加強教學(xué)檔案管理促進教務(wù)教學(xué)發(fā)展的路徑分析

劉軍華

摘 要：高職院校的教學(xué)檔案是高職教學(xué)過程中形成的有價值的各種形式的歷史記錄，對服務(wù)于高職實踐性強的教學(xué)特點發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。隨著社會發(fā)展以及整體教學(xué)質(zhì)量和需求的不斷提高，當(dāng)前我國高職院校教學(xué)檔案管理已不能完全適應(yīng)時代發(fā)展需求。本文分析了目前我國高職院校教學(xué)檔案管理存在的突出問題，提出新時代轉(zhuǎn)變高職教學(xué)檔案管理方式方法途徑，促進教務(wù)教學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;教務(wù)教學(xué);措施建議

隨著高等職業(yè)技術(shù)教育的蓬勃發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛運用，教學(xué)檔案對提高教學(xué)質(zhì)量的重要性日益明顯。院校檔案管理只有最大限度地提高檔案的利用效能，才能使高職院校教學(xué)檔案滿足院校發(fā)展、教務(wù)教學(xué)和教師專業(yè)發(fā)展的需求。

一、教學(xué)檔案管理對教務(wù)教學(xué)發(fā)展的作用分析

高職院校教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理和檔案管理的基礎(chǔ)性工作，直接服務(wù)于教務(wù)教學(xué)、教學(xué)研究、提高師資水平等各核心環(huán)節(jié)，隨著檔案材料的不斷豐富和信息化利用手段的完善，其作用越發(fā)重要和凸顯。

1.助力教育改革進入深化階段，促進其整體發(fā)展

目前，高職教育已經(jīng)進入全面深化改革階段，教師專業(yè)化發(fā)展、學(xué)生動手能力的提高是教學(xué)中的現(xiàn)實課題和目標(biāo)要求。教學(xué)檔案管理服務(wù)于教師專業(yè)化建設(shè)，其作用體現(xiàn)在：對有價值的教學(xué)歷史資料的運用，能夠引導(dǎo)、拓展教師教學(xué)思路，借鑒先進的治學(xué)教學(xué)理念、教育科研及實踐方法，進而推進教師專業(yè)化發(fā)展。實踐性是職業(yè)教育的突出特點也是基本要求，技術(shù)經(jīng)驗又是提高實踐技能的重要途徑，教學(xué)檔案在此路徑上可發(fā)揮接力作用，讓學(xué)生充分利用好技術(shù)發(fā)展領(lǐng)域已有的成果，從而促進能力提高，促進教學(xué)效果。

2.教學(xué)檔案資料的深化利用，提升師資能力

目前，高職教師隊伍的學(xué)術(shù)和教學(xué)水平在適應(yīng)以教學(xué)工作為中心的改革中不斷完善和提高，教學(xué)方法也在創(chuàng)新中得以發(fā)展和豐富。有此局面，教師整體素質(zhì)提高是主因，但也得益于教師通過運用豐富的教學(xué)檔案資源實現(xiàn)相互借鑒學(xué)習(xí)，拓寬思想維度，提高能力水平。檔案管理在此發(fā)揮了重要的交流平臺作用，教師們可利用教學(xué)檔案篩選有價值的教學(xué)資料，自覺借“他山之石”攻已之“玉”，在交流中繼承創(chuàng)新，逐步探索出更有效的教學(xué)方法。

3.促進教學(xué)規(guī)范化建設(shè)，提高管理水平

規(guī)范化的教學(xué)檔案管理能對教學(xué)工作進行階段性客觀總結(jié)歸納，通過統(tǒng)計分析，發(fā)揮動態(tài)反饋信息功能，促使教學(xué)措施進一步完善。教學(xué)檔案管理通過資料的歸檔與驗收，做到與教學(xué)各環(huán)節(jié)及時同步，實時反映出教學(xué)規(guī)范化建設(shè)存在的傾向性問題;資料的成套性又從整體和全局反映出教學(xué)態(tài)勢，有利于從宏觀上及時發(fā)現(xiàn)和克服教學(xué)管理不規(guī)范的環(huán)節(jié);教學(xué)科研檔案管理能更有效地掌控科研過程，發(fā)揮橫向聯(lián)合、縱向積累及促進成果轉(zhuǎn)化等作用。

