新時期事業單位檔案管理創新思路的探討

王月明

摘要：在改革開放的新時期，我國的國民經濟在快速的發展，新時期事業單位作為公益事業的重要組成部分，對檔案管理工作提出了比較高層次的要求，傳統的檔案管理工作局限性較為突出，不能滿足新時期的要求。本文立足于事業單位檔案管理工作的原則及意義，對目前事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，基于此探討新時期事業單位檔案管理的創新思路。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新

引言

加強對事業單位檔案的管理，可對檔案中的信息資源進行分析，利用分析結果對事業單位未來的工作進行指導。同時，對檔案資源進行積極地開發，可以實現檔案價值的最大化，對于事業單位未來的發展有重要的意義。因此，事業單位應不斷的對檔案管理進行創新。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1.1 事業單位檔案管理手段相對落后

事業單位檔案管理手段問題一直是影響其發展的原因之一。目前來講，國內大多數事業單位檔案管理中存在著軟件和硬件設施投入不一致的問題，所以對于實際檔案管理工作存在著極為明顯的影響，難以達到國家要求的標準。另外，在事業單位檔案管理工作中，資金的投入力度是十分有限的，使檔案存放沒有固定的房間，甚至有些單位將檔案與易燃物品存放在一起，很容易因意外造成檔案的損毀。另外，檔案在管理過程中手段較為落后，現代化建設中，計算機科技發展十分迅速，但許多事業單位在檔案管理中仍采用傳統的管理方式，使檔案管理無論從思維管理模式還是技術管理模式方面都無法滿足新時期的需求。

1.2管理工作不到位

1.2.1檔案收集難

很多事業單位檔案管理工作不夠規范，在材料收集過程中管理制度不能發揮其實際作用，沒有嚴格的檔案材料收集考核，不交檔案、材料缺漏、不完整的情況常有發生，很多部門都是各司其職，缺乏溝通，導致檔案管理收集工作難以進行。

1.2.2管理人員責任意識薄弱

近幾年，事業單位的發展比較迅速，單位很少具備專業的檔案管理人員，兼職的檔案管理人員也沒有及時進行學習、培訓，致使單位的檔案管理不規范，出現很多錯誤與紕漏。缺乏基礎的檔案管理常識，存在檔案胡亂涂抹標注的情況。

1.2.3檔案管理的設備落后

落后單一的檔案管理工作致使檔案開發利用率較低，參考價值和服務資源未能得到有效發揮，檔案處于被動的狀態。庫房設備不達標，檔案材料出現了發霉、發潮、蟲蛀等現象，受到嚴重損毀，完整性沒有保障。

1.3缺乏專業的檔案管理人員

在檔案管理工作中專業的檔案管理人員對提高檔案管理工作效率有非常重要的作用。縱觀現在的事業單位檔案管理隊伍中很多檔案管理人員并非專職，而是身兼多職，在頻繁的工作變動中，難以應付檔案管理工作，缺乏專業的理論知識和責任心，不利于檔案管理工作的開展。檔案管理人員在兼職的情況下沒有及時開展檔案學習、培訓，不了解檔案的具體規程，對檔案簡單地貼上標簽，裝進檔案盒，放進檔案柜，導致檔案材料在劃分、歸類、整理等環節中出現錯誤，移交過程也難以順利進行，工作效率低。

2 新時期事業單位檔案管理創新思路

2.1 制定完善的檔案管理制度

許多事業單位缺乏完善的檔案管理制度，主要是因為事業單位不重視檔案管理制度。所以，要提高檔案管理效率，首先就要讓事業單位意識到檔案管理工作的重要性，轉變事業單位的檔案管理理念，制定完善的檔案管理制度。比如，將檔案管理工作作為單位的日常管理工作之一，使全體職工意識對檔案管理工作有更全面的認識，從而主動的參與檔案管理工作，在減輕管理人員工作負擔的同時，提高檔案管理工作效率。定期將員工組織起來，對檔案管理工作進行宣傳，強化員工的檔案管理意識。另一方面，在檔案管理制度方面，應明確各檔案管理人員在檔案管理工作中的職責，使其能夠加強對檔案的管理，實現檔案資源價值的最大化。檔案管理人員不能只是簡單的將檔案信息收集、儲存起來，還應該對其中的內容進行全面的檢查、核對、分析，將分析結果傳遞給相關部門及領導，為事業單位制定未來的發展戰略提供依據。

2.2提高檔案信息的利用效率

要提高事業單位檔案管理效率，實現檔案信息價值的最大化，就應提高檔案管理工作的現代化水平。所以，在事業單位的檔案管理工作中，要將信息化技術利用起來，提高檔案管理工作效率，促使事業單位檔案管理工作的順利開展。比如，采用專業的檔案管理軟件，制定完善的檔案目錄，并按照目錄對檔案進行分類，輸入到計算機中，利用軟件對所輸入的內容進行統一管理。同時，將紙質文檔轉換為電子文檔，可以使檢索工作更加方便。如建立規范化的數據庫，利用多媒體技術，將文字檔案、圖片檔案、音頻檔案等進行統一管理，并刻錄成光盤備份，以免出現從數據丟失的情況。

2.3提高檔案管理人員素質

在事業單位的檔案管理工作中，管理人員的素質決定著管理工作效率。所以，事業單位應加強對檔案管理人才隊伍的建設，提高檔案管理人員的素質。比如，在招聘檔案管理人員時，應要求其具備一定的檔案管理經驗，能夠靈活的運用各種現代化的管理手段對檔案進行管理。在合理運用ERP管理信息系統的基礎上，事業單位新進的檔案管理人員，應對其進行系統性的內部培訓，使其了解本單位的檔案管理情況，熟悉各類檔案的存檔方式及位置，以及各種檔案的價值等，這樣才能使新進人員更快的獨立上崗工作。而對于在崗檔案管理人員，則要定期對其進行培訓，或者為其提供到專業機構學習的機會，使其能夠掌握先進的檔案管理里面和方法，從而提高事業單位檔案管理工作效率。

結語

綜上所述，新時期事業單位的檔案管理工作重點應在創新發展，只有從檔案管理人才、管理模式、服務手段以及設備等方面進行創新完善，方能改善目前事業單位檔案管理中存在的導致檔案管理工作效率低下的諸多問題，促進事業單位檔案管理更好發展。

參考文獻

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