淺談水利工程檔案管理工作

丁云

摘要：水利工程檔案管理工作是水利工程建設的真實記錄依據。水利工程檔案資料管理工作不僅關系到工程施工質量、施工效率和施工安全，而且關系到工程參建單位的經濟利益，是水利工程施工管理科學化、規范化和制度化的體現。只有做好明確檔案分管領導、確定管理工作內容、注重管理人員技能培訓和實現檔案管理的網絡化等方面的工作，才能真正發揮水利工程檔案資料管理工作的作用與價值，為提高水利工程施工質量提供有力保障。本文對水利工程檔案管理工作存在的問題進行了淺要分析，并對如何加強檔案管理工作提出了對策，以供參考。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;問題;對策

水利工程建設具有投資大、建設周期長、施工項目多的特點、工程施工過程中會形成大量的種類繁多、價值高、技術性強的工程檔案。水利工程檔案的真實記錄、規范管理，對水利工程安全鑒定、工程質量、并為工程項目后期的維修管理、改擴建提供多方面綜合性服務。

1 工程檔案管理的重要性

水利工程檔案資料是其在建設中各個階段所形成的圖表、文字和聲像等形式的記錄，在衡量水利工程施工質量，以及工程建設的經濟效益中有著重要的價值。只有經過管理人員的鑒別、整理與立卷的工程信息才能形成檔案。

水利工程檔案是工程建設管理的真實記錄，具有憑證和依據作用，這些檔案不僅在工程建設質量評定，而且在事故原因分析、索賠和反索賠、階段驗收與竣工驗收、維護、改造及其它日常管理工作中具有無可替代的重要作用，所以必須加強這項管理工作，同時如果水利工程參建單位不按照規定要求提交檔案資料，則工程無法通過質量驗收或者質量等級的評定。

2 水利工程檔案管理的特點

2.1水利工程檔案是水利工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖標、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據和憑證，是全面反映工程建設竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，對工程質量起著監督和驗證作用。

2.2水利工程檔案先在參建項目部保管，待工程完工驗收后移交業主檔案室兩份，一正一副，并復印掃描移交公司一份，在管理過程中涉及資料的歸集、裝訂和保管存放，移交的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。

2.3水利工程檔案形成周期長、現實使用性強，檔案資料能很好的體現和記錄整個工程的施工過程和管理運行的情況，后期的水利工程建設與維護要借鑒大量已經歸檔編目的檔案資料。

3 水利工程檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案管理是一項服務性、專業性很強的工作，需要給予高度的重視。但現實中往往注重生產進度、質量、安全等，卻忽視了檔案管理的重要性，不舍得配置專職檔案工作人員。或有專職人員，但是管理工作流于形式，還有管理人員變動頻繁，交接工作時不詳細，會出現資料的缺失，且在項目施工過程中不注重資料的收集整理，待項目完工后再進行檔案資料的收集整理，此時參建人員都已退場，造成后期檔案工作人員收集資料困難。這種管理方式影響檔案工作的質量，給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整、無誤地歸檔，給后期歸檔造成不必要的困難。

3.2項目檔案管理規章制度不健全，或雖然建立了相關的規章制度，但沒有形成有效的管理和監督機制。檔案規章制度如同虛設，在項目管理工作中難以達到標準化、制度化和規范化。工作中隨意性很大，導致部分檔案不能及時歸檔。

3.3項目檔案專業人員缺乏。在水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志，或是工程技術人員，且都沒有經過檔案管理培訓和學習，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生。

4 解決水利工程檔案管理問題的對策

水利工程檔案管理要更加健全，必須從整個全程著手，實行規范化科學化的管理方法。即要求工程檔案管理的每一程序都采用科學化規范化的手段。同時針對出現的問題，提出以下幾條對策。

4.1完善規章制度，加強管理，深化崗位責任制度，確保檔案管理過程中每一個環節都不會出現問題，再者，要做到未雨綢繆，考慮到可能會出現的問題，將失誤發生的可能性降到最低，同時還應加強檔案管理的監督和檢查工作，再者內部管理激勵制度可以有效激發工作人員的工作熱情，把檔案管理工作充分分解細化，層層落到實處，實行崗位責任制，使領導和員工的工作方向和任務具體化。每個崗位上的工作人員都應有年終總結，并做到獎懲分明令人信服，使崗位責任制能夠貫穿于工作的始終，確保檔案資料的安全性和準確性。

4.2從事水利工程檔案管理工作的人員，專業知識和技能應該要比一般單位的檔案管理人員更全面，不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及水利工程相關的一些專業類別檔案，因此要提高檔案管理人員的檔案管理意識和專業素質能力，針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際，必須以人為本，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解水利工程建設工作中會形成那些類型的文件材料，那些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍，同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和形成材料的規范化、標準化，作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累收集資料。這種培訓與檔案管理工作和工程施工同步進行，為后面工程完工后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。

4.3加大投入，實現檔案管理現代化。檔案管理手段的現代化是實現檔案管理現代化的基本標志，它包括以下幾個方面：保管條件現代化，載體材料的現代化，翻拍、復印、裝訂手段的現代化。檔案工作手段現代化需要實現檔案資料的數據化和網絡化，提供方便、快捷、高效的檔案服務。

5小結

水利工程檔案管理工作是一項長期的基礎工作，我們要提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管、應用三方面工作，使水利工程檔案更加科學、合理、標準。

參考文獻：

[1]張紅文. 新時期檔案管理工作淺談[J]. 長江師范學院學報，2016，0（2）.

[2]馮學義. 淺談新時期檔案管理工作[J]. 蘭臺內外，2015，0（6）.

[3]代曉伶. 新時期加強水利工程檔案管理工作的思考[J]. 辦公室業務，2017，0（20）.

（作者單位：中國水利水電第三工程局有限公司）