國有企業信息化建設中無紙化辦公實踐研究

崔青

摘 要：在國有企業的轉型升級中，信息化建設工作是一項十分重要的內容。通過信息化建設不僅可以提高國有企業內部的溝通效率，同時也可以使企業能夠更好地與外部市場對接，有效抓住市場機遇，幫助企業在市場環境中占據有利地位。本文圍繞國有企業信息化建設中無紙化辦公的相關議題進行了探討，概述了信息化建設中推進無紙化辦公的重要意義，梳理了國有企業信息化建設無紙化辦公的目標和原則，論述了國有企業信息化建設中無紙化辦公的應用實踐，旨在不斷提升我國國有企業信息化建設的質量，加快實現企業的轉型升級。

關鍵詞：國有企業;信息化建設;無紙化辦公

1 引言

隨著時代進程的日益加快，市場環境變化速度也越來越快。在新的形勢下，如何跟上時代的步伐，借助科學技術的力量來加快提升國有企業的運營效率是國有企業在轉型升級中的一項重要工作內容。從整個社會信息化的發展變化來看，目前信息化已經進入了3.0時代，逐步由過去單個部門的單系統應用，走到連接各個信息孤島形成越來越綜合的信息化體系，進而以大數據技術、云計算技術等新型信息技術來建立企業的信息資源庫，為企業更好地面對市場環境變化奠定有利的基礎條件。

2 信息化建設中推進無紙化辦公的重要意義

在國有企業的信息哈建設中推進無紙化辦公具有不容忽視的意義。

首先，無紙化辦公能夠為企業節約資金和空間。相對于傳統的紙質辦公模式，無紙化辦公模式不僅減少了設備和耗材的使用量，同時也減少了物資設備存儲的空間，因而可以有效節約資金和空間，對于國有企業在新時期內綠色環保、節能降耗以及成本控制等多項目標的實現有著積極的助推作用。

其次，無紙化辦公能夠提高企業的生產經營效率。在國有企業的生產經營過程中，無論是生產建設，還是后續服務都需要在盡可能短的時間內采集到或發送出準確的信息，從而為各項決策的制定和實施奠定基礎。而利用無紙化辦公模式可以有效縮減文件的審批時間，同時也避免了重復性工作，因而可以有效節約人力成本，提高信息的準確性和時效性，大大提升企業的生產經營和服務效率。

其三，無紙化辦公能夠提高企業內部資源的整合利用率。無紙化辦公模式采用了統一的辦公標準，因而可以有效消除各業務環節或各業務部門流之間的溝通屏障和阻力，同時也為企業領導層和基層員工之間架起了更為便捷的溝通渠道和橋梁，因而十分有利于企業內部資源的整合，提升資源利用率，并激發出企業內部更多的創新因子，推動企業健康發展。

3 國有企業信息化建設無紙化辦公的目標與原則

在國有企業信息化建設中應根據企業的實際情況來確立無紙化辦公的建設目標以及制定出無紙化辦公建設過程中需要遵循的原則。

其建設目標主要有三點：

一是實現辦公時間和空間的多元化靈活化目標，以滿足企業生產經營效率的需求;

二是實現企業內部信息資源共享，減少工作重復性，提高資源的整合利用率;

三是實現企業內部和外部市場信息數據的有效對接，加快建立和完善企業的信息數據庫，更好地把握市場環境動態變化。

所遵循的原則有如下幾點：

一是無紙化辦公系統軟硬件的先進性和實用性。根據信息化時代3.0的特征，結合國有企業自身的信息化建設實際情況，合理選擇和購置無紙化辦公系統的硬件和軟件，使其具有先進性和實用性。

二是無紙化辦公系統運維的安全性和穩定性。在無紙化辦公模式的建立過程中，對于信息數據采集、整編、傳輸以及存儲等環節的安全性和穩定性應采取科學完善的制度及措施來予以保障，避免企業內部的重要信息和資料丟失或泄露。

三是無紙化辦公系統的靈活性和開放性。外部市場環境中的客戶、伙伴等企業信息化程度各有差異，因而為了更好地具有外部市場環境的兼容性，企業的無紙化辦公系統應具有一定的靈活性和開放性，尤其是在軟件方面應盡可能地適應多種類型的軟件，實現企業內外辦公業務的高效對接，提高辦公效率。

4 國有企業信息化建設中無紙化辦公的應用實踐

（一）OA系統軟件的應用

OA系統軟件是一種應用越來越廣泛的辦公自動化系統軟件，隨著信息化技術的快速發展，目前該系統已經在內容的深度和廣度方面有了很多的進步和應用性能的提升，成為很多企業不可或缺的信息化應用系統。借助OA系統軟件，企業無紙化辦公大大提升了工作效率，同時還可以滿足多人同時在線的應用場景、通過支持文件備份、密碼策略以及權限控制等措施來避免信息數據的丟失、泄漏及損壞，因而在應用的穩定性和可靠性、安全性和保密性方面都有著較好的表現。

（二）可視化技術應用

由于信息時代的數據特征不僅在于數據量大，還在于數據信息的生產及傳輸速度也在加快，因而僅僅憑借人工有限的數據處理能力是遠遠無法滿足企業和市場的發展需求的。可視化技術應用為企業信息化建設目標的加快實現提供了更多的可能性。在互聯網基礎條件下采用可視化技術能夠實現遠程的信息采集，如視頻會議、現場監控等，解決了無紙化辦公模式中時空受限、人員配備等方面的問題，大大提升了企業的工作效率。

5 結語

以本人近幾年基層項目工作實踐為例，自2013年參建包茂高速以來，公司加快了內部信息化建設的進程，自上而下大力推進無紙化辦公。從OA辦公系統、PM系統、久其財務共享系統、寶利通視頻會議軟件系統（逐步轉變為遠程可視化系統）等新技術的應用，逐步實現了由線下辦公到線上線下并行再到完全無紙化辦公的目標。目前公司大多數業務已實現借助移動終端設備進行隨時隨地審核辦理等，大大提升了基層業務部門的工作效率，節約了更多的時間和精力能夠更好地投身于項目生產建設當中。

參考文獻

[1]我院無紙化辦公的可行性探索，解勤華，《東方企業文化》，2012，9（22）

[2]低碳經濟下高效無紙化辦公模式研究，馬珍杰，韓國元，《現代經濟信息》，2012，7（20）

[3]無紙化辦公環境下高效檔案信息化建設，方雪垠，鐘文麗，王華，《國防科技》，2012，8（5）

[4]淺談無紙化辦公信息化建設，魏常青，《電子世界》，2014，3（12）

[5]電子政務原理，姚國章，北京：北京大學出版社，2005

（作者單位：中鐵二十局集團第六工程有限公司）