淺談過程方法在固定資產投資項目檔案管理中的運用

■ 白玲玲

固定資產投資一般是指為獲取未來經濟收益或使用效益，新建、改建、擴建、購置固定資產和對既有固定資產進行技術改造的經濟活動。通常，把有一個主導功能、有一個總體設計、經濟上統一核算、實施中統一管理、包含一個或一系列有內在聯系的單項工程的固定資產投資活動，作為一個固定資產投資項目（以下簡稱項目）[1]。

固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指項目從論證、立項、建設一直到驗收的整個過程中形成的文字、圖表、聲像等不同表現形式且具備查考保存價值的原始記錄，通常包括項目綜合管理類檔案、設備設施類檔案以及基建工程類檔案。

在項目建設中，檔案通過專項驗收是整個項目申請竣工驗收的必備條件之一，同時在項目的建設、運行及后期運維工作中，項目檔案都具有非常重要的作用。

一、項目檔案管理中出現的問題

項目通常都是一個系統性的工程，建設過程中涉及的部門和專業領域較多，比如項目的總體管理部門、財務部門、設備設施的采購部門和使用部門、檔案管理部門，項目中有基建工程的還會涉及基建部門，對外還會有設計單位、施工單位、監理單位等多個行業的參建者。同時項目的建設周期較長，短則一兩年，長則七八年甚至超過十年之久。一個歷時長且涉及領域廣的項目會給其檔案管理工作帶來較大的困難，主要表現在以下幾方面。

（一）收集工作困難

檔案收集是做好檔案工作的基礎，同時也是檔案實際工作中的重點和難點。項目檔案的形成貫穿著整個項目的運行過程，目前大多數檔案管理人員對項目檔案的管理都是在項目快要竣工驗收時才介入，由于管理的滯后，使得項目建設前期檔案管理人員疏于對項目建設過程的了解，并缺乏對前期建設中檔案的監管，后期驗收時對文件歸檔的齊套率不能有效管控，造成部分項目檔案缺失，影響了整個項目檔案的完整性和齊套性。

（二）檔案專業人才缺乏

項目檔案因形成周期較長且涉及知識面廣，管理的專業性也較強，這對項目檔案的管理人員要求就比較高。檔案專業人才缺乏是目前檔案實際工作中普遍存在的現象，作為非主營業務的項目的檔案更是缺乏檔案專業人員的管理，且通常檔案管理人員流動性較大，這就使得項目檔案管理的經驗難以有效繼承，上崗的新人也需經過長時間的培訓才能勝任。

（三）整理工作不規范

基于以上兩點因素，項目檔案后期的整理工作存在著很大的不穩定性。一方面收集的不完整本身就影響了整個項目檔案的完整性，達不到項目檔案驗收標準，特別是一些關鍵、重要檔案的缺乏對項目的建設和后期運維將帶來不利影響；另一方面，人員的缺乏使得項目檔案在后期的整理工作中為了趕時間、趕驗收，對部分檔案整理的規范性把控不嚴，如簽署不規范或缺乏、以復印件代替原件、交付物與合同或協議約束內容不一致等等，這些都不利于項目后期運維工作的開展。

二、過程方法簡介及其在項目檔案管理中的運用

項目檔案管理工作中存在的問題，究其原因，最根本的在于檔案管理人員缺乏對項目檔案從產生到歸檔整個生命周期的全過程管控，過程方法恰好強調“將相互關聯的過程作為一個體系加以理解和管理，有助于組織有效和高效地實現其預期結果。這種方法使組織能夠對其體系的過程之間相互關聯和相互依賴的關系進行有效控制，以提高組織整體績效”[2]。項目檔案管理工作各環節之間聯系緊密，上一環節的質量必定會影響下一環節的效率，通過過程方法的運用，對其各個環節進行有效管控，可大大提升項目檔案管理工作的效率。

過程方法是ISO9001質量管理七大原則之一，在《質量管理體系要求》過程方法的總則中提出“本標準倡導在建立、實施質量管理體系以及提高其有效性時采用過程方法，通過滿足顧客需求增強顧客滿意”，“過程方法包括按照組織的質量方針和戰略方向，對各過程及其相互作用進行系統的規定和管理，從而實現預期結果。可通過采用PDCA循環以及始終基于風險的思維對過程和整個體系進行管理，旨在有效利用機遇并防止發生不良結果”[3]。

簡而言之，過程方法在項目檔案管理中的運用就是通過對識別出的項目檔案管理活動進行P（Plan）D（Do）C（Check）A（Act）動態循環，通過縝密的過程把控，使得我們持續改進從而獲得項目檔案工作管理效率的提升和用戶對項目檔案工作的滿意度。

