疾風御舟信息浪 鮮衣怒馬縱蘭臺

顧書緣

“以信息化培育新動能，用新動能推動新發展，以新發展創造新輝煌”是習近平主席提出的數字中國建設的理念，也是我們檔案信息化建設的發展方向。推進檔案工作的信息化轉型，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，已成為檔案工作的時代任務。檔案信息化經過十多年的發展，面臨從輔助管理功能向主流管理范式轉型的時代任務。近年來常熟市檔案局對標國家示范數字檔案館樣本，對接數字中國發展戰略，制定縣域檔案信息化發展規劃，以檔案館新館信息化建設為核心，通過理念更新、管理模式重塑、信息平臺再造、運維管理升級、探索智能技術融入等系列建設，縣域檔案信息化系統建設成果初顯，遠景漸近。

常熟市縣域檔案信息化系統，是以常熟市檔案館為主體，覆蓋全市數字檔案館室，關聯常熟政務云平臺，銜接智慧城市的綜合體系，核心目標是實現檔案資源的集約、智能化管理和開發利用，從而建設具有檔案信息來源多元化、檔案實體管理物聯化、電子文件歸檔和電子檔案接收網絡化、檔案數據存儲集約化、檔案信息開發智能化、檔案信息服務移動化等特點的智能檔案館系統，提高檔案收集、管理、利用效率，提升檔案管理與服務水平，實現檔案管理模式的轉型。

一、硬件升級，技術提升，數字檔案館系統展現活力

現代數字檔案館系統是不拘囿于實體檔案管理邊際的虛擬信息系統，是從館內到館外形成縣域范圍的檔案應用網絡系統。準確把握現代數字檔案館格局，建立技術平臺系統形成強勁支撐和控制是基礎和前提。常熟市數字檔案館建設重在先行的系統化設計，邀請三家業內公司進行設計，組織專家評審比對，選出最優方案進行優化設計。方案對照國家、省數字檔案館技術標準，積極汲取信息技術最新發展成果，充分利用原有數字化成果，目標是圍繞檔案業務全過程，通過對檔案“收、管、存、用”流程各環節進行銜接，實現業務跨互聯網、政務網和局域網等不同網域的整合。并應用云計算、物聯網、大數據等新技術，提升業務服務平臺系統的智慧管理。系統設計格局與業務技術的準確定位為數字檔案館建設奠定了基礎。從2016年開始，工程經過設計、招標、建設三個階段，目前臨近尾聲，新型數字檔案館已漸具雛形。

軟件系統充分汲取和利用先進成熟的、富有生命力的技術成果，使其成為一個高起點并有良好伸縮性的系統。全面采用了先進成熟的信息采集、處理、存儲、管理、發布與安全技術、數據庫技術等作為軟件集成環境，建立了基于OAIS模型、文本挖掘技術、虛擬現實等技術的架構，并融合四性檢測工具、通用文件瀏覽器、元數據捕獲工具和全文檢索引擎工具。新系統迅速展現出技術穩定性和操作便捷性，初顯智能智慧之光。

為滿足常熟市智慧檔案館業務服務平臺系統高性能、高可用性指標需求，即百萬級目錄在網絡環境下能5秒內響應，遵守“三網四庫”部署原則，系統核心硬件采購目前IT領域中穩定高效、應用廣泛的計算機、網絡、存儲等設備，采用超融合應用服務器，實現數據分層、虛擬一體化存儲管理。虛擬化存儲池可接管舊存儲，形成共計80T的雙活存儲結構的硬件配置，可滿足未來20年的數據存儲需求。根據綠色生態發展理念，選用一體化機柜，將基礎設施產品進行深度整合，包含UPS、配電、制冷、機柜、加濕除濕等多個子系統，通過監控系統對全部系統進行統籌管理。一體化機柜只需對機柜內部進行環控，縮小了控制面積，提高了工作效率，降低了能源消耗。

二、放眼全市，依法管理，實現檔案信息資源共享

實現檔案信息化全面轉型，主動地參與電子文件管理，探索單套制、雙套制管理，以政務云為核心，實現信息共享共管，這是檔案信息資源建設的積極策略。新系統的建設目標是通過規范電子文件歸檔、管理和利用過程，解決電子政務建設中與日俱增的電子文件收集、積累、歸檔管理和機關檔案室電子檔案移交接收進館渠道問題，防止國家檔案信息資源的流失，實現歸檔電子文件的集中統一管理和質量的前端控制，保證電子檔案真實、完整、有效與安全。主要通過優化原有多個平臺，實現功能全面提升，更順暢地實現市檔案局館內部各業務科室之間、各級立檔單位之間的檔案資源交換和無縫連接，有效消除信息孤島，支持深度開發信息資源，實現檔案管理全流程信息化。既能滿足政務信息資源共享的需求，又可節約政務管理成本，促進依法管理檔案。