二、教學(xué)檔案管理存在的突出問題

1.教學(xué)檔案管理的利用價值沒有得到應(yīng)有重視

教學(xué)檔案保存的目的就是為了滿足利用者需求。檔案管理的收集整理、鑒定保管、統(tǒng)計檢索等前置環(huán)節(jié)最終以其提供利用為終極價值。一是“重藏輕用”的傳統(tǒng)思想依然是限制教學(xué)檔案更好發(fā)揮作用的樊籬，很多院校從制度建設(shè)到管理人員崗位能力結(jié)構(gòu)要求，都反映出重視歸檔、忽視利用的傾向，對檔案的主動提供考慮得更少，甚至有的在檔案管理中以安全、保密等為理由，制定一些限制性措施，使檔案管理措施反而猶如一道壁壘，限制了檔案的利用。二是存在重文書檔案輕教學(xué)專業(yè)檔案傾向，導(dǎo)致檔案管理與教學(xué)質(zhì)量提升嚴(yán)重脫節(jié)，成為院校行政化管理服務(wù)部門。作為教學(xué)檔案的歸檔范圍，除了日常教學(xué)產(chǎn)生的行政性文書資料之外，應(yīng)當(dāng)高度重視專業(yè)建設(shè)資源的管理。充分進行科學(xué)調(diào)研，了解大家在專業(yè)課題和教學(xué)科研建設(shè)方面的利用需求，擴充教學(xué)檔案歸檔范圍，為教學(xué)、科研、學(xué)生管理等提供有效服務(wù)。

2.教學(xué)檔案管理缺乏制度性保障

教學(xué)檔案管理制度建設(shè)不系統(tǒng)、不健全，執(zhí)行規(guī)章制度不嚴(yán)謹，無章可循、行之無矩是檔案管理不規(guī)范的基礎(chǔ)性問題。高職院校一般發(fā)展時間相對較短，教學(xué)檔案材料來源多樣，亟需構(gòu)建完整的管理制度來保障。有的院校把教學(xué)檔案管理當(dāng)負擔(dān)，其部門處于邊緣地位，管理并未納入院校整體制度建設(shè)宏觀規(guī)劃，由檔案管理部門跳“獨角舞”;有的雖有一定的制度基礎(chǔ)，但執(zhí)行無監(jiān)督考評機制，教學(xué)檔案管理處于隨心所欲的散漫狀態(tài)，很多檔案材料應(yīng)藏不歸，藏而不整，甚至歸后遺失，給教學(xué)資源管理帶來極大損失。

3.檔案管理人員能力現(xiàn)狀不適應(yīng)檔案工作要求

高職院校教學(xué)檔案管理人員普遍存在半路出家，檔案業(yè)務(wù)理論底子薄，崗位素能不夠?qū)I(yè)等問題;相當(dāng)一部分人把檔案管理僅僅當(dāng)作收發(fā)性事務(wù)工作。同時，各高職院校缺乏對教學(xué)檔案管理工作的科學(xué)考核機制，致使某些檔案管理人員服務(wù)意識淡薄，工作質(zhì)量水平有待提高。此外，對現(xiàn)有崗位人員的在職系統(tǒng)性培訓(xùn)較少，管理水平始終在低層次徘徊。

4.教學(xué)檔案管理措施落后，信息技術(shù)應(yīng)用程度不高

檔案信息化是檔案工作的發(fā)展方向，也是提高檔案管理服務(wù)水平的重要途徑。受思想上重視不夠，經(jīng)費上投入不足，管理上要求不嚴(yán)，技術(shù)上保障不力等諸多因素影響，相當(dāng)多的院校在教學(xué)檔案管理中信息化水平不高，檔案資料電子化占比很小，檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工模式，信息化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用或沒建立，或剛起步，不適應(yīng)新媒體時代背景，跟不上檔案利用者需求。

三、實現(xiàn)高職教學(xué)檔案管理提質(zhì)增效的基本措施

1.狠抓規(guī)范化管理體系，拓寬教學(xué)檔案管理的主體范圍。教學(xué)檔案管理并非檔案管理部門一家之責(zé)，構(gòu)建完整的資源收集、保存和利用體系，橫向上需要高職院校各部門共同努力，縱向上需要納入院校綜合管理體系。一是要根據(jù)《檔案法》要求，制定相應(yīng)的管理制度，促進教學(xué)檔案管理步入規(guī)范化軌道。二是積極完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，加強檔案管理硬件建設(shè)，加大經(jīng)費投入，打造庫室面積達標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、服務(wù)便捷的管理環(huán)境。三是全面形成領(lǐng)導(dǎo)重視、部門負責(zé)、全員參與、各負其責(zé)、齊抓共管的良性工作氛圍;建立檔案管理監(jiān)督機制，堅持問題導(dǎo)向，加強定向督導(dǎo)，及時對教學(xué)檔案管理工作進行監(jiān)督。四是構(gòu)建科學(xué)的考核評價問責(zé)機制，將檔案工作納入年度考核內(nèi)容，把壓力和責(zé)任傳導(dǎo)到教學(xué)檔案的“主力軍”即高職院校各內(nèi)設(shè)機構(gòu)及二級學(xué)院等，督促其發(fā)揮既主抓主管又協(xié)抓協(xié)管的作用，將規(guī)范化歸檔工作作為先進評選的硬指標(biāo)，確保無障礙運行。

