PPT省時新技巧

顧偉

上班后就明白了，做PPT真的已經成為生活中的一部分，上班做下班做加班也在做。尤其是PPT里往往自帶了很多重復性操作，這就讓整個PPT制作起來極為耗時。

真正的PPT高手，往往不會這樣。他們會巧妙利用PPT里的很多批量化功能，甚至安裝一些插件，來專門完成這些費時費力又沒多少技術含量的操作，1分鐘的操作就頂別人的10分鐘！接下來就給大家介紹幾個。

批量加Logo

這項功能很多人都用過，其實就是幻燈片里的母版操作。何為“母版”？簡單理解就是模版的意思，可以在母版中任意添加背景，也可以將Logo添加到母版中作為裝飾。當后續幻燈片基于當前母版制作時，會自動加載上母版現存的所有元素。于是繁瑣的手工加Logo操作，就這樣借助母版一步完成了。

具體做法是：

1.點擊“視圖”→“幻燈片母版”進入母版視圖；

2.點擊“插入”→“圖片”將Logo添加到母版頁面中，并調整好位置及大小；

3.點擊“幻燈片母版”→“關閉母版視圖”返回正常編輯模式；

4.再次新建幻燈片時，會發現所有的幻燈片都被自動加上了Logo，且無需調整位置和大小。

PowerPoint的母版并非一張，而是由幾個不同等級的版面組成的。換言之，可以為首頁建立一種母版，也可以為空白頁建立另一種母版。而制作好的幻燈片，也可以點擊“開始”→“版式”快速更換母版樣式。

批量新建頁面

如何用最快方法建立幻燈片呢？右鍵“新建幻燈片”算一個，通過快捷鍵“Ctrl+M”也算一個。但是，這2個都不是最快的新建幻燈片方法。

具體做法是：

將光標放置到左側幻燈片導航欄中，點擊要插入新幻燈片的位置；連續地按下回車鍵。

批量更換字體

有時我們會下載到一些現成的模板，由于版權的問題，模版里的很多文字都要更改為無版權字體。更換字體并不是件很難的事，Ctrl+A全選，然后在字體框中直接點擊新字體即可，但很顯然，這個效率并不高。可以使用以下方法：

1.點擊“開始”→“替換”→“替換字體”；

2.在替換字體面板中，通過下拉菜單找到你要修改的字體，然后在“替換為”中為PPT挑選一個新字體；

3.點擊“替換”按鈕，所有的文字就這樣一鍵替換好了。

這個技巧還有一個優點，就是僅針對有爭議的字體做替換，而其他的開源字體則不受影響。

批量添加圖片

怎樣將一大堆圖片快速添加到PPT中，且每頁只有一張？很多人都曾遭遇過這個難題，看似簡單，可實際操作卻極為費時。這次所使用的，則是PPT里一項很小眾的功能———相冊。

具體做法是：

1.點擊“插入”→“圖像”→“相冊”→“新建相冊”；

2.在相冊面板中，點擊“文件/磁盤”挑選要添加的圖片；

3.在“相冊版式”菜單，選擇一種自己需要的相冊版式，比如一張一頁or幾張一頁；

4.點擊“創建”按鈕，片刻后圖片就自動插入好了。

批量設置動畫

動畫設計其實是個挺苦的活兒，因為真的很繁瑣。更郁悶的是做完一個后，發現后面還有二十多個在排隊，這心情也就“無與倫比”了。其實就像我們平時所用的格式刷一樣，在PowerPoint中也有一個專為動畫設計的“動畫刷”，能夠快速復制動畫設置。

具體做法是：

1.點擊一個已經設置好動畫的元素；

2.點擊“動畫”→“高級動畫”→“動畫刷”，和格式刷一樣，動畫刷也是單擊一下生效一次，雙擊一下永久生效；

3.接下來，一個個點擊要設置動畫的元素。怎么樣？是不是比以前快多了。

批量設置背景

這個技巧和前面介紹的幻燈片母版有些類似，在一些母版應用不方便的場景下，可以借助這個技巧快速設置背景。

具體做法是：

1.在幻燈片空白處右擊，選擇“設置背景格式”；

2.在“設置背景格式”面板點擊“純色填充”或者“圖片或紋理填充”，為當前幻燈片設置背景；

3.點擊“應用到全部”按鈕，這時當前背景就會自動應用到所有的幻燈片中了。

批量修改色彩

將別人PPT里的圖表復制過來，卻發現和自己的幻燈片色彩格格不入，怎樣快速調整呢？

具體做法是：

1.點擊“設計”→“變體”→“顏色”；

2.這里PowerPoint已經內置好了很多色彩方案，點擊一下，整個幻燈片便自動協調了。

批量設置切片時間

想讓PPT自動播放，就需要設置自動切片時間。和其他功能一樣，這里也有一個批量設置的小技巧。

具體做法是：

1.將光標定位到左側導航欄，Ctrl+A，全選所有幻燈片；

2.點擊“切換”→“計時”→“設置自動換片時間”，這時所有幻燈片就會按照既定的間隔，自動播放。

批量保存分頁圖

為幻燈片制作分頁圖，最笨的方法就是通過截屏軟件一頁頁截取。其實在PowerPoint中，還有一項更隱蔽的技巧，可以一鍵完成這一操作。

具體做法是：

1.點擊“文件”→“另存為”；

2.指定好分頁圖的名稱及保存路徑，然后將文件類型設置為“JPEG文件交換格式（*.jpg）”；

3.點擊“保存”后，PowerPoint會彈出一個提示框，點擊其中的“所有幻燈片”按鈕。稍等片刻，每一張分頁圖就會以JPG的形式直接保存在當前路徑。

其實這只是PowerPoint內置的幾個批量化技巧，有時在實際工作中，還會借助一些PPT插件，來完成一些更高難度的操作。希望今天介紹的這些方法能對大家有所幫助。