讓人怦然心動的商務旅行

林星華

雜亂無章的房間和繁瑣勞累的商務差旅聽上去是2件毫不相關的事，直到日本收納達人近藤麻理惠的出現，讓人們意識到它們之間的潛藏關聯。通過正確的方法整理收納，舍棄不需要的物品，無論多么怕麻煩的人，都能讓一個凌亂的房間變得讓人怦然心動。同樣，商務旅行也能技術創新、化繁為簡，變得井然有序、輕松愉快。

傳統的差旅方式迫使商旅人士在出發前進行繁雜的操作：多次手動檢索航班和酒店信息，再分別進行預訂，這個過程中還要反復輸入個人信息和預訂信息。終于將全部訂單整合在一起，但打印的紙質訂單并不能更改或實時提醒和更新。而這只是開始，更繁雜的事務接踵而來：出行前要遞交內部審批申請；行程中要記得收集并保管紙質票據；行程結束后，還要整理零散的票據再進行報銷申請。

現在，企業借助創新科技優化差旅與費用管理，圍繞以下3點開始實施，真正實現簡化商務旅行。

1.用智能APP預訂航班、酒店和用車。全程簡化差旅預定、報銷和發票管理的流程，旅行期間實時接收航班動態，當有更好座位時能及時收到提醒。在一個平臺上管理所有旅行計劃，并實時掌控行程變化和優惠更新。

2.去繁從簡的差旅管理。無論是商務差旅還是休閑旅行，系統通過一個平臺連接員工所有差旅賬戶和獎勵計劃，減少花費在機票預訂上的時間，完成流程的同時遵守公司政策。并且，公司還能自動掌握員工的位置信息，以便在需要時提供幫助。

3.報銷流程自動化。無需再費力保管和整理大量紙質票據，員工可以用手機拍攝收據并實時上傳，在旅途中自動提交電子票據。財務團隊也能查看所有渠道的預定信息，幫助其更高效地管理費用并滿足合規要求。

這些全新功能對千禧一代的商旅人士特別有吸引力，根據聯合國世界旅游組織（UNWTO）最新發布的《世界旅游晴雨表》數據顯示，預計到2020年亞洲千禧一代出國旅行支出將增加1.6倍，金額可達到3 400億美元。

創新解決方案的另一個好處是，員工在旅途中時，公司能自動掌握其行程信息，實現對員工人身安全的遠程保障。企業通過應用程序追蹤可能影響差旅的外界因素，比如天氣、區域動態、系統故障或其他風險，一旦出現問題，便能及時聯系到相關員工，在必要時提供專家支持。

目前像SAP Concur這樣的應用程序已能做到自動創建、排列和分類報銷申請中的各項費用，自動化提交酒店、餐廳和交通的電子票據，或將供應商的信息和收據直接傳到公司的費用報銷系統。除了實現無紙化以外，系統還能為公司差旅推薦綠色低碳的出行方式。例如，旅行者可以根據碳排放量選擇更環保的路線，租用節能車輛，選擇高速鐵路這樣的交通工具，以更好地支持節能減排。

除了打造理想的商旅體驗，SAP Concur移動應用還能顯著提高公司財務控制力和工作效率。財務團隊能查看到員工在所有渠道的差旅和費用信息，通過可視化數據清晰掌握全部支出，制定切實有效的合規制度并優化費用管理。另外，財務管理者可利用實時生成的財務報表，分析員工差旅需求，預判未來可能發生的的財務與業務挑戰，準確及時地把握機遇，預防潛在風險。

據統計，亞洲商務旅行的增長速度是世界其他地區的2倍，中國就是世界最大的商務旅行市場，隨著商旅需求的不斷上升，如何應用前沿技術讓員工從繁瑣的差旅行程和費用管理中解脫出來，是管理者應該重點考慮的議題。希望SAP Concur可以協助更多中國企業盡快實現智慧高效的差旅與費用管理，化繁為簡，讓員工盡情體驗財智商旅之美。