新時代推進社保檔案工作的幾點思考

陳奕

社保檔案是社會保障經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。對于建立權(quán)責(zé)清晰的保障體系、保障人民生活、調(diào)節(jié)收入分配、促進經(jīng)濟發(fā)展、維護社會穩(wěn)定等方面具有十分重要的意義。當前社保檔案的社會化、全域化趨勢日益明顯，對社保檔案的管理，尤其是信息化建設(shè)提出了更高的要求。

一、進入新時代，社保檔案呈現(xiàn)新特點

黨的十八大以來，我國社會保障領(lǐng)域改革勇涉“深水區(qū)”，保障人群持續(xù)增加，保障水平逐年提升，以人民為中心的價值取向更加鮮明，十九大報告指出：“加強社會保障體系建設(shè)。按照兜底線、織密網(wǎng)、建機制的要求，全面建成覆蓋全民、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌、權(quán)責(zé)清晰、保障適度、可持續(xù)的多層次社會保障體系。”作為其中的一個子系統(tǒng)，社保檔案也呈現(xiàn)了許多新特點。

1.社會化程度越來越高。隨著覆蓋全民、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的社會保障體系的不斷推進，納入社保管理的人員眾多，幾乎涵蓋了各個行業(yè)和領(lǐng)域。每個領(lǐng)域的社保項目辦理的環(huán)節(jié)眾多，產(chǎn)生的檔案資料具有顯著的社會性且逐年增長。以鎮(zhèn)江市為例，2015—2017年三年間產(chǎn)生的各類檔案數(shù)量均有顯著提升（見表1）。僅就三類檔案來說，社會保險管理類檔案包括了參保單位等級材料、參保人員登記材料、社保個人賬戶管理材料、社會保險登記證管理材料、社會保險卡（證、手冊）管理材料、社會保險待遇領(lǐng)域資格服務(wù)材料、退休人員社會化管理服務(wù)材料以及異地安置登記材料和服務(wù)協(xié)議管理材料等九大類，這些檔案信息能否得到妥善、安全的管理，直接影響著群眾的切身利益、社會的穩(wěn)定乃至社保制度目標的實現(xiàn)；醫(yī)療保障類檔案包括了患者住院待遇核定材料、門診待遇核定材料，以及醫(yī)療保險基金支付年度匯總表等，反映了患者醫(yī)療保險的報銷情況，管理好這部分檔案，能夠及時掌握保險基金支付情況，為相關(guān)部門決策提供第一手參考資料；失業(yè)保險類檔案涵蓋失業(yè)人員名單及相關(guān)失業(yè)證明材料、失業(yè)金領(lǐng)取期限、待遇標準等材料，直接關(guān)系到失業(yè)人員的待遇保障、失業(yè)金的領(lǐng)取，是失業(yè)人員基本生活的重要保障。

2.全域化趨勢迅速形成。一是參保人員的流動性加大，社保檔案隨之產(chǎn)生跨區(qū)域形成、記錄、結(jié)轉(zhuǎn)等。二是跨區(qū)域利用非常頻繁，如跨區(qū)域診療會涉及多地醫(yī)療保險待遇的跨區(qū)域結(jié)算和信息資料的共享，辦理退休時，需要跨區(qū)域查詢其工作過的當?shù)厣绫n案證明材料等。三是社保資金跨區(qū)域轉(zhuǎn)移，社會保險業(yè)務(wù)的社會屬性決定其具有很強的跨區(qū)域的特點，中央需要將社保資金由經(jīng)濟發(fā)達、社保結(jié)余量大的省份調(diào)節(jié)至落后省份撥付，社保業(yè)務(wù)及其檔案工作因而不再是一省一市一縣的工作，全國范圍內(nèi)的聯(lián)動已呈迫在眉睫之勢。

