基于SPD模式下低值醫用耗材信息管理系統的設計與開發

倪偉中，張瑜，楊靜

太倉市第一人民醫院（蘇州大學附屬醫院） 采購中心，江蘇 蘇州 215400

引言

醫療消耗性材料（簡稱醫用耗材）是指在診療活動中使用的消耗性器械和材料，是指除藥品、醫療儀器設備以外的醫用物質[1]。隨著醫療事業飛速發展，醫用耗材在臨床中的應用日漸增多，各大醫院的耗材支出占全院支出比已超過20%，對醫院成本收益產生明顯的影響[2]，因此需開發醫院物流管理信息系統，實現耗材的信息化管理[3-4]。醫用耗材根據價格水平分為高值醫用耗材和低值醫用耗材[5]，目前對于高值耗材的管理是制定統一條形碼，建立高值耗材產品數據庫，通過條形碼的使用完成高值耗材的數據管理和追溯信息監管，建立可追溯的長效監管機制[6-7]。然而全面實行掃描收費工作量大，特別對低值易耗品而言，若要實現全面掃描收費，要付出大量的人力精力[8]，此外低值醫用耗材種類繁多、規格復雜、供應商眾多，醫院在管理過程中存在難度大、效率低、醫療活動存在安全隱患等問題[9]。基于此，我院運用物流管理業務一元化[10]（Supply, Processing and Distribution，SPD）模式的理念和第三方公司合作研究開發一款基于SPD 模式的低值醫用耗材信息管理系統，通過系統運用及時準確掌握低值醫用耗材從采購、保管到使用的全過程，實現了低值醫用耗材的全程可追溯從而保證耗材質量安全。

1 現狀分析

我院原有低值醫用耗材管理流程是：采購員根據工作經驗人為判斷中心庫（一級庫）剩余庫存可使用天數制作采購計劃，通過電話報供應商。供應商配送耗材、開具發票送至醫院入庫。科室日常根據科室庫（二級庫）庫存盤點情況請領耗材，科室入庫后即計入成本。庫管員（庫房會計）每月依據出庫情況，結算部分發票。

該流程存在以下幾個問題[11]：① 采購計劃人為因素較強，采購員工作量大，采購模式傳統；采購訂單狀態無法跟蹤，重復電話報單，且無法考核供應商配送效率；② 低值耗材貨票同行，結算依據為科室申領耗材數量，占用醫院資金成本；③ 中心庫驗收模式傳統，工作量大，效率低下；無法精確按照批號出庫到科室，無法進行批號效期追溯；④ 科室盤點、請領工作量大，占用醫護人員日常工作時間；無法精確掌握科室進、消、存數據，科室可能存在近效期、浪費等問題；⑤ 低值醫用耗材無法追溯使用到哪些患者，無法追溯某個患者使用了哪些醫用耗材。

2 SPD模式

SPD 是指一種以醫院物流管理部門為主導、以物流信息化手段為工具，合理使用醫療物流供應鏈上的資源，對全院醫用耗材進行統一管理的模式，包括S、P、D 三個環節[12]。其中，S 代表供應管理環節，主要通過對醫用耗材進行分類，對供應商進行評價、整合，對醫用耗材進行在線采購等措施實現醫用耗材供應；P 代表加工／庫存管理環節，主要通過建立醫用耗材中心庫、對醫用耗材進行定數包加工、對定數加工后的醫用耗材實行條碼管理以及通過庫存控制模型實現醫用耗材庫存管理；D 代表推送管理環節，主要通過在醫用耗材消耗監測的基礎上對使用科室實行主動定數推送模式實現院內醫用耗材推送。

在SPD 模式下，醫用耗材的物流運作一般涉及供應商、物流中心和消耗部門三者之間的協作。在實際運行中，供應商按訂單按時配送醫用耗材到中心庫，醫用耗材在中心庫經過驗貨、入庫上架、定數加工等操作后由專門人員定期推送到科室庫（二級庫），科室在取用耗材時通過掃碼消耗，中心庫獲取消耗信息后根據反饋的消耗數量與供應商進行結算。