優化政務網檔案管理平臺，增強與全市政務平臺OA系統銜接的穩定性，使常熟市政府網內各級檔案室進行各類檔案的收集、整理、管理、利用和在線移交進館工作的性能穩定，效率更高。同時增加了檔案室數據集中進行備份的功能，加強了電子檔案歸檔功能，實現了“資源共享、工作互濟、優勢互補”的目的。2018年應用平臺助力6家單位通過江蘇省3A、4A級數字檔案室的評估。

升級“民生檔案共享利用平臺”，提高鄉鎮檔案館查檔效率。民生檔案專題庫，是對婚姻登記檔案、建房檔案、獨生子女檔案、退伍軍人檔案等專題檔案實現全市一站式服務的共享平臺，為社會公眾提供“就近查檔、就近出證”的便捷化服務。新系統注重界面可操作性的提升，結合電子簽章技術實現在民生檔案原件上加蓋電子簽章，確保了檔案數據的安全性，增強了系統的穩定性。新平臺在市檔案館搬遷閉館期間很好地承擔了檔案館查檔分流任務。

完善“檔案行政監管系統”，改進數據采集方式。檔案行政監管系統是常熟市檔案局在依法行政實踐中創新發展的平臺，為全市基層單位建立了檔案工作電子登記臺賬，全面記錄各級檔案管理部門的有關工作數據，檔案局通過直通交互式平臺實時、動態地采集、分析基層檔案工作信息，發布有關工作信息。經過多年實踐，系統不斷改進提升，增加了檔案行政執法“雙隨機”抽取功能，重點解決了與政務網檔案管理平臺對接中相關數據的自動生成和推送的問題，調整了交互式頁面的設計。

三、數據治理，智能檢索，內涵發展讓智慧之光初顯

常熟市檔案信息化已有良好基礎，館藏檔案全部實現數字化，基層檔案室數字化也達到較高程度，但也暴露出數字檔案質量低、電子檔案流程管理不嚴、長久安全保管存在風險等問題，與地方政府“智慧常熟”建設的需要存在錯位。近年來常熟市檔案局秉承創新發展理念，在新館信息化工程建設方案中特設數據治理項目，升級信息安全模塊，探索“智慧檔案”管理體系建設，注重內涵發展成為新一輪信息化建設的主旋律。目標有對館藏數據進行治理校驗與標準封裝，對非結構化數據（文本、照片、音視頻等對象）進行挖掘分析，在大數據技術輔助下建立館藏特色知識庫，生成有明顯效果的文字圖片集成展示成果，用于展覽或以網頁方式發布，形成檔案文化產品輸出的良性循環。

數據治理已初見成效。對館藏500余萬條目錄數據全面普查，檢出數據結構類型不規范不完整條目，對照標準進行治理。如完善獨生子女信息28萬余條，原來數據只有父母名字，重新補錄子女姓名、獨生子女證號，領證時間等信息，豐富檢索路徑入口，提高了工作效率與查詢準確率。計劃數據治理條目300余萬條，對檔案數據也進行了檢測，將不標準的數據文件全部轉換為標準格式，提高館藏數據規范化程度。

探索智能檢索技術，提升查檔效能。計劃在采用全文檢索技術的基礎上，探索智能檢索技術領域，分別為局域網、政務網和互聯網用戶提供三個前臺門戶，三個門戶的主體功能相似，但實際展示內容、查詢內容、頁面風格各不相同，為不同類型、不同操作習慣的用戶提供不同的智能檢索體驗，從而適應不同的檢索需求，實現數據的快速檢索。

常熟市檔案信息化工作緊跟信息化浪潮，從數字化奠定基礎、網絡化構造平臺，走到了智能化展現能力的時代。加快數字檔案建設，就是要適應我國發展新的歷史方位，把握時代脈搏，抓住發展機遇，用智能化推進檔案利用進入新時代。常熟市檔案人以新成就致敬新時代，前景可待，未來可期！