淺談電子合同對企業的影響分析

劉九月 朱威

大連東軟信息學院

電子合同的概念：電子合同又稱電子商務合同。電子合同是雙方或多方當事人之間通過電子信息網絡以電子的形式達成的設立、變更、終止財產性民事權利義務關系的協議。用比較通俗的話來說，電子合同就是在手機或者電腦上用電文、電子郵件等形式明確雙方權利義務關系的一種協議。

一、電子合同與傳統合同相比的優點

1.簽署步驟的減少。傳統合同鑒定時，要經過起草、打印、簽署、寄送、簽訂、寄回、存檔這幾個步驟，從起草到存檔整個過程，會耗費大量的時間和人力，也會造成資源浪費。而相比之下的電子合同，只需要經過用戶的實名認證、在線簽署、發送合同、對方簽署、合同存檔的過程。此過程都是在網絡上進行的，電子合同的生效以電子簽名的形式代替，省去了打印郵寄等一系列瑣碎的流程，節省了時間，使合同的簽訂變得快捷有效。

2.簽署環境更加廣泛。傳統合同的簽訂，必須在指定空間內，簽署對象雙方必須面對面的進行合同的商議與簽署，這樣就會存在很大時間和空間的限制。而電子合同的簽署存在于云服務的網絡下，雙方當事人打破了空間的限制，在網絡世界里沒有中心、距離、國界。這樣交易的主體就可以擴大到世界任何的法人或自然人或者組織。

3.合同形式更加靈活。傳統合同是用紙張的形式打印出來和經過親筆簽名的形式；而電子合同則是利用電子文檔和電子簽名的形式，更加利于儲存和備份。

4.保管方式更加便捷：傳統合同的保管是利用專門的合同柜，儲存在檔案室里；而電子合同則是存儲在第三方云存儲平臺，更加利于保管，節省空間，具有私密性，也方便雙方當事人隨時隨地的查看。

二、電子合同訂立的流程

1.合同談判的發起。首先進進入電子合同訂立系統，注冊用戶的身份信息，驗證身份信息后，查詢身份狀態，開始進行談判，系統將會自動記錄下來談判內容。這樣對用戶進行身份的驗證審核，有利于建立完善的互聯網平臺信用制度2.在線簽署。當事人閱讀好發起的合同內容準確無誤，簽署自己專屬的電子簽名。第三方電子合同平臺的電子簽名采用了技術加密，時電子合同更具有安全性、完整性。3.發送合同。為了防止系統漏洞或黑客侵入篡改合同內容，第三方采取先進技術，在當事人簽署的第一時間內發送給對方簽署，并精準的記錄發送時間和對方接收查看時間。4.對方簽署。接收電子合同信息會以短信形式通知對方，閱讀確認無誤后，首先簽署電子簽名，系統將會妥善保管好電子簽名數據。5.電子合同的輔助認證。為了確保用戶安全的信息，系統將會以二維碼、時間戳、短信通知、水印等方式來進行電合的輔助認證。6.合同儲存。最后簽訂的電子合同將會在第三方平臺保存并進行管理，在查看、下載的時候更加安全、高效。

電子合同訂立的流程

三、電子合同對企業的影響

電子合同作為當今電子商務發展一種不可逆的“潮流”，它對企業帶來的影響是非常深遠的。首先，傳統合同簽約需要當事人雙方約定好時間后面對面的坐在一起，仔細的互相翻閱合同后再進行簽署。此過程雖然效果好，但是效率并不高，一份簡單的紙質合同從起草到存檔需要的時間短點一天兩天甚至三天，長點一周兩周甚至一月都是正常現象。時間對企業來說就是成本，現在是一個追求利益最大化的時代，企業需要的是更低的成本和更高的效率，而電子合同就能恰好的滿足企業更低成本的需求性。在完成起草后，發送給對方，能提高200-500%的工作效率。其次，在企業里一份傳統的合同需要有專人負責，例如企業與員工簽署的勞動合同是需要人力資源部門全程做協調的，人力資源部門需要和上級做協調，也需要和員工做協調，人力資源部門的人手一般都很有限，合同的簽約往往需要很多的準備時間，每一份合同都需要負責人仔細的準備過后才進行簽約，而負責人每日所能完成的合同數量總是有限的，想要在有限的人力資源里完成足夠多的合同，只有增加人力的成本。利用電子合同，只需要有少數的員工在終端設備負責后臺，便可有效的完成簽約。最后，咱們來討論一下傳統合同與電子合同的經濟成本問題。因為傳統的紙質合同必須以紙張為媒介，所以非常的浪費紙張，運營成本也很高昂，而存儲又耗費空間，電子合同讓合同管理更輕松，為企業節約更多的費用成本，降低了75%運營費用和儲存費用。或許制作一個專屬的電子合同系統或者APP需要一定的成本，但是它的實用性和未來的經濟性是不可估量的。