淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

顧洪爽

摘要：在國民經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，各種基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)為國家建設(shè)和人民生活帶來了越來越多的貢獻(xiàn)和便利。今后，我國的快速發(fā)展還有賴于各種項(xiàng)目的不斷開發(fā)，其中技術(shù)的探索和不斷進(jìn)步已逐漸受到業(yè)界的關(guān)注。在各類工程項(xiàng)目中，相關(guān)檔案不僅是記錄工程質(zhì)量、保證工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，而且是促進(jìn)行業(yè)繼承、發(fā)展乃至技術(shù)創(chuàng)新所必需的文本信息。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;有效管理;措施

1 完善工程檔案資料管理的重要意義

首先，工程檔案資料是保證工程竣工的重要依據(jù)。國家的相關(guān)法律法規(guī)如《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中，明確規(guī)定工程檔案驗(yàn)收是竣工驗(yàn)收的重要組成部分。其次，工程檔案是衡量工程質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。工程檔案是工程設(shè)計(jì)和施工過程中的記錄材料，具有與工程建設(shè)同步的重要特點(diǎn)，需要全員參與。這些內(nèi)容不僅對(duì)工程驗(yàn)收具有重要意義，而且是衡量工程質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)今后的使用、維護(hù)和改造起著重要作用。第三，項(xiàng)目檔案是提高項(xiàng)目管理水平的重要環(huán)節(jié)。在工程建設(shè)過程中，檔案管理是工程項(xiàng)目全面管理的重要組成部分。作為整個(gè)工程最真實(shí)、最原始、最全面的反思材料，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，召開相關(guān)會(huì)議，完善管理制度，確保整個(gè)工程的順利進(jìn)行。最后，項(xiàng)目檔案是維護(hù)企業(yè)發(fā)展的重要文件。檔案是項(xiàng)目本身最詳細(xì)、最權(quán)威的記錄。為了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，收集不同的項(xiàng)目檔案，有利于今后同類項(xiàng)目的參考或比較，從而實(shí)現(xiàn)技術(shù)、設(shè)計(jì)、管理等各個(gè)層面的進(jìn)步，從而在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)上積累豐富的經(jīng)驗(yàn)。

2 當(dāng)前建筑工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識(shí)薄弱

一些建設(shè)單位雖然建立了檔案管理制度，但為了充分發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理者在利用檔案資料的同時(shí)，沒有及時(shí)要求歸還借用的檔案，最終導(dǎo)致檔案丟失。為了保證工程資料的完整性，雖然施工單位在與參建單位簽訂合同時(shí)已將檔案管理責(zé)任納入合同，并按合同價(jià)格的一定比例扣留工程款，但參建單位檔案管理意識(shí)淡薄，不重視工程檔案的積累和收集，由于不能按約定傳送工程檔案，加上一些檔案工作人員敷衍了事，疏于及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中的遺失項(xiàng)目和漏洞并簽字，一些承包商認(rèn)為扣留的工程資金數(shù)額太小，會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力來獲得資金，干脆丟棄資金而工程資料不交，造成工程資料缺乏，這將導(dǎo)致后期施工、擴(kuò)建改造工程存在隱患。

2.2 檔案人員缺失，綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高

部分參建單位沒有專職檔案管理人員。臨時(shí)指派缺乏工程技能和檔案知識(shí)的人員管理檔案。他們不能科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行分類，導(dǎo)致需要重新打開書本，重新工作，嚴(yán)重浪費(fèi)人力物力。由于缺乏全職的檔案管理員，一些項(xiàng)目經(jīng)理是多任務(wù)型的。他們不僅要注意工程的進(jìn)度，還要注意工程的質(zhì)量和安全。由于缺乏活力，檔案的收集和整理不適應(yīng)工程建設(shè)的進(jìn)度。檔案資料內(nèi)容缺失、項(xiàng)目缺失、簽字手續(xù)不全、編排不規(guī)范、復(fù)印件多，不能滿足檔案管理的需要。

2.3 檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，保管條件較差

由于時(shí)間壓力和時(shí)間壓力的特點(diǎn)，一些參與建設(shè)項(xiàng)目的單位沒有設(shè)立專門的檔案管理辦公室，與檔案室和資料室相結(jié)合，所有檔案都堆放在地面上。認(rèn)為工程竣工后，檔案應(yīng)移交檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)保管，不需要為行業(yè)建立專門的辦公室檔案管理設(shè)施。由于項(xiàng)目資金短缺，一些建設(shè)單位不愿意提供足夠的資金來改善檔案安全管理的條件。