實際工作中，過程方法在項目檔案管理中的運用需要依托數字檔案管理平臺開展。此處之所以是依托數字檔案管理平臺，一方面是因為近年來建設數字檔案管理平臺是國家的統一要求；另一方面，以往的檔案管理系統功能模塊比較簡單，僅限于錄入、檢索、紙質借閱等檔案日常工作，不能實現對檔案的全生命周期管控。而數字檔案管理平臺除具備上述日常功能外，還具備在線歸檔、在線瀏覽及下載、歸檔計劃管理等個性化功能，可以實現對文件從產生到歸檔的全生命周期過程的管控。

歸檔計劃管理是過程方法在項目檔案工作中運用的具體表現形式，通過計劃編制、計劃執行、計劃考核、按計劃整改等環節，步步緊跟項目檔案的發展進度，各環節出現的問題在當前環節及時糾正，以使整個流程順暢運行，如下圖所示：

主要通過以下幾方面來實現。

（一）計劃編制（Plan）

在數字檔案管理平臺中通過前期的歸檔計劃編制來確定整個項目檔案工作的主線條及各階段的時間節點。項目取得立項批復時，項目管理負責人通知檔案管理人員項目立項情況，屆時一并提供項目名稱、項目節點計劃、儀器設備批復清單及節點計劃、建設類工程進度安排等詳細信息，以便檔案管理人員下達項目檔案管理的相關要求，并編制該項目檔案的歸檔計劃。歸檔計劃由檔案人員牽頭編制，項目管理負責人及相關人員一同審核其合規性。

（二）計劃執行（Do）

歸檔計劃通過數字檔案管理平臺發布并運用到各業務部門的具體管理工作中，將各個指標任務的完成落實到責任部門和具體的責任人，完成時間精確到日，時間節點一到，系統自動考核該節點任務完成情況，并將考核結果反饋至檔案部門、業務所在部門及績效管理部門，將考核結果作用于員工績效會激勵員工更好的完成計劃，有利于歸檔計劃的順利推進。

（三）檔案驗收（Check）

檔案驗收包括單位檔案管理部門組織的驗收和上級單位組織的驗收。在單臺（套）設備設施或單個工程項目完成驗收或建設后，單位內部檔案管理部門組織其相關文件的驗收工作，各業務部門相關責任人將其檔案移交至單位的檔案管理部門，由專職檔案管理員根據項目檔案工作管理相關制度的要求對其系統性、完整性、規范性進行較為全面的檢驗（Check），將檢驗中發現的不符合項目檔案管理要求的內容以書面或其它較為正式的方式及時反饋，并限定在有限時間范圍內進行整改。直到符合要求后，檔案管理部門再向上級部門申請進行整個項目檔案的驗收。

（四）驗收整改（Act）

與驗收相對應，整改也包括單位內部和上級單位驗收發起的整改。對于由單位內部驗收發起的整改，各相關責任人在收到檔案部門的反饋信息后，及時按照項目檔案管理規定和檔案部門提出的要求進行整改，整改完成后及時反饋給檔案管理部門，以便其申請整個項目檔案的驗收。上級單位驗收發起的整改，由檔案管理部門牽頭，各相關責任部門協助，完成整改后及時反饋給上級單位，并向上級單位申請檔案驗收的批復，為整個項目的驗收做準備。

整個循環過程的最終目的是為了持續改進項目檔案管理工作，通過持續不斷的循環改進，可以為用戶提供完整、規范的檔案實體文件，再加上便捷的利用途徑（數字檔案管理平臺可提供紙質借閱、在線瀏覽等不同的檔案利用方式），對提高用戶滿意度，提升檔案工作服務水平有很大幫助，同時也能為整個項目的驗收和后期運維工作奠定基礎。

三、結語

近幾年我國檔案工作水平有了明顯提升，從手寫卷內目錄、卡片檢索利用到實現條目的電子化管理（主要體現在檢索和借閱），再到現階段很多單位已實現了檔案的電子化管理，增加了在線瀏覽和下載的利用方式，有的單位甚至實現了無紙化辦公，從文件的產生到歸檔再到利用，實現了全程電子化管理。但仍有一部分單位，尤其是基層單位和中小型企業的檔案管理水平還比較滯后，還存在著檔案收集不全、利用不便等基礎性問題。過程方法在檔案管理中的運用，從文件的形成、使用一直到后期的歸檔都能較好的管控期間的各個環節，能夠實現對檔案整個生命周期的全過程管控，可避免文件丟失，也可以加強對檔案形成過程規范性的監管，有助于文件及時、規范地向檔案過度，從而提高整個單位的檔案工作效率，提升檔案工作服務水平。