大數(shù)據(jù)背景下檔案的管理與利用探究

張涵洋

摘要：在當(dāng)今時代，大數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展為許多行業(yè)和人們的生活帶來了極大的便利，但同時也帶來了重大挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)信息化的時代，可以保存和獲取越來越多的檔案數(shù)據(jù)，但從分析和保存的角度來看，它變得更加困難，并且由于技術(shù)的不斷更新，電子檔案所具有憑證和安全特性就很難得到保證。文中分析了大數(shù)據(jù)時代的背景和電子檔案理論，分析了大數(shù)據(jù)時代背景下電子檔案管理的難點，并提出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;措施

1大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理的重要意義

所謂信息化的檔案管理，就是指應(yīng)用先進的電子信息技術(shù)，以更高的效率完成檔案信息的采集、整理和歸納。具體而言，在管理過程中，利用現(xiàn)代化技術(shù)可提升檔案管理的工作效率，同時，削減了復(fù)雜的工作步驟，讓檔案管理趨向簡明化、高效化;借助信息技術(shù)進行高效管理，還可實現(xiàn)檔案信息資源的高度資源共享，在當(dāng)下時代，信息資源始終占據(jù)重要的地位，所以，在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達的條件下檔案管理工作也充分借助信息化為其服務(wù)，為各部門的工作提供便利的條件。因此，從這層意義上來看，檔案信息化建設(shè)在整個管理工作中占據(jù)著重要的意義。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理制度尚不健全

完備的制度是實現(xiàn)有效檔案管理的前提，但是，在當(dāng)下一些的檔案管理工作中，管理職責(zé)不清，甚至存在檔案管理職責(zé)混亂的情況，針對這種情況，便是由于的檔案管理缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性、合理性的制度。而由于信息化管理制度的不健全，相關(guān)人員的責(zé)任意識相對單薄，又由于缺乏相關(guān)制度規(guī)范，會導(dǎo)致重要檔案有泄密的可能。

2.2數(shù)字檔案數(shù)量日漸龐大

隨著技術(shù)手段的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都產(chǎn)生了大量的數(shù)字檔案。傳統(tǒng)的文件管理模式無法很好地管理這些數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的管理方法無法處理大數(shù)據(jù)量的數(shù)字文件，必須應(yīng)用于大數(shù)據(jù)。管理模式，但由于對數(shù)字文件管理缺乏了解，它在實踐中經(jīng)常混淆，并沒有形成一定的管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)，這使得訪問和檢索數(shù)字文件信息變得困難。

2.3缺乏專業(yè)人才對檔案數(shù)據(jù)進行管理

大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作對檔案管理人員提出了更高的要求，大數(shù)據(jù)時代檔案管理更多凸顯檔案價值的利用上，這要求檔案管理者不僅要有扎實的檔案管理業(yè)務(wù)知識，還要精通大數(shù)據(jù)及云計算技術(shù)，能對檔案數(shù)據(jù)在進行收集、整理的基礎(chǔ)上更好地挖掘數(shù)據(jù)背后的價值。現(xiàn)階段很多檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識不夠，管理理念仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理層面，不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展的需要。

3大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的措施

3.1加強檔案管理安全體系建設(shè)

依賴于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案資源信息安全受到了很大的挑戰(zhàn)，檔案管理者要做到如下幾點：一要健全檔案安全管理規(guī)章制度，確保各項工作有章可循。在設(shè)計檔案管理的流程中增加監(jiān)控程序，對信息化電子檔案的歸檔、查詢建立相應(yīng)的授權(quán)審批制度。二要增強技術(shù)投入，利用防火墻、殺毒軟件等先進的技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)不被攻擊，利用身份認(rèn)證、加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)不被泄露。三要建立容災(zāi)機制，實時對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并定期對以前年度存放的檔案數(shù)據(jù)進行檢查。

3.2實現(xiàn)檔案服務(wù)的智能化

每個人都是獨特的，需要使用的信息資源也會存在著很大的差異性。管理檔案信息資源的過程中，管理人員需要對所有人的信息需求方向都有一定的了解，依據(jù)需求提供信息查閱的權(quán)限。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集并分析不同人的信息需求方向。如今我國的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)走在了世界的潛力，人們的生產(chǎn)生活也被形形色色的現(xiàn)金技術(shù)所充斥，檔案管理工作先要在這樣的環(huán)境下更好地為人們提供服務(wù)，需要盡快完成檔案服務(wù)工作的智能化。除此之外，還應(yīng)當(dāng)增強檔案管理工作的數(shù)據(jù)分析，精準(zhǔn)判斷人們的信息需求，實現(xiàn)精確的檔案管理服務(wù)工作。這樣一來能夠有效地提升檔案信息資源的利用率，更好地滿足人們對檔案信息的需求。

3.3加強電子檔案管理安全系統(tǒng)

第一，加強準(zhǔn)入安全建設(shè)。訪問控制是實現(xiàn)檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源符合要求的有效措施。訪問控制是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護的重要渠道，發(fā)揮著關(guān)鍵作用。訪問控制技術(shù)能夠合理地控制和認(rèn)證用戶的訪問權(quán)限，確保資源不被非法用戶竊取。常用的訪問控制措施包括身份認(rèn)證、密碼加密、文件權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限控制等。

第二，加強接入安全建設(shè)。訪問控制是實現(xiàn)電子檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源訪問符合要求的有效措施。一方面，為了保護電子檔案信息資源的存儲安全，檔案部門在將電子檔案信息上傳到綜合共享平臺時需要進行掃描，防止惡意數(shù)據(jù)的入侵。另一方面，檔案部門應(yīng)開展數(shù)據(jù)加密存儲，尋求適合檔案存儲系統(tǒng)的加密存儲技術(shù)、密鑰長期存儲和共享機制。這不僅可以保護檔案用戶的隱私，還可以保護檔案云平臺和檔案信息資源集成共享平臺信息存儲的安全訪問控制，是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護的重要渠道。

3.4引進新的檔案管理人才

引進新的檔案管理人才是目前大數(shù)據(jù)背景下開展檔案信息管理工作的重要環(huán)節(jié)。設(shè)備及制度的完善是檔案信息管理工作發(fā)展的重要保證，而檔案管理人才的培養(yǎng)和引進才是開展檔案信息工作的基礎(chǔ)，運用新思維來面對當(dāng)前環(huán)境下的全新信息處理方式。傳統(tǒng)的檔案信息管理工作人員由于沒有具備相應(yīng)的大數(shù)據(jù)分析和整理的知識和技能，使得其在大數(shù)據(jù)以及信息化處理過程中存在很多的不足，無法找到有效的應(yīng)對措施，使得其最終無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下對檔案信息管理人員提出的新要求。因此面對當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息管理工作，企業(yè)及相關(guān)單位需要不斷的進行人才引進與培養(yǎng)，這樣才能提升檔案管理工作的效率。

4結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下要實現(xiàn)檔案管理優(yōu)化發(fā)展，就應(yīng)全方位注重技術(shù)因素、管理因素以及人員因素。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)管理部門要充分重視檔案信息化管理的一系列工作的開展，只有管理部門充分予以重視并落實，才能對當(dāng)下檔案信息管理現(xiàn)代化不完備的地方，采取更具針對性的措施進行應(yīng)對。進而，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，才能補齊技術(shù)、管理、人員短板，做好檔案管理建設(shè)工作。

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[2]李穎.基于大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院電子檔案管理的探究[J].通訊世界，2017（3）.

（作者單位：國網(wǎng)吉林省電力有限公司永吉縣供電公司）