2.4 缺乏有效的檔案管理機(jī)制，對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作重視不夠

一是承包商檔案管理職責(zé)不明確，檔案不完整時(shí)有發(fā)生。二是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員動(dòng)員力度大，責(zé)任心不強(qiáng)。但是，檔案移交管理機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)失誤，甚至無法進(jìn)行管理。一些施工單位沒有按照正常的施工程序辦理，申請(qǐng)?zhí)崆笆┕さ某绦虿患皶r(shí)。一些常規(guī)程序通常被延遲或與施工一起處理。即使項(xiàng)目已經(jīng)完成，預(yù)先有關(guān)的程序也不完善，導(dǎo)致形成的文件和材料不能及時(shí)整理歸檔。

3 處理策略

3.1 控制資料編寫過程

有效的統(tǒng)一表格風(fēng)格可以在一定程度上簡化工程數(shù)據(jù)的排序和編輯，有效地避免數(shù)據(jù)格式的不規(guī)則性和多樣性。其次，要對(duì)建筑材料進(jìn)行全面的收集整理。在建筑工程施工中，現(xiàn)場(chǎng)施工材料受時(shí)間等因素的不利影響。材料檢驗(yàn)報(bào)告和出廠證明通常不會(huì)與相關(guān)材料同時(shí)到達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng)。基于此，現(xiàn)場(chǎng)管理人員必須確保及時(shí)收集復(fù)查數(shù)據(jù)，避免使用事后驗(yàn)證，在更高的程度上保證項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。在這個(gè)過程中，企業(yè)需要建立專業(yè)人員來跟蹤、收集和整理相關(guān)數(shù)據(jù)。第一步是嚴(yán)格檢查到達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng)的零部件、配件和原材料，收集和有效整理檢驗(yàn)報(bào)告和材料合格證。制造商提供的測(cè)試報(bào)告和資格證書應(yīng)在相關(guān)材料具體使用前進(jìn)行審核。在這個(gè)過程中，我們需要進(jìn)一步確保技術(shù)數(shù)據(jù)更加完整。只有保證完整的技術(shù)資料，才能更系統(tǒng)地反映工程質(zhì)量和施工過程。

3.2 重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)

在施工企業(yè)的具體工作過程中，為了保證檔案管理更加有效，有必要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，以確保相關(guān)人員能夠充分掌握檔案管理過程。培訓(xùn)結(jié)束后，需要進(jìn)行一定程度的技能評(píng)估。只有滿足操作要求，才能參與具體的檔案管理，才能最大限度地利用就業(yè)證書。在這一過程中，為了保證檔案管理的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)更高程度的合理化，有必要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠進(jìn)一步明確具體的工作流程，掌握更專業(yè)的操作程序，確保檔案管理與建設(shè)的內(nèi)容完全一致。同時(shí)，政府部門還要對(duì)施工企業(yè)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，使他們了解最新的管理理念。在具體的檔案管理操作中，有效整合最新的管理理念，確保檔案管理的更高質(zhì)量。

3.3 完善檔案管理制度

首先，施工企業(yè)在檔案管理方面，需要政府部門制定科學(xué)的管理規(guī)章和管理制度。在開展具體作業(yè)時(shí)，必須保證相關(guān)制度和規(guī)章具有較高的可操作性，能夠更好地滿足施工企業(yè)的管理需要，保證企業(yè)具有較高的檔案管理能力。其次，要根據(jù)工程建設(shè)檔案管理的具體內(nèi)容，制定相應(yīng)的管理制度，使相關(guān)制度能夠適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，從而實(shí)現(xiàn)更高程度的規(guī)范化和科學(xué)化。最后，在具體的工作過程中，檔案管理相關(guān)人員必須更加重視各個(gè)施工環(huán)節(jié)，保證檔案管理更加有效。

4 結(jié)語

隨著建筑業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，建筑企業(yè)面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。工程檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。需要發(fā)揮更加重要的作用，其完整性和合理性將影響項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度，因此相關(guān)企業(yè)管理者需要通過完善項(xiàng)目檔案管理制度和增強(qiáng)人員意識(shí)來提高項(xiàng)目檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2]呂彩萍.建筑工程檔案資料管理中存在的問題與對(duì)策[J].住宅與房地產(chǎn)，2018（34）：104.

（作者單位：沈陽市建設(shè)工程項(xiàng)目管理中心）