對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的思考

王艷霞

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案管理工作既是機遇也是挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，改變了檔案管理模式，提高了工作效率。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)社會發(fā)展，面對新形勢，要積極改革和創(chuàng)新檔案管理模式，大力提升檔案工作的信息化水平。本文主要探討在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)以及應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;企業(yè);檔案管理;策略

一、大數(shù)據(jù)的定義與特點

1.大數(shù)據(jù)的定義。近年來，人們越來越多的提及到大數(shù)據(jù)一詞，它被用來描述和定義信息爆炸時代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，并命名與之相關(guān)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)不僅用來描述大量的數(shù)據(jù)，還涵蓋了處理數(shù)據(jù)的速度。

2.大數(shù)據(jù)的特點。大數(shù)據(jù)主要有4個特點：Volume（大量），數(shù)據(jù)體量大;Variety（多樣），數(shù)據(jù)類型繁多;Velocity（高速），處理速度快;Value（價值），合理利用數(shù)據(jù)并對其進行正確、準(zhǔn)確的分析，將會帶來高價值回報，這是大數(shù)據(jù)的核心特征。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展對企業(yè)檔案管理工作的影響

1.有利于提升檔案工作效率。對于某些企業(yè)來說，目前檔案查詢還是人工的方式進行目錄檢索，實體利用主要還是以紙質(zhì)版的為主，這就存在一些弊端，當(dāng)需要去查閱一些資料的時候，因為人的精力有限，只能一點點的查閱，從每一張紙頭上獲取自己所需要的信息，大大的浪費了時間，而大數(shù)據(jù)可以把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，而且電腦會自動將檔案進行分類，那么在查找的時候就十分的方便和快捷，可以通過查詢幾個關(guān)鍵字就能把所需要的資料找出來，提升了檔案工作效率。

2.有利于檔案編研工作的開展。檔案編研工作對于開發(fā)檔案信息資源，做好檔案工作具有重要的意義，是檔案部門主動、系統(tǒng)、廣泛地開展提供利用服務(wù)的一種方式，也是提高檔案工作水平的一個重要途徑。但是在現(xiàn)實工作中，檔案工作者的主要工作內(nèi)容基本上是對檔案實體的管理，對檔案信息資源的開發(fā)很少或者根本沒有精力開展，檔案工作流程沒有實現(xiàn)閉環(huán)。造成目前這種局面，除了說檔案實體管理需要檔案工作者耗費很多時間外，還有是因為編研的特殊性，它是一項研究性的專門工作，需要對檔案內(nèi)容信息進行編輯、研究，而在編研的過程中，又需要調(diào)閱大量檔案，花費較大力氣對檔案內(nèi)容進行研究，檔案實體管理和信息開發(fā)貌似不可兼得，但是大數(shù)據(jù)的運用卻可以使兩者和諧統(tǒng)一，大數(shù)據(jù)的主要特點就是可以快速挖掘有價值的數(shù)據(jù)，通過分析預(yù)測來獲得價值，大數(shù)據(jù)可以輔助檔案工作者開展編研工作，比起傳統(tǒng)的工作方式，他們可以用相對較少的時間來獲得較多的有價值的信息，這十分有利于編研工作的進行。

3.檔案管理方式將會發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案管理的對象是紙質(zhì)檔案，工作重心停留在對檔案實體的歸檔、保存上，在主動提供利用上較為欠缺。從整個檔案工作流程上來看，收集是檔案管理的實際起點，整理是檔案管理工作的核心部分。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理從對紙質(zhì)檔案的管理，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷﹄娮訑?shù)據(jù)的管理，要求注重對檔案資源的整合，注重對檔案價值的挖掘開發(fā)，使檔案成為一種信息資源，檔案利用上從被動變?yōu)橹鲃樱尅叭罕娚倥芡龋瑪?shù)據(jù)多跑路”。檔案工作的內(nèi)容就表現(xiàn)為重收集、輕整理的特點，對數(shù)據(jù)的收集力度逐步加大，相對而言，整理在整個檔案工作流程中就顯得沒有像以前那么重要，這是管理對象的改變所帶來的變化。

