事業單位檔案管理工作優化分析

孫品

摘 要：：社會的發展推動了事業檔案管理的發展與創新。事業單位檔案記錄著單位的發展過程，對事業單位的未來發展規劃具有重要價值。信息時代信息技術以及電子技術為檔案管理事業帶來了全新的方向。文章認為，為進一步優化事業單位的檔案管理工作，則必須對這些阻礙性因素進行解決，而在本文中將對事業單位檔案管理工作的優化發展進行全面分析，提出可行性的優化路徑。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；優化

一、當前事業單位檔案管理現狀分析

（一）事業單位管理者對檔案管理工作認識不足

事業單位管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費，單位管理者對檔案管理工作缺乏應用的重視，從而導致相關管理規劃制度欠缺實施力度，造成事業單位檔案管理工作實施的有效性相對缺乏。

（二）事業單位檔案管理工作缺乏信息化建設

隨著我國信息技術的發展，信息技術在我國各領域都被廣泛應用，然而，我國部分事業單位依然采用傳統管理方式，沒有將信息技術充分融入到管理工作中去，導致事業單位工作進度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業單位管理工作的反饋機制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價現象的出現，非常不利于當前事業單位檔案管理工作的順利開展。

（三）管理人員專業水平相對低下

我國事業單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經驗的，使事業單位服務管理工作能得到順利開展，對事業單位的發展起到一定促進作用，但有小部分管理人員的文化水平相對比較低，管理經驗比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點，相關單位面應該加強對管理人員進行專業培訓，提升事業單位整體素質水平。

二、加強檔案管理優化的有效措施

（一）建立完善的檔案管理制度

由于事業單位檔案管理工作內容比較復雜，工作量較大，企為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據性、規范性及權威性，對單位文件進行編制歸檔。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、以及本企業《項目檔案歸檔管理制度》等文執行，做到有跡可循，充分發揮檔案管理最大作用，促進事業單位檔案管理工作的順利開展。

（二）實施檔案管理一體化，加強檔案管理

由于事業單位檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到企業內部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實現企業檔案的安全管理。

（三）加大對檔案信息化建設的力度

單位必須加大對檔案信息化建設的力度，用低成本方式來實現檔案管理工作的具體運行，將網絡信息技術完美融合到事業單位檔案管理中，促進我國事業單位檔案管理工作的順利開展，為事業單位的全面發展打好基礎。

（四）將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強有力的法律依據、相關單位應該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭取主動權，加強檔案歸檔的完整性及準確性。

（五）提高檔案管理人員的素質水平，加強相關培訓

隨著我國經濟結構的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉變對檔案管理人員的自身素質水平提出了更高的要求。相關單位必須加強對相關人員的系統培訓，他們必須具備專業文化知識、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時還必須加強與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環節，隨時根據工作進度來調整工作流程。事業單位的檔案管理人員是事業單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質水平，努力順應時代的發展，才能真正促進我國事業單位的發展。

三、結束語

檔案管理工作對于事業單位來說至關重要，因此相關單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統籌規劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業單位檔案管理工作的效率。

參考文獻

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[2]李冬敏.新時期事業單位檔案管理工作探析[J]；黑龍江檔案；2014年02期

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（作者單位：山東省單縣發展和改革局）