芻議大數據時代下人社局辦公室文書檔案的管理和利用

王曉鋒

摘要：文書檔案是社會發展歷程的記載，客觀反映7問題的處理過程、規范管理及科學決策的實施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術性與服務型的工作。本文主要分析了文書檔案的管理特點和存在問題，并提出改進措施。

關鍵詞：文書檔案 檔案管理 問題 措施

1 文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。

1.2文書檔案載體多樣，內容豐富

作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備丁多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

1.3文檔工作一體化

文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。

2提高文書檔案管理人員素質

常言道：“好馬要配好鞍”，文書檔案管理工作固然重要，文書檔案管理工作需要配備業務技術強、政治思想好、綜合素質硬的固定管理人員，選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志或黨性較強的其他工作人員負責文書檔案工作。同時，文書檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為人社局領導正確決策提供可靠依據，為業務發展、科研提供依據，為人社局的精神文明建設和發展建設服務。要做到這些，光要有愛崗敬業、耐心細致的工作態度還不夠，還必須系統學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等系列法律法規，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養和自身素質修養。

（一）加強知識修養。現代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業基礎知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識，可充分利用各級組織的檔案法規培訓、繼續教育、網絡教育和個人自學等手段進行檔案業務知識的學習，也要自覺地、全面地加強知識修養，拓寬知識面，學習新技術和相關領域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供精準的、豐富的、真實的具有較高價值的原始資料，努力讓由自己經手、處理的文字材料，形成具有較高水平和利用價值的文書檔案。

（二）加強技能修養。檔案是一門專業性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用、進行編研等都有一整套的完整理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計算機理論知識和操作技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優質的服務。

（三）加強職業修養。文書檔案人員直接管理和掌握著文書檔案內容，了解人社局文書檔案的秘密，因此，必須要求檔案管理人員具備過硬的職業素質，較強的責任心、事業心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹的工作作風，使由自己經手的事件件件有頭有尾，手續清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。

（四）力口強政治修養。文書檔案管理工作是一項復雜且細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統計、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養和過硬的政治素質，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。

3強化文書檔案質量管理

（一）嚴格執行檔案管理標準。文書檔案管理員要通過認真學習歸檔文件整理操作規范，按要求建立案卷目錄和統計臺賬，以科學的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用。結合人社局實際，擬定相應工作計劃和制度，采取強有力的有效措施，規范檔案管理工作。

（二）加強檔案管理業務指導。文書檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學習和業務培訓外，還應經常到各科室對兼職檔案管理人員進行業務指導，通過邊學習、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓學習，不斷提高人社局文書檔案管理質量。要突出重點，規范文書檔案行文和移交管理。指導各科室認真按文書檔案規范行文，各科室、各部門文書檔案移交時應嚴把質量關。按照有關標準對上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。

（三）加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規定查閱權限和程序，由專人負責認真做好查閱記錄，做好保密性工作，掌握調控好文書檔案室溫濕度，做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲蛀等安全管理工作，真正為檔案管理工作上一把“安全鎖”。

4加強文書檔案開發利用

（一）認真編撰檔案信息資料。辦公室文書檔案看似簡單，但文書檔案管理工作人員要在工作中主動創新，不斷創新，展示在各級領導和社會各界的大力支持下，人社局全體干部職工共同奮斗的光榮發展歷程。例如，可組織編印<人社局組織沿革》、《人社局大事記》、《人社局榮譽匯編》、《人社局專題匯編》、《人社局制度匯編》等系列資料匯編。

（二）充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向人社局及上級主管部門提供各種信息數據為人社局管理決策和制訂規劃計劃、工作總結、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定人社局工作質量評價、科研、論文撰寫等提供信息資料。三是利用檔案信息資源，為經濟責任審計、自查、項目建設和工作檢查等提供相應的檔案資料。四是利用檔案信息資源，為機關事業單位人員提供相應的文件資料。

（三）發揮檔案信息資源利用率。文書檔案作為檔案中的一個類別不可小覷，充分發揮文書檔案的利用率才是真正發揮了它的價值，讓它成為領導決策、人事信息查詢、制度建設等的有力證據。

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部f]間協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面人手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。

參考文獻

[1]文圭賢.文書檔案管理中存在的問題及對策之我見[J].現代經濟信息，2010 （16）.

[2]王麗巖.強化文書檔案現代化管理的有效方法[J].環球市場信息導報（理論）;2014 （2）：8l.