3 總體框架設計與功能實現

基于SPD 的運行模式建立醫用低值耗材的信息管理系統，通過信息管理系統和醫院HIS 系統的對接完成對醫用低值耗材的全程追溯。

3.1 系統架構

低值醫用耗材信息管理系統使用的服務器是DELL Intel(R) Xeon?CPU E5-2609 v2 2.9GHz(2 處 理 器)、8 核、64G 內存、硬盤1.5T；系統軟件是Windows Server 2008 R2 Standard 64bit 6.1.7601 (Build 7601)、Microsoft.NET4；數據庫是Oracle Database 11g Enterprise Edition Release 11.1.0.7.0 - Production；客戶端使用的是中文Windows XP/2003/2008/Windows7 等，需安裝Microsoft.Net4+Oracle9i 客戶端。低值醫用耗材信息管理系統架構圖，見圖1。

圖1 低值醫用耗材信息管理系統架構圖

3.2 低值醫用耗材管理流程設計

3.2.1 低值醫用耗材消耗后結算

通過對科室醫用耗材歷史消耗數據分析并結合當前使用情況而將醫用耗材進行打包管理，加工成定數包，一個定數包內耗材的數量通常為科室一天的消耗量。不同科室相同耗材的定數包內的耗材數量可以不同。定數包通常在中心庫加工包裝而成。各科室掃描定數包條形碼進行消耗，中心庫獲取各科室消耗信息并達到科室“補貨點”或“安全庫存”后生成補貨報警、運行波次、揀貨、加工和推送，中心庫庫存持續消耗降到補貨點，系統自動生成補貨訂單，經供采平臺推送給各供應商，供應商在線進行訂單接收及配送單制作，響應醫院采購需求，供應商到貨賦碼，中心庫進行掃碼驗收、上架，醫院定期匯總各科室的定數包消耗數據與各供應商進行消耗結算。

各科室掃描定數包條形碼進行消耗，低值醫用耗材進入三級庫管理，三級庫庫存相應增加，護理人員通過HIS按醫囑項或診療項目收費，與相應收費項或診療項目相對應的醫用耗材的三級庫庫存相應減少，盤點確定三級庫理論庫存量與實際庫存量的差異值來校驗臨床使用醫用耗材與相對應收費是否準確，從而達到控制臨床多收費、少收費、漏收費、套收費等不規范行為，同時通過無庫存（每個科室有不同的科室醫用物資配套目錄表，目錄表外的品種視為該科室未經過培訓、不具備使用能力、同時SPD 系統在校驗該科室的該醫用耗材的HIS 收費時會提醒該收費人員無此醫用耗材的庫存，拒絕收費）、零庫存（零庫存是指科室三級庫的某醫用耗材的三級庫庫存經過HIS 收費扣減后庫存到零后，科室在進行收費是系統會提示該醫用耗材的庫存為零，不能進行收費，防止多收費）校驗HIS 收費，加強醫院的醫用耗材使用的安全建設和誠信建設。低值醫用耗材管理流程，見圖2。

3.2.2 低值醫用耗材管理追溯流程

對于低值醫用耗材的信息化追溯根據耗材的批次進行。低值醫用耗材分為計價耗材和不計價耗材，因此追溯包括以下三情況：① 一個收費項目涉及一個計價耗材，在電子病歷系統中輸入收費醫囑項，在HIS 中出現相應的收費編碼，反饋到低值醫用耗材信息管理系統，完成該耗材的追溯和庫存扣減；② 一個收費項目涉及多個計價耗材，在低值醫用耗材信息管理系統進行收費編碼與多種計價耗材一對多的維護，同樣的在電子病歷系統中輸入收費醫囑項，當HIS 中出現相應收費編碼，反饋到低值醫用耗材信息管理系統，完成該耗材的追溯和庫存扣減；③ 無收費項目的不計價耗材，使用結構化的診療項目醫囑，在低值醫用耗材信息管理系統進行診療項目與多種不計價耗材一對多的維護，同樣的在電子病歷系統中輸入診療項目醫囑，當HIS 中出現相應診療項目編碼，反饋到低值醫用耗材信息管理系統，完成該診療項目下對應的多種不計價耗材的追溯和庫存消耗。

