機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

高志東

摘 ?要：檔案作為不可或缺的社會(huì)資源，尤其是機(jī)關(guān)的檔案資料，記載了工作、公關(guān)等活動(dòng)詳情，這是今后開展工作的重要依據(jù)。因而，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，是每個(gè)檔案管理工作者的重要責(zé)任和義務(wù)。但是現(xiàn)階段我國的檔案管理工作，還存在許多的問題，需要檔案管理工作者高度重視，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并積極改進(jìn)，進(jìn)而提高管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理;問題;對(duì)策

在如今時(shí)代，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作尤為關(guān)鍵，這關(guān)系著檔案資源信息的有效利用，同時(shí)對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要的影響。只有加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，才能更好地滿足機(jī)關(guān)檔案管理工作的要求，避免一些不必要問題的發(fā)生，進(jìn)而為工作人員提供科學(xué)的決策，惠及民生。

1機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

1.1軟硬件設(shè)施缺乏

軟硬件設(shè)施缺乏是機(jī)關(guān)檔案管理工作中的問題之一。眾所周知，在機(jī)關(guān)檔案管理的過程中，往往需要先進(jìn)設(shè)備以及設(shè)施的支持，這對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平具有很大的影響。只有設(shè)備設(shè)施健全，才能更好地滿足機(jī)關(guān)檔案管理工作的需要，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。然而，在實(shí)際管理過程中，各個(gè)機(jī)關(guān)單位比較缺乏檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，資金投入力度也明顯不足，使得計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備的配置都難以齊全，不能很好地完成機(jī)關(guān)檔案管理工作，對(duì)于資料的安全性也難以保障。

1.2機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平有待提高

機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平較低也是檔案管理中的問題。科技時(shí)代對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作也提出了更高的要求，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用就顯得尤為關(guān)鍵。但是，在實(shí)際管理的過程中，很多機(jī)關(guān)單位不能合理利用信息化技術(shù)，機(jī)關(guān)檔案的信息化管理水平一直得不到有效的提升，而且缺乏相關(guān)的數(shù)字化檔案管理機(jī)制等，這都難以充分地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。

1.3檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

在機(jī)關(guān)檔案管理過程中，除了存在以上問題外，管理者的素質(zhì)問題也比較明顯，大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案管理者的綜合素質(zhì)都較低，思想認(rèn)識(shí)方面也存在問題，容易陷入檔案管理比較輕松簡單的思想誤區(qū)，難以認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)于自身職責(zé)也難以明確。另外，有些管理者的專業(yè)水平較低，不懂得加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，操作方面存在失誤等問題，這都不利于機(jī)關(guān)檔案管理工作的有效開展。

2提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的有效措施

2.1完善檔案管理制度

完善機(jī)關(guān)檔案的制度建設(shè)，是提高管理工作的基礎(chǔ)。完善機(jī)關(guān)檔案的管理工作，首先，要根據(jù)各行政機(jī)關(guān)之特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行收集、歸類、整理、歸檔、保存以及調(diào)閱、利用等相關(guān)工作，對(duì)其制定出相應(yīng)的管理制度，尤其是檔案資料的流程處理、應(yīng)歸檔的范圍介定，可管的年限、分類別項(xiàng)以及資料安全等，相關(guān)工作的管理規(guī)定進(jìn)行細(xì)化。其次，有序開展機(jī)關(guān)檔案管理工作，必須在管理質(zhì)量、控制措施方面嚴(yán)加管控，運(yùn)用目標(biāo)化管理方式提高其管理水平。

2.2提高檔案管理業(yè)務(wù)水平

把檔案進(jìn)行收集之后，再整理、歸檔，這是機(jī)關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是工作之重點(diǎn)，把這些工作進(jìn)行細(xì)化，方便檔案的查詢及利用。首先，要先明確內(nèi)部檔案資料需要?dú)w檔的范圍和需要保管的時(shí)間，在歸檔時(shí)確保檔案資料的完整性，在整理檔案的過程中，要把文書檔案與電子檔案同步進(jìn)行保存。其次，要做到立卷和組卷的規(guī)范性、科學(xué)性，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類編目，把檔案的題名、歸檔、保存年限、編輯文號(hào)、排列序號(hào)等進(jìn)行規(guī)定。最后要確保檔案資料的安全性，所有的檔案都要進(jìn)行加密保管，提高保管的安全性。

2.3加強(qiáng)檔案利用率

檔案管理主要是為了方便使用，進(jìn)一擴(kuò)大檔案信息的公開范圍，把與政務(wù)信息不相干的非機(jī)要保密檔案，進(jìn)行最大限度的公開化，鼓勵(lì)社會(huì)大眾借閱、使用相關(guān)資源。其次，注重檔案資料的編輯、研究工作，把機(jī)關(guān)檔案中的信息資源進(jìn)行深度挖掘，把資料內(nèi)容與大眾需求相結(jié)合，對(duì)此進(jìn)行專題編研，為社會(huì)大眾、機(jī)關(guān)工作、業(yè)務(wù)需求等提供全面的參考。

2.4加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作人員來說，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)首先要加大人力資源的投入，人力資源配備充足是管理之基礎(chǔ)。加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，對(duì)業(yè)務(wù)能力、管理能力以及服務(wù)能力等各個(gè)方面展開全方面的培訓(xùn)工作，通過對(duì)基礎(chǔ)理論、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)等各個(gè)方面的提升，完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)全能型的管理人員，是機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)完善的有效途徑。

2.5提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

要想真正加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，還需要有關(guān)機(jī)關(guān)部門能夠注意提高檔案管理者的綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)該加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的教育工作，提高他們的思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作。其次，還應(yīng)該注意擴(kuò)展一些先進(jìn)管理手段，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使得他們的專業(yè)能力有所提高，滿足實(shí)際檔案管理工作的要求，進(jìn)而真正提高機(jī)關(guān)檔案信息的服務(wù)質(zhì)量。

2.6注重檔案信息化建設(shè)

為了進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，還需要有關(guān)人員能夠注重加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，尤其在科技發(fā)展時(shí)代，更需要各個(gè)機(jī)關(guān)部門能夠做好檔案的信息化管理工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)就是比較常見的信息技術(shù)之一，通過加強(qiáng)這類信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，跟上時(shí)代發(fā)展的要求。所以，有關(guān)機(jī)關(guān)部門應(yīng)該注意加強(qiáng)這類信息技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用，同時(shí)還要制定相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案分類、歸檔的自動(dòng)化，保障檔案資料的安全。

3結(jié)論

事實(shí)上，在機(jī)關(guān)單位履行部門職責(zé)的過程中，檔案管理工作起著極為關(guān)鍵的作用，通過加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的管理，能夠更好地引導(dǎo)社會(huì)的發(fā)展，提高機(jī)關(guān)部門的服務(wù)質(zhì)量等。所以，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作尤為關(guān)鍵。而如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作就成了有關(guān)人員關(guān)心的問題，這就要求檔案管理人員能夠?qū)τ谧约旱墓ぷ髡J(rèn)真負(fù)責(zé)，針對(duì)其中的問題采取一些舉措，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用，提高機(jī)關(guān)檔案服務(wù)工作的質(zhì)量，更好地促進(jìn)社會(huì)的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

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