對人事檔案信息化建設的認識和思考

于志良

人事檔案信息化是指在人事檔案管理中運用信息技術提高檔案工作的現代化水平。隨著信息技術產業的迅猛發展和信息網絡的廣泛應用，改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式，對經濟和社會的發展產生了深遠的影響。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應時代和社會發展的必然選擇，是加快檔案現代化管理的客觀要求，也是提高服務水平的唯一途徑。因此，人事檔案管理必須適應社會發展的要求，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，大力推進檔案信息化建設。

一、信息技術對人事檔案管理的作用

提高工作效率。人事管理工作是十分復雜繁瑣的例行性事務工作，其中大部分都是基于經驗的重復勞動，但又是人事管理中不可或缺的基本事務，需要占據人事管理人員的大量時間。人事檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日?，嵥榈氖聞罩薪饷摮鰜怼?/p>

實現檔案信息共享。傳統的人事檔案管理大多應用了EXCEL和一些相對比較簡單的數據庫，有些雖然建立了具有一定應用程序的管理系統和數據庫，但因各職能部門的信息在概念、范圍和內涵上各不相同，導致檔案信息資源共享困難。人事管理信息化建設可以完整地記錄所有干部職工的人事信息，可以更清楚地理順人事管理工作的各項流程，使得人事信息、業績考核 薪酬管理等各項模塊有機地統一起來，從而保持數據的一致性、完整性和實效性，實現檔案信息資源的高度共享。

促進檔案信息資源利用最大化。傳統的人事檔案信息大都是以紙質為載體的實物資源，不僅不便于攜帶，更不利于傳遞。實現人事管理信息化后，各種人事信息資源不再以實物的形式出現，而是以磁信號和數字信號的形式出現，這就極大地便利了傳輸和使用。而且應用各種功能齊全的人事管理軟件，還可以對現有人事信息資源進行分析整理，實現人事資源共享，為充分實現人事信息資源利用最大化提供可能。這樣，單位管理者能及時獲取更全面的檔案信息，得到更科學的依據，從而作出更合理的決策。

二、人事檔案信息化管理存在的主要問題

發展水平不均衡。目前，由于受傳統觀念的彩響，大多數對人事檔案的作用和功能在認識上還存在一定的偏差，對其作為一種社會資源開發利用認識不夠，這實際上也正是導致現代化技術運用和在這一領域得不到足夠重視的主要原因。由于各單位對人事檔案信息化建設工作重視的程度不一樣，投入的財力、物力及人力就有很大差別，所以就存在著人事檔案信息化發展水平不均衡的問題，使人事檔案在單位人事管理中無法發揮應有的作用。

基礎設施不配套。大多數單位的人事檔案是由組織、人事部門分管，為此經常沒有專用經費，即使有也很難做到專款專用。再加上檔案信息化需要以巨額資金投入為基礎，如果沒有資金作為啟動檔案信息化的前提條件，一切都無從談起。這筆資金對于多數單位來說負擔很重，由此造成檔案信息化所需的一些基礎設施不能配備齊全。然而軟硬件基礎設施又是檔案信息化建設過程中不可缺少的基本條件和基礎，這就給檔案信息化建設增加了一定難度。

缺乏系統、完整的理論和業務指導體系。在現階段，因為人事檔案信息化建設本身還處于探索與論證的階段，與真正的全面實施階段還有一定的距離，雖然檔案界與一些檔案事業機構從各自的角度對檔案信息化的發展方向以及實施模塊提出一些方案，但由于我國在這一領域的研究只是在最近幾年才熱起來，因而多少顯得有點先天不足，適合中國國情的理論研究相對比較薄弱。同時，如何能讓傳統的檔案管理方法與信息化管理做到很好的銜接，就要求我們要有一套完整的業務規范指導體系，使從事人事檔案信息化建設的工作人員有一個政策上的支持與方式方法的指導，但這兩樣目前還都缺乏，這就阻礙了信息化建設的步伐。

檔案數據庫建設缺乏完整統一性。建立人事檔案信息數據庫是信息化的關鍵。目前，人事檔案數據庫建設還存在諸多問題。一是數據庫的檔案信息量少，數據不完整，不準確，質量低下，影響了檔案數據庫的查全率和查準率。二是目前很多單位職稱評審是一個軟件，工資調整是一個軟件，人事檔案管理又是一個軟件，彼此不相兼容，數據庫通用性差，數據難以交換和共享，使信息化技術優越性不能得到充分的顯示。三是檔案信息數據庫應是一個動態的過程，但數據庫管理人員對檔案信息數據沒有及時修改補充，造成數據不能反映現實情況等等。

三、推進人事檔案管理信息化的措施

營造檔案管理信息化的良好氛圍。為保障檔案信息化建設的可持續發展，解決信息化建設過程中存在的問題，應該把檔案信息化建設列入政務信息化建設規劃中來，鼓勵管理人員科技創新，促進檔案科技項目的實踐應用人才培訓機制的建立，也是保證人事檔案信息化建設不可缺少的條件。

研發適行的人事檔案管理軟件。沒有信息化的操作平臺，談論檔案信息化建設只是空想。因此對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統的升級更新，建立一套完整的數據管理系統，是當務之急。檔案信息化管理系統首先要符合人事檔案管理的實際需要，其次要具備代碼管理、格式管理、系統維護、數據庫維護、信息維護、信息查詢、信息交換等功能。而在對干部人事檔案數據庫管理系統建設中，檔案信息數據庫的建設是主要核心，它集合了組織部門管理工作所需的全部數據，不僅能夠重復使用，提高數據庫的利用率，而且能夠消除重復數據收集，共享人才信息資源，實現多功能深層次的信息化服務。因此，一套科學合理的人事檔案信息系統，要能實現實用性和科學性的統一、技術安全性和管理安全性的統一、通用性和專用性統一。只有這樣，才能全面提高數據庫的質量，增加人事檔案信息系統的可信度和利用率，加快檔案信息化建設步伐。

加強信息溝通，實現資源共享。干部人事檔案信息資源的開發利用，不僅僅是檔案管理部門的職責，其他有關部門也與之息息相關。要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協調機制，加強組織和人事等部門在干部檔案材料形成、收集上的溝通協調，保證干部檔案材料形成規范、收集齊全和歸檔及時。干部人事檔案信息資源進行開發和利用的核心任務是信息資源的建設，重點是人員信息數據庫的建立。因此，應該組織需求人事信息的相關部門，集中人力、物力和財力，同心協力地建設好這個信息數據庫，確保檔案信息數據的完整、全面、系統和準確，實現資源的共享。

（作者單位：濰坊市濰城區檔案館）