2.狠抓檔案資源的歸檔和利用，促進教學(xué)系統(tǒng)化建設(shè)。一是深度挖掘檔案資源，構(gòu)建涵蓋紙質(zhì)、實物、音像等多類型、多載體的檔案資源建設(shè)。按照誰經(jīng)辦誰歸檔的原則，通過事前提醒、事中跟進、事后督促等形式，力求從源頭上做到及時收集和管理。二是圍繞教學(xué)中心任務(wù)，充分發(fā)揮檔案獨特的服務(wù)功能。不斷完善檔案利用服務(wù)體系，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案利用四個方面全覆蓋，即：載體形式全覆蓋，時間跨度全覆蓋，服務(wù)領(lǐng)域全覆蓋，服務(wù)手段全覆蓋。三是根據(jù)利用者需求，逐步加大教學(xué)檔案主動提供利用的范圍領(lǐng)域和渠道途徑，規(guī)范開放歷史檔案的范圍和期限，通過檔案閱覽、外借、復(fù)制、證明等服務(wù)方式，充分發(fā)揮教學(xué)檔案對教學(xué)及管理的服務(wù)保障作用，最大限度滿足利用者需求。

3.狠抓檔案人才隊伍專業(yè)化建設(shè)。要切實重視教學(xué)檔案管理隊伍的穩(wěn)定和人才培養(yǎng)，為教學(xué)檔案工作可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。一要配齊配強檔案隊伍，高職院校要配備與工作量相匹配的專（兼）職檔案人員，搞好梯隊建設(shè)，重點選拔檔案專業(yè)、計算機專業(yè)人員充實到檔案隊伍，以適應(yīng)新形勢下檔案發(fā)展需要。二要重視檔案人員的繼續(xù)教育，以送出去學(xué)、引進來教、崗位上練的方式，不斷提升檔案人員業(yè)務(wù)能力水平，努力培養(yǎng)專家型檔案人才，充分發(fā)揮專家骨干的示范帶頭作用。三要激勵引導(dǎo)并重，不斷強化職業(yè)信仰，有針對性地搞好思想引導(dǎo)，對檔案人員的工作亮點，要及時給予肯定。同時，積極為檔案人員培訓(xùn)深造、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件，營造栓心留人的環(huán)境。

4.狠抓教學(xué)檔案信息化建設(shè)。圍繞實現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”目標(biāo)，緊抓各地智慧城市、智慧院校建設(shè)機遇，把檔案信息化建設(shè)納入整體規(guī)劃中來統(tǒng)籌推進，為教務(wù)教學(xué)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供大數(shù)據(jù)支持。一是積極開展庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，通過信息化建設(shè)和購買服務(wù)等措施，實施庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)字化成果掛接工作。二是開發(fā)或運用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在線歸檔、網(wǎng)上借閱、在線檢索、電子書生成、條碼管理、在線編研等多種功能。三是深入推動在線歸檔和網(wǎng)上借閱工作，運用網(wǎng)絡(luò)和專用軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)在線查找和借閱。四是要求相關(guān)部門和承辦人在線歸檔，錄入歸檔信息，上傳電子卷宗，打印帶條碼卷皮，實現(xiàn)電子文檔的在線歸檔。

四、結(jié)語

高職教學(xué)檔案管理工作是高職教育全局中的一項基礎(chǔ)性工程，對于教育教學(xué)水平提升和創(chuàng)新發(fā)展具有直接服務(wù)和驅(qū)動創(chuàng)新的功能作用。新時代，高職教學(xué)檔案工作要注重把握時代脈搏，突出在規(guī)范化管理體系、集約化開發(fā)利用、專職化隊伍建設(shè)、信息化運用等方面狠下功夫，推動高職教學(xué)檔案工作在高職教育改革發(fā)展中提質(zhì)增效。

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