如何做好企業檔案保密工作

馬磊

【摘 ?要】檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在新的歷史時期，檔案管理人員必須重新審視檔案管理工作，樹立為企業服務的責任感，充分重視檔案工作，做好企業檔案管理工作，使檔案工作在企業發展過程中發揮更大的作用。另外，企業應制定檔案信息化工作發展規劃，并不斷完善，積極推進企業檔案信息化工作，為企業邁入信息化管理時代打下基礎。

【關鍵詞】企業;檔案工作;保密

檔案是記錄和反映企業項目建設、生產經營、科學研究和設備運行維護以及企業管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式載體的文件材料。檔案作為記錄一個企業發展歷程的重要載體，對于企業的發展具有重要的作用。做好企業檔案管理工作對于企業當前和日后建設及發展是至關重要的，它將為企業發展提供持久的驅動力。

一、做好企業檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫房的保密工作

檔案庫房是檔案保密的重點。檔案庫房應按照國家相關規定單獨建造。從檔案保密的角度看，庫房不應設在辦公樓的最底層，庫房門窗等必須專門加固，防止失竊;要制定嚴格的庫房出入制度，指定專人負責，無關人員不允許入內;要盡量保證庫房、辦公室和借閱室彼此獨立。實踐證明，檔案庫房的科學化管理，是做好檔案保密工作、維護檔案資料安全的基本保障。

（二）檔案工作人員的職責

檔案工作人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。具體要求就是做到不損壞、不丟失、不分散、不雜亂。不損壞，是指檔案保管完好無損，不會因種種不利因素而使檔案遭受損壞，對于已破損的檔案，要及時進行補救;不丟失，是指檔案絕對安全，不會因工作疏忽大意而使檔案遺失或失竊，不僅要保證檔案實體安全，還要保證檔案內容的安全;不分散，是指檔案的保管相對集中，不會因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重事件;不雜亂，是指檔案保管工作有條不紊，檔案擺放整齊規范，井然有序，便于查找利用。

二、做好企業檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監督工作

檔案制度建設。結合工作實際，對不同利用需求人群確定不同的利用范圍，制定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在進行檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密和文件材料的完好無損。各項規章制度的條文應規范而嚴明，利于執行，同時在實踐中不斷總結，進而充實和完善。2.檔案隊伍建設。檔案管理人員是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的政治素質、業務素質和文化素質，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。3.檔案監督措施。在檔案利用過程中，應根據不同利用者的各自目的，掌握其中的規律和思想動機，進行重點監督。有條件的檔案機構還可以安裝攝像機、監視器等。同時，還應做到：多宣傳檔案的制度與標準，多與利用者交談，掌握其利用目的與動機;多分析利用者的情況和利用效果，多檢查被利用的案卷，多督促借閱利用登記制度的落實;多查看被利用過的案卷和文件，發現問題及時整改，并在利用登記薄上備注說明。

（二）處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案工作者的神圣職責。日常工作中，檔案工作人員雖然十分重視檔案保密，但是也存在“重保輕用、利用不足”的現象。企業檔案部門必須改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服好務。當然，機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、有地點和范疇限制的利用，保而不用只會失去保管的意義，失去檔案自身價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無節制的利用只會給黨和人民的安全和利益造成損失。對于檔案工作來說，保密與利用都很重要，缺一不可。

三、做好檔案開放過程中的保密工作

（一）做好檔案的審查工作

檔案的審查是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其目的是科學而準確地區分、判定檔案的開放與使用范疇。這項工作可以分成三個步驟：首先是初審，檔案人員要根據相關標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步確定開放與控制地使用范圍。其次是中審，由業務突出的專業技術人員重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。最后終審，由相關領導根據初審、中審的結果，進行綜合考評和審核，最終確定是否開展檔案開放活動。

（二）做好檔案的解密工作

根據《保守國家秘密法》第16條：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密”。另據國家《保密法》規定，保密檔案包括“絕密”“機密”和“秘密”三種類別。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采納不同的管理措施，最大限度地提供借閱利用。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保密期限屆滿，它就喪失了保密價值，就應該按照公開文件進行處理，這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案。要開放，必須先進行劃控解密，把未解密的列入控制使用的范圍。也就是說，解密由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

（三）做好檔案開放前的基礎工作

一要提高開放檔案案卷的質量。要充分利用原有基礎進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、系統上傳的要求。二要規范編寫檔號，以適應檔案開放檢索工具和文字敘述性檢索工具，使開放檔案的檢索工作逐步形成以骨干性檢索為主，以基礎性檢索為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索體系，實現檢索途徑的多樣化。四是準備好副本。對于重要的檔案，應采取掃描、抄錄、復印等形式進行復制，保存好檔案副本。

（四）不斷尋求新的檔案管理方式，努力提高檔案服務質量

科學技術的發展對傳統的檔案管理方式提出了新的要求。為給檔案利用者提供便捷高效的服務，應對現有檔案逐步實施檔案信息化管理，運用信息技術對歸檔文件材料、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護和處置，不斷促進并完善企業檔案信息化，提升檔案管理現代化水平。傳統載體檔案數字化過程是否可靠;電子文件的真實性、完整性、有效性如何保證;涉密檔案如何進行保密;電子檔案存儲是否可靠。如果能夠處理好上述幾方面問題，電子檔案相對于傳統檔案將更適合企業的檔案管理。

結束語

檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在新的歷史時期，檔案管理人員必須重新審視檔案管理工作，樹立為企業服務的責任感，充分重視檔案工作，做好企業檔案管理工作，使檔案工作在企業發展過程中發揮更大的作用。另外，企業應制定檔案信息化工作發展規劃，并不斷完善，積極推進企業檔案信息化工作，為企業邁入信息化管理時代打下基礎。

參考文獻：

[1]淺談如何做好石油企業檔案的保密工作[J].王霽英.檔案學研究.2013（S1）

[2]淺談企業檔案的保密工作[J].蔡海珍.機電兵船檔案.2011（05）

[3]試論如何做好企業檔案的保密工作[J].趙洋.山東檔案.2014（04）

[4]加強企業檔案保密工作的幾點思考[J].韋紅慶.檔案管理.2009（03）

[5]市場經濟體制下企業檔案的利用和保密工作[J].王麗霞.陜西檔案.2011（02）

（作者單位：國網山西省電力公司陽泉供電公司）