3.海量化特點日益明顯。一是參保人員急劇增加。隨著《中華人民共和國社會保險法》等一系列法律、法規(guī)的出臺，通過社保擴面征繳等行政手段，再加上勞動者自身維權(quán)意識、用人單位法律意識的提高，參保人數(shù)呈逐年快速增長趨勢。據(jù)2016年統(tǒng)計數(shù)據(jù)，鎮(zhèn)江市區(qū)十年間參保人數(shù)增長逾13萬人次（見表2）。二是社會保險業(yè)務(wù)急劇增加，所涉及的領(lǐng)域包括養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷以及生育等所有社保經(jīng)辦機構(gòu)所辦理的業(yè)務(wù)。三是形成的檔案數(shù)量及其信息數(shù)據(jù)急劇增加。僅以鎮(zhèn)江人社檔案中心為例，截至2018年入庫上架社會保險管理類檔案就多達15000卷，醫(yī)療保障類檔案多達10000卷。尤其是隨著社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦深度、廣度的進一步拓展，社保檔案的種類、數(shù)量和信息數(shù)據(jù)也急劇增加。這些檔案信息涉及公民切身利益，至少需要保管50年以上，檔案數(shù)量形成快速增長趨勢，這對檔案信息的安全管理和長效管理提出了更高要求。四是社會各界對檔案利用率逐年提升。社保資料形成檔案后，后續(xù)必然會對檔案進行利用，以顯示社保資料的檔案價值，這種檔案價值的彰顯主要就是數(shù)據(jù)的查詢，以2018年為例，檔案中心向社會各界提供各類檔案利用服務(wù)18000余人次，電話咨詢服務(wù)近8000人次，且逐年遞增的趨勢十分明顯。

二、適應(yīng)新時代，社保檔案管理水平亟待提高

同快速發(fā)展的社保事業(yè)相比，社保檔案工作則顯得相對滯后。一是社保檔案管理制度建設(shè)不完善。雖然我國在社保業(yè)務(wù)開始后也頒布過一些關(guān)于社保方面的法律法規(guī)，但專門針對社保檔案管理方面的比較少，針對基層社保檔案室具體情況的、有指導(dǎo)意義和約束力的規(guī)范性文件就更少。社保經(jīng)辦機構(gòu)對業(yè)務(wù)經(jīng)辦的科室設(shè)置相對復(fù)雜，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦的過程中，均會產(chǎn)生不同類別不同性質(zhì)的社保檔案。由于檔案工作制度體系的欠缺，各科室各自為政，不能形成系統(tǒng)、規(guī)范、統(tǒng)一的社保檔案，不利于社保檔案的長期可持續(xù)健康發(fā)展。二是社保檔案管理工作水平參差不齊。拿鎮(zhèn)江市來說，各地對于檔案管理的重視程度不一，有些地方極為重視，人員充足，資金到位，社保檔案管理工作水平就較高；有的地方由于客觀條件的限制，人力物力均未到位，就造成該地區(qū)社保檔案管理工作的滯后，比如人員雖已參保，但社保檔案不能做到及時收集歸檔，不能及時提供憑證等，異地辦理保險業(yè)務(wù)成了參保人員的噩夢。三是社保檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待加強。良好的硬件條件，是社保檔案管理上水平的基礎(chǔ)和保障。目前，許多地方檔案庫房緊張、設(shè)施不完善、檔案信息化程度不高、查閱檔案手段原始、群眾利用不方便等，部分基層社保單位或一些偏遠山區(qū)的社保單位，依然采用傳統(tǒng)的手工記錄和保管方式，容易造成社保檔案的損壞，甚至丟失。四是社保檔案工作人員素質(zhì)有待提升。目前許多地方從事社保檔案管理的人員綜合素質(zhì)偏低，缺少專業(yè)知識背景和信息技術(shù)能力。有的地區(qū)社保單位認為檔案管理是較為簡單的工作，往往安排年齡較大、學(xué)歷較低的人員負責(zé)，這在很大程度上影響了社保檔案管理工作效率的提升。

