SAP Concur: 2019年差旅和費用管理領域的六大看點

林星華

在全球化和數字化成為經濟發展關鍵詞的當下，中國企業需要更加敏捷地推動自身的管理創新和業務創新以應對海內外瞬息萬變的市場趨勢。能否在從容應對跨國業務相關法規和政策的基礎上，推動企業數字化轉型，進而提升企業運營效率和員工效率，降低總體成本，已經成為中國企業在全球舞臺上贏得競爭的重要因素。

作為企業最首要的可控成本之一，全球化和數字化背景下的差旅和費用管理亟待得到更好的優化和調整。2019年，在全球差旅與費用管理領域擁有25年成功經驗的SAP Concur認為，企業需要關注六大要點，從而緊密把握未來發展趨勢。

機器學習技術逐步落地

身處大數據時代，如何搜集、整理財務相關數據，并細化數據的顆粒度，進行提煉和挖掘，更好地指導企業業務的發展，是當今財務管理者需要考慮的重要問題。目前，中國大多數企業在費用管理上依然停留在手動階段，SAP Concur聯合國際數據公司（IDC）發布的《中國智慧費用管理行業報告》顯示，53 %的受訪者認為孤立的信息系統和信息孤島使得財務數據難以實現統一，如果財務人員可以掌握機器學習的處理能力，就會獲取獨一無二的由數據驅動的洞察力，其帶來的收益遠超自動化的價值。

2019年，越來越多的企業開始嘗試使用機器學習技術取代傳統的光學識別技術，不只是從圖片中提取文字，同時為字母和數字提供語境，并判斷其準確性。利用機器學習的算法，以人力所不能及的方式處理海量數據（即大數據），從而使企業能夠以前所未有的規模和速度來分析和審計開支。展望未來，憑借在海量數據中做到實時識別和異常內容檢測的機器學習能力，企業在改進業務流程、降低成本和保障合規性等方面，將獲得前所未有的洞察力和靈活性。

CFO與CIO的合作更加緊密

雖然CFO和CIO的企業角色不同，但是在數字化轉型的驅動下，二者會加強財務和IT部門的緊密合作，以進一步提高效率、節約成本并支持業務發展。SAP Concur曾與Forrester咨詢公司共同調研，報告顯示超過70 %的財務管理人員正在或計劃將云計算等IT技術應用到差旅和費用管理系統，這也是其推動財務數字化轉型的重要步驟之一。CIO在新的一年希望公司增加IT預算，提供更多投資以支持包括云部署、人工智能和機器學習在內的自動化技術項目，這就離不開CFO在預算決策上的平衡和協助。

2019年，隨著財務部門的現金流管理和其他日常任務越來越自動化，CFO將更深入地參與數字化業務并成為科技創新的驅動者。同樣，隨著企業對于保護數據隱私的重視性逐步攀升，CIO將更緊密地與財務部門合作，提供可靠有力的技術支持，為財務的各項數據安全和數據隱私保駕護航。

數據隱私保護愈加重要

歐盟的《通用數據保護條例》（簡稱GDPR）已經成為企業在歐洲業務發展必須遵守的法規。針對數據安全問題，該條例有權對違法企業處以高達2 000萬歐元或者全球營收4 %（二者取其大）的巨額罰款。這無疑從根本上改變了全球企業處理用戶個人數據的方式，并影響到歐盟的企業及與歐盟有業務來往的企業運營。任何存儲或處理歐盟國家內有關歐盟公民個人信息的公司，即使在歐盟境內沒有業務存在，也須遵守該條例。而中國涉及歐洲業務的諸多企業，已經被自動納入到GDPR的管轄范圍，應提前做好預案。

目前，許多中國企業還相對缺乏GDPR合規意識，甚至不了解GDPR是否適用于自身。如果中國企業在出海過程中不進行個人數據隱私的合規管理，將可能合作受阻、甚至損失慘重。因此，有出海需求的中國企業在2019年會更加需要一個可保護員工數據隱私的費用管理系統，通過增強的數據安全保護以及限制數據訪問權限等多重功能，滿足保護個人數據隱私的技術需求。SAP Concur始終致力于遵守包括GDPR在內的相關法律法規，并承諾通過其產品和服務使其企業用戶順利遵守GDPR要求，確保合規性。

