淺談信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

吳永杰

摘要：隨著信息技術的高速發展，現代企業工作中越來越多的運用到了這項技術，檔案管理工作也是一樣，逐步朝著信息化的方向邁進，在這樣的形勢之下，檔案管理的工作人員也要更新觀念，向著新的發展方向努力，加大對于檔案管理信息化的建設的支持力度。本文主要針對在信息時代飛速發展下檔案管理工作進程中存在的問題以及相應的對策，給出一些有參考價值的意見。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;信息化

引言：

檔案記錄著非常重要的國家、民族、以及個人的相關資料，社會人員可以在需要的時候進行相關信息的查閱，這對于一個國家的發展來說，是至關重要的一部分。隨著社會的不斷發展，檔案資料也越來越多，相關管理人員在整理時難度會越來越高，因此可以將檔案管理工作和信息化相結合，充分利用網絡技術和計算機技術，降低檔案管理的難度，提高檔案管理的便捷性，也為人們在進行查閱時提供便利。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）安全性與保密性不足

在這個信息化的大時代下，傳統的信息管理已經逐漸由人工管理轉向電子信息化管理，相對于傳統的管理方式，信息化管理讓檔案管理工作變得更加便捷，也更加透明。但是電子化檔案具有可更改性，一些不法分子會利用網絡漏洞對檔案進行隨意纂改，輕則導致原始信息的缺失，重則甚至會給人民的生命財產帶來重大的危害。

（二）軟件應用缺乏統一性

檔案管理是一項非常繁瑣的工作，需要工作人員細心并且耐心的進行整理和記錄，使得檔案能夠隨時更新以保證大眾的需求。然而在利用信息化進行管理的時候，檔案管理的相關應用軟件不能做到完全統一，不能高效便捷的進行同部門之間的共享，許多信息都只能表面化的由人工進行輸入，這在一定程度上反而加重了工作人員的工作量。

（三）人員操作標準化較低

檔案管理人員由于已經習慣了原有的一套操作流程，對于新興的檔案管理方式還有一定的陌生感。在進行信息化檔案管理的時候，可能會由于沒有統一的執行標準而操作失誤，導致檔案工作不能正常進行，因此目前檔案信息化管理在規范化、標準化操作方面還存在一定的滯后性。

二、信息時代檔案管理工作問題的對策

（一）加強軟件安全性建設

在信息時代下，網絡上充斥著各種各樣的數據，在檔案管理數據和其他數據混合在一起，而監管人員沒有做好管理的話，就會很容易被其他惡意數據竊取。因此要保證網絡數據的安全性和保密性，就一定要加強技術改進，做好平臺管理防范措施，建設起高質量的網絡運行平臺，并時時對其數據進行檢測和更新，保證數據庫的完整性和安全性。

例如：檔案管理工作人員現在需要將我國科研成果的相關資料記錄進數據庫當中，這些資料需要對外保密，只對相關工作人員開放。在對這些資料進行傳輸之前，一定要先檢測數據傳輸軟件運行是否正常，在這個過程中，工作人員可以聯系相關技術部門給予一定的支持，可以在運行過程中裝作黑客對軟件進行攻擊，查看是否還有運行漏洞。在檢測完畢之后，正式使用階段需要對軟件進行良好的維護，保證大數據的正常運轉。

（二）加強軟件應用的統一

檔案管理工作由于本身操作比較繁瑣，因此對于相關應用軟件的要求也相應較高，需要建立起一個完善的檔案管理應用體系，借助現代先進的數字化技術，實現文字資源遠距離的傳輸和共享，真正的實現檔案、文件的一體化管理，解放工作人員的雙手，方便大眾查閱。

例如現在需要將四大名著四本書相關資料進行上傳整理，如果我們的應用軟件可以實現共享資源，就可以減輕每位工作人員的工作量，可以規定每個工作人員負責上傳一本，最終將四個人整理的結果進行匯總即可。如果每個檔案管理工作室所應用的軟件都是統一的規格，那么全國的四大名著數據上傳就可以進行分享，只要由一個員工成功上傳，其他地區的員工也可以通過內部口令進行共享，不必再親自做一次資料整理。

（三）規范人員操作

信息時代的到來要求每位檔案管理人員熟悉現代化信息技術，在相關應用軟件的操作上也要統一規范標準操作，相關領導者一定要對此高度重視，不斷提高工作人員的綜合素質，我們的檔案管理工作才會越做越好。

例如檔案管理部門對員工統一進行“軟件操作”培訓，讓內部人員可以在平時的工作中運用到這些技能，提高他們的工作效率。比如首先可以讓內部員工去學習如何正確操作軟件，使其在工作中能最大程度的發揮軟件的效果和作用提高工作效率。隨后管理人員還可以設置一些學習考核，讓員工從心理上認識到軟件操作的重要性，并且管理層還可以設立獎罰措施來鼓勵員工學習，對于培訓成績較好的人員加以獎勵，而對于不配合培訓工作或者培訓態度散漫的則予以懲罰，以此來更好的推動檔案管理在信息時代下的高速發展。

三、結束語

檔案管理人員不僅要熟悉相關的管理知識，也要有高度的責任感和使命感，要有推動檔案工作不斷發展的信心和決心。在信息時代下，只有加強檔案管理和大數據的結合，建立完善安全的檔案管理信息庫，才能推動檔案管理事業更好發展，為人們正確決策提供合理的參考依據。

參考文獻：

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