事業單位文秘增強“參謀”意識和提高工作效率的探析

陳曉

[摘 要] 文秘崗位在事業單位日常工作中發揮著重要作用，不但要擔負各類規劃的編制、文稿的撰寫審核，而且要負責對上級交辦、領導批示問題辦理情況的督查督辦，還要承擔單位各部門間的組織和協調工作。而參謀助手作用作為事業單位辦公室文秘的重要職責之一，在體現出事業單位辦公室文秘專業水平的同時，也關系到辦公室文秘的工作質量和工作效率。

[關鍵詞] 事業單位 文秘 參謀助手 工作效率

中圖分類號：F243 文獻識別碼：A

隨著事業單位分類改革的推進，事業單位面臨著越來越多的責任與挑戰，而辦公室文秘作為綜合性要求最高的工作崗位，要求工作人員不僅要具有專業的材料分析和處理能力，還要具備較強的“參謀”意識，如此才能滿足并適應機構編制改革大背景下事業單位辦公室文秘工作的需要。本文分析了目前事業單位辦公室文秘工作的內容以及工作效率亟待提高的原因，并闡述了增強辦公室文秘參謀助手作用、提升工作效率的對策。

一、事業單位辦公室文秘工作的主要內容

事業單位辦公室文秘的工作內容主要包括：公文的擬定和辦理、會務的組織、信息調查與處理、部門協調以及公務接洽等。

其中，公文的擬定是辦公室文秘最為重要的工作職責之一，即根據領導的意圖或任務指令起草通知、報告、請示、紀要及綜合性文稿等。公文不僅具有發布指令以及傳達上級意圖的作用，還具有憑證以及記錄等功能。而處理公文則是辦公室文秘的基本工作之一，包括公文的簽收、登記、承辦等收文方面的工作，以及起草、會簽、審核、簽發、復核、登記、印制分發等發文方面的工作，需要辦公室文秘嚴格按照相關條例和辦法開展公文辦理工作[1]。

而會務的組織工作主要指辦公室文秘根據領導指示以及會務的主題而開展的會前、會中以及會后輔助工作。例如，對會議需要討論的內容進行整理并形成文件交給領導，還需要對會議的開展時間、開展地點、參與部門以及會場布置等進行安排；負責會議過程中的文件印發以及茶水服務、視頻調試、記錄等工作；在會議結束后，需要對會議記錄進行整理。

信息調查與處理工作主要指辦公室文秘需要根據當前的工作重心或上級、本級領導的指示，收集、分析、整理相關信息和資料，最終形成調研報告交給領導審閱，這也是事業單位辦公室文秘發揮自身參謀助手作用的工作內容之一。

部門協調工作涉及范圍較廣，不僅包括與上級單位、領導之間的溝通與聯系，而且還涉及同級系統內、外單位的聯系與交流，還需要負責同部門內以及同級或下級部門之間的溝通與協調，比如工作協調、會議協調等。

公務接洽也是事業單位辦公室文秘的重要工作之一，主要是對其他單位或部門與本單位之間的公務進行接洽和處理，比如安排上級領導的接見、對相關咨詢進行回復以及安排解決交通、食宿等相關事宜。

二、目前部分事業單位辦公室文秘工作效率亟待提高的原因

事業單位辦公室文秘工作任務繁重且瑣碎，可以說，辦公室文秘是事業單位中最忙的崗位之一，如何做到事半功倍，如何在自己的崗位上高效從容地應對來自方方面面的工作任務，得向效率要成績。

（一）事業單位辦公室文秘專業技術水平稍顯單一

部分事業單位辦公室文秘在職業發展以及長遠規劃方面缺乏明確、具體的目標，使得這些文秘在專業技術學習以及自我提升上存在諸多不足。比如，很多文秘在學習專業技術時大多以文員的工作需要為參照標準，將學習精力放在了辦公軟件的應用上，再輔以各類文書書寫格式、速記能力、會議籌備與記錄以及會議總結等專業能力的學習，卻忽視了資料整合分析、綜合文稿撰寫以及管理能力等的鍛煉和提升，使得這些辦公室文秘分辨事務輕重等級的能力較弱，使得他們面臨突發事件時手忙腳亂，極大影響了工作質量和效率[2]。

（二）事業單位辦公室文秘的職業素養仍較薄弱

辦公室文秘作為事業單位的重要工作崗位之一，肩負著單位事務以及各部門之間的協調工作。因此，辦公室文秘需要具有較高的職業素養。然而，目前部分事業單位辦公室文秘雖然在專業技術方面較為精通，但對工作沒有深入的分析和總體規劃，整體職業素養較差。一些文秘在日常工作中只是根據領導的指令編纂文稿、傳達公文、接洽事務，疲于應對煩瑣的工作任務，組織協調能力低，存在工作忙卻效率不高的情況，既打擊個人積極性，又不利于發展提升。