商旅生態系統不再是空中樓閣

如今，機票和酒店的預訂成本和效率成為企業內一項越來越突出的問題。根據一份研究報告，接近一半的商旅人士每月需要花費30～60分鐘的時間來完成機票、火車票和酒店預定，而18%的人則需要花費1～2個小時不等。

在2019年，越來越多的企業會下定決心采用涵蓋商旅生態系統的自動化差旅和費用管理解決方案，從而讓行程預訂的流程更簡單，提高員工生產力，并讓財務管理者更好地進行費用管理跟蹤和分析管理。具體而言，基于商旅生態系統，出差員工不再需要進行大量的機票和酒店搜索；經理無需再根據員工的差旅歷史記錄來批準其出差和費用申請。同時，一個優質的系統還可幫助企業自動區分商務和休閑旅行的費用，確保差旅費用的合規性并加強成本控制。SAP Concur針對中國市場打造了包括微信、攜程和滴滴出行等眾多本土商旅服務商的開放式平臺，在國際市場則打造了以Concur TripLink為核心的、集成了多家航空公司、住宿和地面交通供應商的海外差旅生態系統，從而幫助企業員工在國內外的差旅過程中都能享受無縫的便捷體驗，為企業實現切實的員工關懷。

把握全球稅務政策尤為關鍵

面對經濟全球化的市場趨勢，每個國家對入境長期工作的外籍人員采取不同的工作簽證和跨境稅收規則，這給開展跨國業務的中國企業帶來了更多挑戰。因為跨國家的長期工作簽證和跨境稅收的政策不同，如果公司無視這個問題，可能會對員工個人和公司造成巨大的稅務負擔。最糟糕的情況是公司還可能因違反簽證規定而面臨巨額罰款，造成金錢和信譽的雙重損失。另一方面，企業如果掌握員工海外差旅的跨境增值稅退稅的能力，也將獲得可觀的退稅收益。

毫無疑問，在2019年，中國企業要比以往任何時候都需要更智慧地應對跨境工資稅、增值稅退稅等復雜性問題。SAP Concur在自有的差旅生態系統中集成了全球領先的增值稅退稅企業VAT IT，可以提供專業的退稅可行性分析，編制退稅申索資料并將其提交給相關的稅務機關。同時，借助全球25年的經驗和成熟穩定的云架構系統，SAP Concur可支持多語言，并熟知多國稅務政策要求，全面滿足中國企業進行全球差旅和費用管控的需求。

女性差旅安全得到更多重視

據統計，女性出差者占所有商務旅行者的40 %以上，而且該數字還在持續增長中。商旅專家們一致認為，女性出差者相較于男性，在旅行中面臨更高的風險，然而大多企業并沒有意識到這個問題。最近的全球商務旅行協會（GBTA）報告指出，僅有18 %的公司在其商旅安全政策中專門強調了女性出差者的安全需求。因為存在潛在的風險，女性員工在出差的時候其實也缺乏安全感，繼而影響其工作生產力和生活幸福感。

進入2019年，越來越多的企業開始重視在商旅安全政策中優先說明并強調女性出差者的困擾，從而履行對員工的關懷責任。同時，女性員工也主動要求公司優先關照她們，而這將成為企業人才保留與員工關懷成功與否的一個重要指標。

未雨綢繆早當先，居安思危謀長遠。在這個千帆競發、百舸爭流的時代，企業不僅要實現自身業務升級去應對激烈的市場競爭，還要周全地在差旅和費用管理方面多維度、多視角的全面布局。具有現代思維的企業管理者，不僅要關注更具便捷性和洞察力的差旅生態系統和基于大數據的機器學習技術，還要全面熟知國際市場的數據安全法規和跨境稅費政策，以及細致地考慮員工滿意度和履行員工關懷責任，這樣才能真正將高效的差旅和費用管理落到實處，進而在日趨激烈的國際競爭中占據更有利的位置。