圖2 低值醫用耗材管理流程

3.3 功能模塊實現

基于SPD 模式的低值醫用耗材信息管理系統的功能模塊按照使用人員來分，主要包括供應商、SPD 服務商、醫院人員。見圖3。

圖3 低值醫用耗材信息管理系統的功能模塊體系圖

3.3.1 供應商

（1）訂單接收。供應商收到短信通知后，登錄醫院供采平臺，接收訂單。

（2）訂單制作、配送。供應商在供采平臺制作配送單，錄入配送耗材的批號效期等信息，配送耗材

（3）到貨賦碼。供應商配送耗材到醫院后，登錄SPD院內物流管理系統，掃描配送單條碼，系統自動打印院內碼，張貼于商品外包裝。

3.3.2 SPD服務商

3.3.2.1 SPD運維人員

（1）基礎資料管理。資質證照管理模塊包含供應商證照、代理商證照、生產廠家證照、商品注冊證、授權書等，并建立之間的鏈路關系；SPD 物資檔案管理模塊：建立部門結構、中心庫、二級庫、三級庫；維護物資基礎信息、廠家信息、供應商信息、并建立之間的對照關系；建立SPD 物資檔案與HIS 收費項之間對照關系；維護診療項目收費項及不同病區該收費項下對應的耗材明細、使用數量。

（2）信息系統運維。管理權限設置、使用權限設置。實時駐點運維人員，負責系統巡檢、數據巡檢、服務器巡檢，接口服務巡檢、保障系統、數據正常運行

3.3.2.2 SPD服務人員

（1）貨物掃碼上架。中心庫上架員手持PDA，掃描驗收通過的耗材賦碼標簽，系統按照商品及批號指示庫位，耗材規整放置到對應庫位，PDA 掃描庫位標簽，完成上架入庫。

（2）波次。科室掃碼消耗定數包到達補貨點后，自動觸發中心庫補貨報警。中心庫波次員系統登錄加工臺后，系統自動波次，觸發揀貨任務，打印揀貨標簽。波次策略圖，見圖4。

圖4 波次策略圖

（3）揀貨。揀貨員掃描揀貨標簽，按照系統提示到貨架上揀選貨位，將所揀貨物放到周裝箱內，掃描貨位標簽，揀貨完成。揀完同一科室的貨物規整的碼放到加工臺邊的指定區域。

（4）加工。加工員掃描空配送箱標簽，再掃描揀完貨后的揀貨標簽，系統顯示加工明細，加工員按照加工明細進行加工包裝，包裝好后系統點擊確認并自動打印標簽，加工員將標簽粘貼到定數包上，然后將包裝結束的物品規整的放到配送箱中。

（5）科室推送。推送員推送耗材到指定科室后，掃描配送單條碼，掃碼定數包標簽，系統指示庫位，掃碼庫位標簽完成上架操作。

（6）三級庫盤點。三級庫定期進行庫存盤點工作，并進行庫存初始化。盤點后生成差異率和差異化報表，可以統一一個病區的差異情況，也可進行不同病區之間的差異對比分析。

3.3.3 醫院人員

3.3.3.1 工作人員

（1）耗材采購。中心庫耗材系統設置安全庫存、補貨點、最大庫存。中心庫某種耗材消耗至補貨點系統自動觸發采購計劃，經采購中心領導審批后生成采購訂單通過供采平臺發送給對應供應商，并短信通知供應商。供應商登錄供采平臺完成訂單制作，耗材配送。中心庫對外補貨管理流程圖，見圖5。