4.對檔案工作的安全性提出了挑戰(zhàn)。與當(dāng)今信息化社會不相適應(yīng)的是信息安全問題，大數(shù)據(jù)主要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，網(wǎng)絡(luò)化給人們帶來便捷的同時也帶來了涉及隱私、保密的安全性問題。檔案工作作為一項重要的基礎(chǔ)工作，留存歷史、資政育人，尤其要重視它的安全工作，要把檔案安全作為整體安全的重要組成部分，確保檔案工作的利用安全、實體安全、信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全。既能夠充分利用大數(shù)據(jù)實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，又要實現(xiàn)檔案工作的安全運轉(zhuǎn)，是我們急需深入研究和解決的問題。

5.對檔案工作者的素質(zhì)要求更高。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生改變，從對紙質(zhì)檔案的管理，變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代化設(shè)備的使用，對于檔案工作者的素質(zhì)有了更高的要求。不僅要求具有檔案管理的專業(yè)知識，還要能夠接受新鮮事物、理念，擁有良好的創(chuàng)新能力和服務(wù)意識，要建設(shè)一支適應(yīng)新形勢新任務(wù)新要求的高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案干部隊伍。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的思路

1.著力加強檔案基礎(chǔ)工作。注重加強檔案資源建設(shè)，拓展各門類、各載體檔案收集途徑，重視數(shù)據(jù)收集，不僅全而且準(zhǔn)，任何微小的數(shù)據(jù)都可能產(chǎn)生不可思議的價值。要加大先進科技的引進、研究、應(yīng)用力度，探索更加科學(xué)有效的管理方法。要加大對館藏檔案的研究力度，挖掘數(shù)據(jù)背后的價值，做好編研，為現(xiàn)實工作提供有益的參考，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.把檔案系統(tǒng)納入整體信息化平臺，建立企業(yè)的大數(shù)據(jù)。企業(yè)要著重加強自己的大數(shù)據(jù)建設(shè)，把檔案工作納入整體工作部署，對檔案信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)等進行系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)整合，把檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)整體信息化建設(shè)的重要組成部分，不斷進行技術(shù)創(chuàng)新，將這些原本很難收集和使用的數(shù)據(jù)變得容易被利用，逐步為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多的價值。

3.科學(xué)合理利用相關(guān)技術(shù)手段。為了使電子文件能夠和紙質(zhì)文件有相同的法律效力和憑證作用，應(yīng)科學(xué)合理的運用相關(guān)技術(shù)手段。第一，簽名技術(shù)的應(yīng)用。目前，簽名技術(shù)主要包括光筆簽名和數(shù)字簽名。對于電子文件中的簽名，可以作為驗證電子文件原創(chuàng)性、真實性、完整性和安全性的重要依據(jù)。二是防篡改技術(shù)的應(yīng)用。如果數(shù)據(jù)設(shè)置為只讀模式，則用戶只能讀取信息，在使用時不能修改，從而提高檔案的信息安全性。第三，加密技術(shù)的應(yīng)用。通過加密技術(shù)的合理應(yīng)用，可以更好地保證某些涉密文件的保密屬性，是避免數(shù)據(jù)泄露的一種非常有效的方法，該技術(shù)的目的是利用數(shù)字手段，促進涉密信息的偽裝，以確保非法入侵者無法了解涉密信息的真實內(nèi)容，通常選擇雙鍵方式。加密技術(shù)的應(yīng)用可以合理地控制用戶的訪問權(quán)限，限制用戶在電子文件中的操作，使電子文件的管理達到理想的效果。

