，也為醫院信息化精細管理添磚加瓦。但是，實施中發現，任然存在部分問題，如：校核功能差、考勤項目混淆不清、上報拖拉等，針對這些問題，還需要進行新的一輪PDCA循環，在循環中不斷改進提高。

四、第四步：考勤管理工作的處理階段（A）

總結PDCA改進中的經驗成果，讓制度得到落實，根據國家相關政策規定與本院具體的考勤管理計劃相結合，適時動態調整，建立穩固的政策基石 ，基于國家和醫院考勤休假相關政策和制度，出臺了《泰州市人民醫院考勤休假管理辦法》，辦法中優化了考勤管理、規范了休假制度、明確了考勤工作制度，讓考勤管理制度由“一堆散沙”變為“堅固圍墻”，讓明確的制度規范醫院考勤秩序。

后續中，考勤管理團隊還要按照PDCA 循環通過對考勤管理工作的檢查，將好的流程和做法進一步標準化，將未解決的問題或未實現的工作轉入下一個PDCA 循環來解決，繼續加強考勤信息化建設，進一步完善考勤員的激勵機制和考勤工作的效果評價，借鑒別的醫院和先進企業人力資源管理經驗，結合院情進行提高管理水平。