如何做好辦公室文秘工作

摘要：隨著社會經濟不斷發展，行業運行機制革新不斷深化，對企業辦公室文秘工作提出了新要求。企業必須根據辦公室文秘工作特點，利于行之有效的手段，深化各項經濟活動開展環節，提升經營管理能力的同時實現良性發展。

關鍵詞：企業，辦公室文秘工作

在和諧社會建設背景下，我國國企業迎來良好契機的同時也面臨新的任務，如何做好辦公室文秘工作更是重大任務之一。企業要綜合剖析日常辦公室文秘工作，面臨新問題，立足自身發展目標、發展方向，以市場為導向，全方位深入探究優化創新辦公室文秘工作的具體化路徑，提高辦公室文秘工作水平，規范化處理日常各項業務，為經濟活動開展提供重要依據，全面提升運營經濟效益與市場核心競爭力，更好地服務于地區經濟發展。

一、提高重視程度，明確工作目標

在運營管理過程中，企業從多元化市場背景入手重新認識繁雜的辦公室文秘工作，明確辦公室文秘工作在自身長遠發展中的重要地位，提高對其重視程度，將辦公室文秘工作真正落到實處。在此過程中，明確化得目標是做好企業辦公室文秘工作的前提條件。企業必須多方面整合辦公室文秘工作要點與內容，結合辦公室文秘工作性質、要求等，明確辦公室文秘工作目標。企業需要根據辦公室文秘工作重點以及難點，細化辦公室文秘工作目標，將其層層落實到辦公室具體工作崗位上，明確不同崗位文秘人員工作職責，防止日常工作開展中出現的問題處理滯后。在此基礎上，企業需要根據日常經濟活動開展情況以及運營發展目標，包括辦公室文秘工作現狀吻合，能夠對開展的各項工作起到有效指導作用，提高辦公室文秘工作層次。

二、完善工作管理制度，深化工作流程

在運營管理過程中，企業要多層次把握辦公室文秘工作要求、要點等，完善已制定的辦公室文秘工作管理制度，解決管理制度漏洞問題，使其更加規范化、標準化。企業要從自身各方面情況出發，科學構建職責、績效考核、監督管理等制度，在各方面管理制度協調統一過程中規范文秘人員行為，嚴格按照規章制度，做好辦公室文秘工作。在應用中，企業要以辦公室文秘工作為中心，深化制定的管理制度，促使人才引進、人員培訓等工作順利開展，完善文秘人才結構體系，滿足辦公室文秘工作新要求。此外，企業需要借助管理制度體系，深化公室文秘工作流程，使其和工作目標、管理制度等不斷作用，促使日常文件資料錄入、文件發送等更加規范化，提高信息資料精準率。

三、做好關鍵性工作，優化創新工作內容和形式

由于辦公室文秘工作繁雜化，企業必須客觀把握辦公室文秘關鍵性工作，促使開展的辦公室文秘工作層次鮮明，順利突破工作重難點，提升辦公室文秘工作實效性。企業要根據關鍵性辦公室文秘工作，科學調整文秘人員工作任務，實時科學分析、整理、錄入信息資料等。此外，在新形勢下，企業辦公室文秘工作已呈現出全新的特點以及要求，優化創新辦公室文秘工作內容以及形式不可避免，這是提高辦公室文秘工作實效性的關鍵點。企業要把握新要求、新特點的基礎上圍繞辦公室文秘工作問題、目標、管理制度等，優化創新日常經濟活動，開展辦公室文秘工作內容，及時刪除不合理的內容并補償新內容，規范辦公室文秘工作。要圍繞工作內容，對工作形式進行優化創新，將現代化理念巧妙貫穿其中，深化辦公室文秘工作具體環節，使其主次鮮明，提高工作質量。

四、強調信息化建設，加強監督管理

在信息化時代背景下，辦公室文秘工作信息化建設不可忽視，也是提高辦公室文秘工作有效性的重要手段。從實際出發，適當加大辦公室文秘工作開展中信息化建設投入力度，引進先進的設備設施，巧用信息技術，構建合理化的系統平臺，將辦公室文秘工作各方面協調統一，簡化工作流程，確保海量信息數據及時得到有效處理，促辦公室文秘工作更加實效。根據辦公室文秘工作內容，構建特色數據庫，和對應的系統平臺相互作用，優化各類文件資料信息數據收集、分析、整理、傳輸等環節，提高文件資料利用程度。強調系統平臺日常維護管理、更新升級等，加強系統平臺安全管理，提升系統安全性、穩定性，借助系統平臺，隨時動態管理辦公室文秘工作具體環節，加大管控力度，防止辦公室文秘工作出現隱患問題，確保各類文件資料完整、真實。利用系統平臺，加強辦公室與其他部門之間的聯系，共享各方面信息資源，全面深入了解各部門運行狀況，在整體把握的基礎上進行規范化決策，科學創新辦公室文秘工作，避免形式化，為開展的經濟活動提供關鍵性參考依據，優化內部管理。

五、強化服務意識，提高文秘人員綜合素質

在開展辦公室文秘工作中，要加強對文秘人員的培訓，這是因為有效的辦公室文秘工作是建立在高水平文秘人才基礎上。利用內部系統平臺，做好宣傳教育工作，促使辦公室文秘人員對工作有更高層次認識，增強服務意識，在辦公室文秘工作中主動和相關領導以及部門進行溝通、聯系，及時為相關部門提供服務。科學調整制定的培訓方案及內容，對文秘人員進行層次化培訓，順利提高綜合素質。包括學習計算機知識、政策法律等，使其對辦公室文秘工作新特點有正確認識，完善理論知識體系，確保辦公室文秘工作開展有重要的理論基礎。應用文秘理論知識、技巧中提升日常業務能力，科學處理突發事件，能夠熟練操作軟件系統，具備較高的信息分析、整理等能力，更好地開展各項文秘工作。

六、結束語

總而言之，必須高度重視辦公室文秘工作，將其和自身戰略目標深度融合，在合理化方法、手段作用下，高效開展各項辦公室文秘工作，協調調度、監督檢查等環節，確保文件資料信息更加完整、準確。只有確保自身工作的質量及效率，才可以在最大限度之上促進企業的可持續發展。

參考文獻：

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[2]何獻軍.提升企業辦公室文秘工作水平的途徑[J].建筑工程技術與設計，2017，（10）：5523-5523.

（作者單位：寧夏回族自治區電力設計院有限公司）

作者簡介：蔡莉，女，漢族，中級職稱（政工師），大學本科學歷。