試論基層檔案管理工作機制

單長江

前言：檔案管理工作有著基礎(chǔ)性的特點，所以就要求相關(guān)部門要做好檔案管理工作。在時代的快速發(fā)展下，深化改革已經(jīng)全面開展，基層檔案管理工作必須要做好創(chuàng)新與完善工作，建立出完善的管理工作機制，在保證內(nèi)容豐富的基礎(chǔ)上實現(xiàn)高效管理。

一、基層檔案管理中存在的問題

（一）管理意識不足

在現(xiàn)階段發(fā)展中，一些檔案管理人員依靠自身的專業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任態(tài)度進行檔案管理工作，并能夠按照相關(guān)要求對檔案進行歸檔處理等。但是如果單純依靠檔案管理人員的工作能力來進行長期管理是難以滿足時代發(fā)展要求。其次由于一些檔案人員在退休后難以找出適合的人來繼續(xù)開展檔案管理工作，造成了檔案管理混亂問題不斷出現(xiàn)。

（二）檔案管理信息化不足

在現(xiàn)階段的一些基層檔案管理中存在著文書管理與檔案管理分屬不同系統(tǒng)，文書人員在文書管理系統(tǒng)中進行信息輸入，而檔案管理人員卻難以實現(xiàn)信息共享，則需要再次進行信息輸入工作。在科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，文書人員借助掃描的方式將文件存儲到文書管理系統(tǒng)中，而檔案管理卻難以進行調(diào)閱，這樣也就加大了工作的重復(fù)率，降低了檔案輸入與利用效果。

二、基層檔案管理工作機制

（一）成立專門管理小組

基層檔案作為行業(yè)發(fā)展的一種記錄方式，已經(jīng)成為了社會發(fā)展中的重要支持力量，同時也能夠為國家級檔案管理提供支持。在現(xiàn)階段發(fā)展中基層檔案管理已經(jīng)被劃入到了國家檔案管理中，并形成了相關(guān)的規(guī)定與標準。因此在這一背景下就要做好基層檔案管理工作，促進社會經(jīng)濟發(fā)展。通過成立專門的檔案管理小組，不僅可以提升各級對檔案管理的重視度，同時也可以形成有效的管理機制。因此在發(fā)展中就要從建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組出發(fā)，制定出有效的檔案管理工作制度。通過指定管理者擔(dān)任小組組長，在各組員相互配合中來完善管理工作。當(dāng)人員發(fā)生變動時管理者就要及時進行調(diào)整，確保領(lǐng)導(dǎo)力量的持續(xù)性，避免對管理工作產(chǎn)生不利影響。只有保證檔案管理工作的順利開展，才能促進其他工作的進行。其次，要做好責(zé)任落實工作，及時將檔案管理工作納入到總工作計劃中，制定出有針對性的工作管理目標，在落實工作責(zé)任制度的基礎(chǔ)上做好工作部署與檢查。對于管理者來講也要充分認識到進行檔案管理的意義所在，通過定期開展專題會議等來進行管理匯報，并組織專業(yè)人員進行指導(dǎo)檢查，解決檔案管理中存在的問題，實現(xiàn)人力、物力與財力上的支持。在具體工作中就要加強各個方面的協(xié)調(diào)，通過承擔(dān)各自的責(zé)任，以此來確保檔案管理工作的順利開展。只有真正將檔案管理工作納入到發(fā)展計劃中去，才能真正將檔案管理工作落實到具體中去。因此就要制定出完善的管理制度，在做好新時代檔案管理的基礎(chǔ)上來滿足工作發(fā)展要求。對于管理成員來講，也要定期開展培訓(xùn)教育，在學(xué)習(xí)我國現(xiàn)行檔案法的基礎(chǔ)上來保證思想上的統(tǒng)一，落實具體工作要求，找出工作中存在的不足，在明確造成這一現(xiàn)象原因的基礎(chǔ)上來調(diào)整工作計劃。只有管理者清楚認識到進行檔案管理的意義所在，才能將檔案管理工作納入到具體工作環(huán)節(jié)中，才能在保證目標準確的開出上來落實各個環(huán)節(jié)，確保考核工作的順利開展。

（二）確保各個環(huán)節(jié)的順利進行

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在現(xiàn)階段發(fā)展中就要從完善基層檔案管理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)出發(fā)，確保各個環(huán)節(jié)工作的順利進行，保證工作的全面開展。因此在工作中就要求各相關(guān)部門要承擔(dān)起自身的管理責(zé)任，確保管理人員能夠承擔(dān)自己的工作職責(zé)，形成良好的管理氛圍，在完善各個工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上來形成高效的管理模式。檔案室要承擔(dān)起統(tǒng)籌管理工作職責(zé)，協(xié)調(diào)整個環(huán)節(jié)的管理，各部門也要負責(zé)本部門的材料整理。在實踐中就要從完善責(zé)任制度出發(fā)，形成有效管理機制，結(jié)合檔案管理具體要求，在保證人員配備合理性的基礎(chǔ)上來提高管理水平。最后，要求全部人員參與到檔案管理培訓(xùn)中，在掌握先進知識的同時來實現(xiàn)專業(yè)化管理。

（三）制定長效運行機制

通過對現(xiàn)階段檔案管理制度進行分析，以此來找準發(fā)展方向，確保檔案管理制度化與規(guī)范化，形成有效管理機制，保證各項工作順利開展。因此在檔案管理中就要從相關(guān)機構(gòu)出發(fā)，管理人員也要積極參與到管理中去，形成有效的管理體系，制定出完善管理制度。在具體工作中就要從我國現(xiàn)行檔案法出發(fā)，結(jié)合具體標準與要求，在綜合學(xué)校實際情況的同時制定出有效的工作制度。管理責(zé)任制度作為一項有效的制度，能夠確保各成員能夠明確自身的工作職責(zé)，在貫徹我國現(xiàn)行管理方針與政策的基礎(chǔ)上來督促檔案管理工作開展。其次，要加強對相關(guān)人員的管理，真正將檔案管理工作納入到工作計劃中，在聽取相關(guān)報告的同時來掌握現(xiàn)階段檔案管理實際情況，在完善檔案管理條件的基礎(chǔ)上來解決工作中存在的問題，確保檔案的安全性。所以管理人員就要嚴格按照相關(guān)制度來開展本職工作，及時對相關(guān)檔案進行收集，在做好防火防潮等工作的同時來提高管理效果。

結(jié)語：綜上所述，基層檔案管理工作對發(fā)展有著重要的意義，所以在開展檔案管理工作時就要從具體管理環(huán)節(jié)出發(fā)，結(jié)合相關(guān)政策與措施來完善管理內(nèi)容，保證各項工作的完整性，最大限度提高基層檔案管理制度，促進我國社會的快速發(fā)展。