探討基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

劉世奇

摘要：檔案是歷史的真實記錄，是各項事業發展的基礎，是滿足人民群眾生產生活需要的切入點。切實加強基層檔案工作的管理，是新時代檔案事業發展的需要，也是黨和人民對檔案管理工作的新要求。基層檔案管理人員要適應新時代新要求，順應群眾新期盼，以銳意進取、埋頭苦干的精神做好檔案管理工作。

關鍵詞：文書檔案;管理工作;特點;策略

1 什么是文書檔案

文書檔案是目前行政單位中工作中不可或缺的基礎元素之一，是協助單位領導處理各項事務工作的主要手段和方法，并且還是單位領導作出正確、科學決策的關鍵所在。換句話說，文書檔案管理是各個單位中各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能夠為考察歷史提供重要的依據。

2 文書檔案管理工作的特點

（1）文書工作是基礎。文書工作的內容包括對不同單位、部門中各類文件的收集。登錄、整理、運轉、提醒、成文和歸檔等。在這些工作完成后，檔案管理工作才得以開始、整理、收集、保管、鑒定、檢索、統計和提供利用等。檔案的形成就是文書工作全部環節的成果，所以說文書工作是檔案管理工作的基礎。

（2）文書檔案管理工作量大、復雜、繁瑣。檔案局的文書檔案管理工作主要是對文件資料、事件過程記載和人事等檔案的管理，工作重點是對相關資料的收集和保存。在記錄的形式、存放的方法和分類的方式上都要科學合理、統籌兼顧。相對于其他的文書檔案管理工作來說，檔案局的管理工作更加復雜化，它涉及到不同范圍、各種性質的資料，檔案性質跨度大，數量極多，因此，工作的過程非常繁瑣。

（3）文書檔案管理的性質。在基層檔案管理員對文書檔案進行管理時，要根據一定的標準對文件資料進行管理，文書檔案也有一定的規范要求。還有特殊性的文件檔案需要做好保密工作，尤其是在檔案局的檔案管理工作中，更要注意這一點。另外在管理的一系列環節中，要保證文書檔案的整體性和安全性。這就要求基層檔案管理員要有嚴謹、認真的工作態度和強烈的責任感。

3 做好文書檔案管理工作的策略

3.1 增強文書檔案管理意識

在基層單位日常管理工作中，應當緊跟時代發展的步伐和適應其要求，對基層單位內部各項管理工作進進行全面改革，并且將理念變革作為其根本。首先，應當提高文書檔案管理人員對思想重視度，將文書檔案管理工作與本單位的發展有機結合起來。其次，文書檔案管理工作中應當科學合理地分配檔案管理工作任務，樹立良好的歸類和優化整合理念。比如，根據基層單位的人事檔案、財務資源以及公共物質檔案等歸類，從思想層面上加強文書檔案信息優化整合以及歸類思維定向。同時，基層單位應當全面開展文書檔案管理工作，轉變以往的文書檔案管理理念，并且使其能夠與新形勢下的基層單位轉型有機承接起來，科學調整基層單位各項內部工作。比如，按照現行的基層單位管理法規與政策，加強文書檔案資料的優化管理以及信息合理規劃，以此來有效增強基層單位文書檔案管理人員的意識。

3.2 加強文書文件處理工作

檔案是從文書文件中產生，文書文件處理工作能夠直接決定文件的質量并影響檔案質量。文書文件處理工作人員中需注意規范化和標準化，進而提升檔案質量。文件上的字跡需清晰，文件中的字不能使會褪色的筆墨紙張，讓字跡清晰便于長久保管。現在在文件處理時已經使用計算機和復印機，現代辦公已經沒有人再用手工寫文件。所以文書處理工作人員要注意文件的制作過程，一定要運用能長期保管的材料，針對不易保管的文件需塑封保存以進而更好的延長文書文件的保管時間。文件的印制與裝訂也需符合標準。

3.3 加強檔案收集工作

檔案是來自文件收集工作，只有收集工作合乎標準才能進入檔案室，合理標準化檔案管理條件。在進行檔案收集工作時能反映出有價值的文件材料是文件收集工作的范圍，文書檔案管理標準是標準化文件收集工作的重要關鍵，進行文件收集工作的過程中要把文書檔案管理標準作為基礎實施。還需按照時間、部門、業務分類收集文件。按照工作特點收集文件，可以讓文件收集工作變得更加準確規范。因為企業所進行的會議內容包括生產經營、工作情況、問題研究情況等等，所以會議記錄可以準確的反映出基層發展。進行文件收集的時候需先和相關部門預約。部門的專業技術材料不在工作計劃中的話就在工作總結中，工作人員可以從部門工作總結中找到沒有收集到的材料。文書檔案工作人員需根據歸檔范圍以及保管期限統一規范整理。文書檔案工作人員整理文件時，首先要正確區分文件材料歸檔問題。掌握需要歸檔的范圍要求，防止出現重文件和有檔不歸的情況。根據企業文書檔案保管期限的相關規定，整理檔案需分析文件間關系，還需查看文件的內容和文件作用，防止片面的確定文件價值。在進行文書檔案的收集和歸檔工作時檔案宣傳活動也是很重要的。基層單位可以運用簡報編制和檔案編研的方式增加檔案工作的宣傳力，引導檔案管理人員有效開展工作并提升自己的文書檔案管理意識，使工作人員能積極主動的投入工作中，以便于更好的完成文書檔案宣傳目標。

3.4 打造一支高素質的文書檔案管理工作團隊

任何工作的開展都離不開人才這一關鍵要素，檔案管理工作也不例外，對于事業單位來說，打造一支高素質的文書檔案管理工作團隊是非常重要的。首先，事業單位應加強對文書檔案管理人員的把關，制定明確的崗位準入門檻，要求所有進入到該崗位的人員都必須具備對應的專業知識背景，與此同時，還應當具備一定的實踐工作經驗，能靈活應對管理過程中遇到的各種問題與困難。其次，在管理人員正式上崗之前，應做好崗前培訓工作，對管理人員進行文書檔案收集、整理、歸類等工作的詳細講解，從而確保其能有效完成此項工作。再次，應定期對在職管理人員進行專業知識與技能的培訓，或者邀請一些專家到單位進行文書檔案管理工作經驗的實地傳授，從而提升文書檔案管理人員的工作能力，每次培訓活動結束之后，必須對員工的培訓結果進行考核，這樣才能提高員工對培訓活動的重視度，進而達到預期的培訓效果。

4 結語

基層的文書檔案管理工作是檔案管理人員開展工作的一個重要組成部分，做好基層文書檔案管理工作，夠提高檔案管理人員的綜合能力，實現檔案管理工作的高度發展，使基層檔案管理工作能夠在新形勢下正常的開展。在實際應用中需要從檔案專業人才引進到管理制度建設，從專業技術培訓到工作經驗交流方方面面都能站在新的高度，與時俱進，不斷提高檔案事業發展。

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（作者單位：東明縣武勝橋鎮人民政府）