圖5 中心庫對外補貨管理流程圖

（2）耗材驗收。耗材驗收員掃描配送單條碼、產品賦碼條碼，系統提示所驗耗材批號效期，核對無誤后，查驗合格證及質檢報告，完成系統驗收工作

（3）結算。結算管理全面線上化操作，無需傳統結算對賬管理工作。月末進行一鍵計算，并通過供采平臺通知供應商。供應商在線接收結算單，在線進行發票登記并管理結算單，院方在線接收發票，實現全程的結算單、發票狀態全程跟蹤管理

3.3.3.2 臨床使用人員

（1）接收確認。SPD 服務人員推送耗材至科室二級庫完成上架后，科室在SPD 系統點擊“接收確認”，完成入庫。二級庫上架確認流程圖，見圖6。

圖6 二級庫上架確認流程圖

（2） 掃碼消耗。臨床科室在二級庫取用低值醫用耗材時，手持PDA 掃描定數包條碼，系統提示“消耗成功”，完成二級庫出庫操作。二級庫掃碼消耗流程圖，見圖7。

圖7 二級庫掃碼消耗流程圖

（3）庫存管理。科室二級庫、三級庫庫存實時查詢；科室可收費耗材收費、診療項目收費信息實時查詢。二級庫庫存查詢流程圖，見圖8。

圖8 二級庫庫存查詢流程圖

3.3.3.3 醫院管理人員

（1）財務管理。月底結算時，自動生成入出庫單。可直接查詢供應商入庫及科室出庫，并可以多維度統計分析，標內外耗材占比、可收費與不可收費耗材占比等。

（2） 三級庫管理。三級庫可收費耗材精確進、消、存管理，支持生成盤點表，生成差異率及差異化報表，并可對多科室進行對比分析；三級庫不可收費耗材實現近似精確進、消、存管理，支持生成差異率及差異化報表；追溯每一件醫用耗材的去向。

4 討論

我院低值醫用耗材信息管理系統已在我院推廣運用并取得了一定的成效。

（1）消耗后結算。存放在二級庫內的產品物權屬于供應商，只有在醫護人員掃碼消耗后，物權才發生轉移，醫院定期與供應商進行結算，實現了醫院醫用耗材零庫存資金占用。

（2）精細管理。朱家琦等[13]通過醫用耗材精細化閉環管理系統的設計實現了耗材的“一物一碼”管理，完成了醫用耗材的全程追溯跟蹤。我院的低值醫用耗材信息管理系統對二級庫進行定數包和定數管理，通過批號與醫囑項的關聯，將三級庫中的消耗的耗材與患者一一關聯，實現低值醫用耗材全面追溯管理，提升醫用耗材精細化管理水平。

（3）自動推送服務。SPD 服務中心自動獲取二級庫消耗信息，服務中心完成揀貨、定數包加工后，主動往二級消耗點進行推送上架服務。

（4）解放醫護。SPD 管理模式，無需科室再進行手工請領、盤點、效期管理等，將臨床醫護人員從傳統的科室二級庫日程庫存管理工作中完全解放出來。這與周陽[14]、楊柴等[15]的研究結果是一致的，通過對一次性高/低值耗材實施SPD 管理后，使耗材庫存量明顯減少，申領時間和次數降低，庫房定期盤點時間與次數減少，解放了醫護人員非必要的管理時間。

（5）全程追溯。通過三級庫的報表開發，實現了三級庫可收費耗材全程進、消、存精確查詢，追溯管理。實現三級庫不可收費耗材近似精確統一分析，并可以進行多病區之間的統計分析。

通過這套信息系統的使用，實現了低值醫用耗材從采購到臨床使用的全信息化管理，實現了二級庫房零庫存，降低了醫院的耗材成本和管理成本，節約了醫護人員的時間，完成了低值醫用耗材的全程追溯，為醫用耗材的精細化管理提供了有力的支持。