三、面向新時代，以信息化為龍頭推進社保檔案管理的科學(xué)化、標準化、現(xiàn)代化

新時代社保檔案工作的特點和暴露出的問題，決定了社保檔案要盡快從各自為戰(zhàn)轉(zhuǎn)入全域聯(lián)動、從實體管理轉(zhuǎn)入信息管理、從檔案室管理轉(zhuǎn)入全過程管理，轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵是推進社保檔案的信息化建設(shè)。信息化是以現(xiàn)代計算機技術(shù)和通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，把信息形成、積累、匯總成數(shù)據(jù)庫，方便人們利用、考證等活動的綜合性技術(shù)。通過信息化，可以極大地提高社保檔案的科學(xué)化、標準化，順應(yīng)新時代特點和要求，有效克服諸多問題，為推動社保工作提供強有力的保障和支持。鎮(zhèn)江市已將社保檔案信息化納入政府投資項目，集中財力，推動民生工程實施，計劃用三年時間，從頂層設(shè)計進一步規(guī)范和推進社保檔案信息化建設(shè)。

1.建設(shè)規(guī)范的社保檔案數(shù)據(jù)庫。首先是加快向電子檔案的轉(zhuǎn)換進程。借助第三方專業(yè)機構(gòu)的力量盡快將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，實現(xiàn)社保檔案的完全數(shù)字化。其次，社保工作從登記到使用的各個環(huán)節(jié)要全面采用信息化技術(shù)，使新辦理的各項數(shù)據(jù)從形成端就實現(xiàn)數(shù)字化。第三，對電子檔案進行重新分類、編碼，分配給每個檔案一個條形碼或二維碼，將所有檔案信息匯入其中，形成檔案的全程條碼管理，方便查找檢索，提高查全率和查準率。

2.將檔案管理全面融入社保業(yè)務(wù)在線平臺建設(shè)。智慧社保、網(wǎng)上經(jīng)辦和自助服務(wù)是社保經(jīng)辦的趨勢，相應(yīng)地檔案信息化管理將成為新時代社保檔案管理的方向。要推進紙質(zhì)檔案與電子檔案、管理與服務(wù)的一體化進程。依托互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立智能化社保檔案信息管理平臺和社保檔案資源數(shù)據(jù)庫，使人們在網(wǎng)絡(luò)終端和移動客戶端辦理社保業(yè)務(wù)成為可能。在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)全域化管理和利用，不同地區(qū)、不同部門的檔案數(shù)據(jù)信息能夠共享，充分發(fā)揮社保檔案的社會價值。

3.加大技術(shù)應(yīng)用，確保社保檔案信息的安全。這是信息化建設(shè)的底線。隨著計算機、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用和社保檔案信息化水平的提升，許多非傳統(tǒng)的安全威脅也逐步浮出水面，如存儲介質(zhì)的損壞、信息的篡改和丟失、網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的破壞、公民個人隱私的泄漏和不規(guī)范的公布等等。我們當然不能因噎廢食，因害怕種種可能的問題而消極止步，而是要在發(fā)展中不斷完善。一方面，實現(xiàn)檔案雙軌制管理，統(tǒng)籌做好社會保險紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體的管理，使電子檔案作為科技進步和社會發(fā)展的重要產(chǎn)物，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相得益彰。另一方面，加大先進技術(shù)的應(yīng)用，通過“技防”來確保社保檔案的安全，如采用密鑰、身份認證、安全殺毒軟件、遠程實時備份等手段，確保社保檔案管理的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息等各個方面和各個環(huán)節(jié)的安全，維護社保檔案的真實、有效和完整。

4.不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。社保檔案管理的發(fā)展離不開高素質(zhì)的檔案管理人員。要將人員綜合素質(zhì)的提升作為關(guān)鍵，同步推進檔案管理隊伍建設(shè)和社保檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。要對管理實踐活動進行系統(tǒng)化分析、總結(jié)，優(yōu)化工作流程和檔案人員績效考核，針對目標、內(nèi)容、方法等對檔案管理人員進行不同層次考核，提高績效考核的準確性。要根據(jù)不同崗位和不同需求開展有針對性的培訓(xùn)，可以利用社保檔案管理系統(tǒng)平臺，定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社保檔案管理法規(guī)規(guī)范、理論知識、信息技術(shù)知識等，夯實檔案管理理論基礎(chǔ)。要開展責(zé)任意識、服務(wù)意識、廉政意識等主題教育活動，注重優(yōu)秀檔案管理人才的引進，優(yōu)化社保檔案管理人才結(jié)構(gòu)，使社保檔案管理有堅強的人才保障。