三、事業單位辦公室文秘發揮參謀助手作用、提升工作效率的對策

（一）強化收集信息工作，發揮自身的信息庫作用

辦公室是事業單位綜合性最強的部門，不僅需要對單位的各項事務進行協調，還擔負著為領導收集信息的任務。特別是事業單位分類改革以來，因為面臨的事務越來越多、越來越復雜，辦公室文秘的信息收集能力以及收集信息的準確性、時效性對工作效率的影響越來越大。這就需要辦公室文秘重視并加強收集信息工作，通過收集總結信息工作充分發揮自身參謀助手的作用。所以，辦公室文秘應根據單位的中心工作以及領導關心的問題，有計劃、有目標地規劃信息收集方案，并積極收集相關信息，特別是一些全局性、戰略性的信息，然后對收集到的信息進行合理分析、篩選、整合，再交由領導參閱。辦公室文秘加強收集、整理信息工作，不僅有助于掌握事務的動態并及時發現存在的問題，還有助于提升自身的信息庫建設，從而為領導決策提供更好的信息支撐，對工作效率的提升有著積極的促進作用。

（二）重視并加強基礎工作

事業單位辦公室文秘的基礎工作主要包括公文擬制、會議組織以及事務協調等。其中，公文擬制不僅是有效體現文秘專業能力水平的工作之一，更是發揮文秘參謀助手作用的工作之一。比如在一些重大會議以及重要講話的稿件草擬工作中，辦公室文秘不僅需要深入理解領導的意圖，還需要在此基礎上根據其他信息資料以及個人感悟充實稿件內容，這也對辦公室文秘提出了更高的要求。在會議組織工作上，辦公室文秘不僅要全面了解各部門提交的研究事項，還需要劃分各研究事項的輕重程度、優先等級，并擬定相應的會議開辦建議，交由領導進行審閱。在此過程中，辦公室文秘也可以充分發揮自身的參謀助手作用，積極為領導提供相關信息并提出自己的見解及建議，從而幫助領導快速、準確了解各研究事項的信息并做出相應的決策。

（三）在領導的決策工作中發揮自身的參謀作用

事業單位辦公室文秘作為領導的助手，要充分發揮參謀輔助作用。如果文秘將過多的精力與時間放在單位一般事務的處理上，就很難充分發揮辦公室文秘應有的作用。第一，辦公室文秘應全面、深入了解與本單位、部門有關的政策和法規，便于文秘在領導進行相應決策時提供政策方面的信息。第二，辦公室文秘應針對本單位的現狀以及發展方向進行全局性調研，從而在領導進行宏觀決策時為領導提供不同的思路及依據。第三，辦公室文秘應圍繞本單位的中心工作進行調研，從而全面、翔實掌握相關事務的進展以及實際情況，在領導問詢有關事宜時，及時為領導匯報相關信息。

（四）加強督查督辦工作，切實發揮自身協調作用

事業單位各項事務的督查督辦是提升決策支持以及工作質量和效率的基礎。首先，辦公室文秘要敢于督查督辦，因為辦公室文秘的督查督辦工作是上級領導職權的延伸，也是文秘協助上級領導對單位各項事務的具體落實情況進行關注和督查，對事業單位的順暢運行以及工作效率的提升有著重要意義。其次，辦公室文秘應善于督查督辦，在督查督辦工作中，應緊抓工作的中心和重點，并圍繞上級領導的決策部署，對單位事務的落實情況進行跟蹤和督促，并協調好相關部門、單位確保各項事務順利開展[3]。最后，辦公室文秘應勤于督查督辦，重視并加強督查督辦工作，增強主動性，不僅要對上級領導交代的任務進行專項督辦，還需要對單位其他事務的開展情況進行跟蹤了解，以方便協調單位事務，從而促進事業單位各項工作的落實與開展。

總而言之，緊隨事業單位改革的步伐，事業單位辦公室文秘應轉變自身工作觀念，不僅要重視辦公室文秘日常基本工作的完成，也要培養自身的“參謀”意識，發揮參考輔助作用，在完成本職工作的基礎上，積極為領導提供信息、思路和建議，從而實現辦公室文秘“參謀”意識增強和工作效率提升的有效結合。

參考文獻：

[1]彭杏. 辦公室秘書如何更好地發揮參謀助手作用[J].辦公室業務，2018（12）：89- 92.

[2]王新銘. 辦公室文秘工作質量和水平的優化策略研究論[J].現代國企研究，2018（14）：84.

[3]范華飛. 如何提高辦公室文秘工作質量和水平[J]. 企業改革與管理，2017（12）：199.