4.檔案信息的主動推送。一般來說，以前的檔案利用主要是由檔案工作者按照用戶的需要來提供服務(wù)，是一種被動的服務(wù)，而且檔案用戶大多時候都不會主動的去關(guān)注企業(yè)檔案的變動，即使后續(xù)新產(chǎn)生的檔案資料中有符合他們的使用需求，他們往往也不會及時知曉。公司發(fā)展的越來越大以后，檔案部門積累到的數(shù)據(jù)也隨之增多，例如檔案用戶的信息、檔案查詢的記錄、檔案的利用和申請等等，為了能夠更好的預(yù)知檔案用戶的需要，可以在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上建立一個分析模型，這能夠更快速的建立位置信息、檔案的歷史分布信息等。一方面來說，結(jié)合經(jīng)驗數(shù)據(jù)，檔案部門可以預(yù)測到使用者的潛在需求，而且歷史使用記錄的存在可以及時的給檔案用戶推送新的檔案信息。而另一方面來說，他還能夠?qū)⒑陀脩艄ぷ髀氊?zé)有關(guān)的檔案信息發(fā)送給用戶，這樣一來，傳統(tǒng)的被動服務(wù)就變成了主動服務(wù)。在進行信息數(shù)據(jù)的推送時，必須要全面的考慮到文件內(nèi)容是否安全，要符合企業(yè)對保密性文件的管理，而且只需要給出標(biāo)題和關(guān)鍵詞等重要的信息，而不是直接把電子文件推送到用戶手中，相應(yīng)的，我們應(yīng)該要完善相關(guān)關(guān)鍵信息，諸如標(biāo)題、主題詞、類別等。此外，我們還應(yīng)健全反饋機制，可以有效的評估和反饋用戶主動推送的信息是否具有實用性，還可以以此作為后續(xù)數(shù)據(jù)來源的基礎(chǔ)，更好的發(fā)展主動推送檔案數(shù)據(jù)信息這一功能。

5.改進企業(yè)管理內(nèi)部文件的流程。文件生命周期理論表明，檔案的前身和基礎(chǔ)是文件，所以我們要注重對文件的管理和前端控制，對流轉(zhuǎn)階段的文檔處理需要更加及時。筆者以固定投資建設(shè)項目的管理為例，在建設(shè)的過程中會出現(xiàn)許多文件，這些文件分別來源于相關(guān)的設(shè)計單位、施工單位和設(shè)備供應(yīng)商等，需要在規(guī)定的時間內(nèi)進行分發(fā)流轉(zhuǎn)。以前的操作是建立在管理程序的基礎(chǔ)之上，再由個人來進行部分分發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)。當(dāng)項目越來越多時，文件管理工作就變得更為嚴(yán)峻，很多文件都需要被分發(fā)流轉(zhuǎn)。當(dāng)信息化的水平越來越高時，隨之積累的數(shù)據(jù)也越來越多，而且同種類型項目的文件無論是在內(nèi)容和分發(fā)單位，還是在編碼規(guī)則上都保持了一致性，所以，把握好大數(shù)據(jù)預(yù)測的關(guān)鍵，建立一個可以進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的分析模型。這個模型可以根據(jù)文件的分發(fā)信息來進行分析和預(yù)測性流轉(zhuǎn)，從而有效的提升文件管理的效率。

6.增強檔案工作者的專業(yè)能力和知識儲備。在信息化檔案管理的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案信息化管理需要相關(guān)專業(yè)人員，企業(yè)應(yīng)加強對檔案工作者的繼續(xù)教育力度，定期設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，使其逐步掌握專業(yè)的檔案管理技能，充分認(rèn)識到自身職能的重要性，同時，更新檔案工作者的知識儲備也是必要的。目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，他們不僅限于一段時間內(nèi)的知識儲備，而是要不斷更新。通過加強企業(yè)檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，不斷學(xué)習(xí)和更新相關(guān)知識，可以有效、安全的開展企業(yè)檔案工作，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

7.建立完善相關(guān)制度規(guī)則，重視信息安全。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容和管理對象都發(fā)生了不同程度的改變，待歸檔數(shù)據(jù)來源繁雜，種類多樣，“如何歸、怎么歸、咋樣用”都是我們急需面對的問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立、完善符合自己實際情況的相關(guān)制度規(guī)則，優(yōu)化檔案工作流程，以制度作保障來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的駕馭。要重視信息安全，要對信息進行監(jiān)管，對于一些非常重要的檔案數(shù)據(jù)，可以直接上級進行把控，首要保證安全性。

四、結(jié)論

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代到來之際，企業(yè)開展檔案工作應(yīng)該著眼新的形勢和任務(wù)，順應(yīng)歷史潮流，適應(yīng)社會發(fā)展，針對產(chǎn)生的新問題新變革，完善應(yīng)對措施，落實安全保密和風(fēng)險防控工作責(zé)任，要著力提升檔案干部隊伍的專業(yè)化水平，為加快企業(yè)的發(fā)展做出檔案工作積極有效的貢獻。

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