關于新舊《會計檔案管理辦法》內容變化的淺析

殷曉瓊

摘要：我國社會經濟高速運轉，信息技術在各個領域都發揮著重要的作用，會計檔案管理也在不斷轉型，原《會計檔案管理辦法》因難以與時代需求相適應，即將逐漸淘汰，新出臺的會計檔案管理辦法將會計檔案的定義范圍重新歸納，對于銷毀和期限等問題也相應做出了調整。為了更好的落實會計檔案管理工作，本文試對其變化進行淺略分析。

關鍵詞：會計檔案管理辦法? ?新舊對比? ?內容變化

會計檔案電子化管理正在逐漸成為檔案管理的主流，我國新《會計檔案管理辦法》正是順應時代發展趨勢的修訂。為了更好地貫徹和落實新辦法的實行以及新舊辦法的過渡，我們秉持著認真研究的精神，將新舊管理辦法進行對比分析，為提高業務能力以及提升檔案管理水平不斷努力。

一、《會計檔案管理辦法》修訂原因分析

（一）會計檔案的的定義和作用

會計檔案是指單位的財務人員進行財務往來的一種會計憑證，在財物往來過程中對于現金流形成的記錄方式，也是單位或企業經濟走向的重要查詢證據，所以會計檔案具有重要的保存價值，且具有嚴謹性和專業性的特點，會計檔案也是國家檔案的一項重要組成部分。對其所包含的內容較為全面，主要作用是為單位經濟管理提供決策數據，也是審計、監督和巡視的有力工具，為單位研究經濟和財政提供可靠的資料，在客觀上體現出單位的經濟事項的資金流向[1]。

（二）會計檔案的革新與發展

會計檔案是一項根據我國會計法和檔案法相結合制定的行政法規管理辦法，是強加會計檔案專業化的一項重要措施，也是統一管理單位或企業經濟往來數據的重要舉措。隨著社會及科技的進步，企事業單位的會計檔案無論從形式上、內容上還是管理上都發生著翻天覆地的變化，信息技術逐漸成為檔案管理的主流，傳統紙質會計資料已不再是順應社會的發展。原《會計檔案管理辦法》源自1998年頒布和修訂，在我國已經運行了二十多年，隨著新的《會計檔案管理辦法》自2016年開始實行，老會計檔案管理辦法走下了歷史舞臺。

二、《會計檔案管理辦法》修訂意義

（一）電子會計檔案的法律支撐

互聯網已經滲透到我們生產、生活中的各個環節，我國出現了大量的互聯網新業態與新模式。，聯網創新經濟是大勢所趨，所以發展電子會計檔案是檔案管理的進步。在新會計管理檔案管理辦法中，對數字化檔案給予了法律效力，鼓勵促進電子憑證的在線與線上的傳遞和存儲。同時為互聯網創新經濟應用發展，提供了強有力的政策支撐支持[2]。

（二）推動綠色環保資料方式

傳統會計檔案管理對其資料有大量的整理、打印、傳遞資料在這些環節中需要耗費大量的紙張，在新會計檔案管理辦法中，對會計資料做出了重新的界定。隨著數據化產業的不斷完善，電子檔案應運而生，電子檔案以電腦數據為依托，在網絡中有對應的框架模式，能夠較好的規范填寫格式，而且有利于會計檔案的存儲和傳遞，有效減少了紙張和墨粉的消耗，新管理辦法還對會計檔案鑒定銷毀制度進行革新，其效果也是減少了資源浪費和能源消耗。此舉是可持續性社會發展的重要體現，也為行業發展提出了綠色、環保、健康的指導方向[3]。

（三）推動現代化國家治理建設

在互聯網蓬勃發展的大背景下，各個行業、各個領域也在相互融合和滲透。電子檔案和傳統紙質檔案全部納入新管理辦法中，明確了電子檔案的合法性和運用途徑。基于現在大數據技術和云計算技術的應用，電子檔案具有快捷、規范、清晰等諸多優勢，而且更方便在企事業單位之間進行業務往來，電子檔案是目前紙質檔案的重要補充，也是未來會計檔案發展的趨勢。也為決策管理提供了更可靠、對比性更強、使用價值更高的數據信息。有效利用電子會計數據，并挖掘共享價值，有助于推動現代化國家治理建設[4]。

三、《會計檔案管理辦法》新舊內容對比

（一）新舊《會計檔案管理辦法》主要修訂板塊

新《會計檔案管理辦法》中，主要在七個板塊作了修訂：1.明確和修改會計檔案的范圍。2.重新界定電子會計檔案管理要求。3.會計電子檔案歸檔保存的具體細化。4.修改了會計檔案銷毀程序和責任劃分。5.允許會計檔案出入境，并制定了相關要求6. 延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的時間。7.定期類會計檔案保管年限作了調整。

（二）加入電子會計檔案

關于電子檔案的內容在原會計檔案定義中并沒有體現，新版會計檔案管理辦法中將電子檔案明確劃入會計檔案的范疇，并將會計檔案定義相應進行了重新修訂，強調了電子檔案的重要性，也給電子檔案法律意義上的明確地位，同時也對計算機數據傳輸和存儲電子檔案制定了相應規范，并且在滿足相關條件的情況下允許會計檔案單獨以電子檔案的形式進行存儲保管。內部電子會計資料要具有完整、保密、準確、有效等特性，外部電子會計資料，需在滿足在以上規定外還增加了電子簽名的規定[5]。

（三）會計檔案銷毀環節的修訂

銷毀會計檔案是原會計管理辦法中的重要環節，而且在原管理辦法中有明確的操作流程：要先進行有效鑒定工作，檔案才能進入銷毀程序，會計檔案銷毀工作的啟動程序是在經過單位負責人同意的前提下才能進行，并要求負責人在清冊上簽署同意說明，但是原管理辦法具有一定的缺陷性，其中并沒有對鑒定工作和責任事項作出明確，所以按照傳統方式，銷毀責任由單位負責人來承擔。在實際工作過程中，超出保管期后，負責人也沒有銷毀會計檔案，目的是防止銷毀后產生風險，想給自己留下有跡可循的一句。這種可銷毀檔案繼續留存，不但占用空間，而且還要浪費人力要去進行保管和清理，屬于嚴重浪費資源，并且已經失去了保管價值。根據新修訂的會計檔案管理辦法，補充了銷毀檔案的鑒定環節，對于超出保管期待檔案重新制定了銷毀程序，為了消除單位負責人的顧慮，檔案的銷毀不再由單位負責人決定，新管理辦法中要求首先要由單位檔案管理部門會計聯合審計等相關部門進行聯合鑒定，并要形成相應的鑒定意見書，在意見書中明確銷毀意見并由雙方共同負責。新管理辦法中還將檔案分為了定期保存和永久保存兩大類：大體來說就是將舊的管理辦法中是十年以下的會計檔案統一調整成十年，十年以上的檔案統一為三是年。永久保存的會計檔案不變。

（四）新規定中的其他修訂

在原會計管理辦法中嚴禁將會計檔案攜帶出境。但是隨著全球一體化的發展，目前各種跨國公司層出不窮，我國與境外企業的聯合也不斷加強，各國之間的經濟往來越來越頻繁，會計檔案傳遞是跨國企業和海外業務的必要環節，如果限制會計檔案出境則對國際貿易和海外商務往來帶來極大的不便，同時也阻礙了我國與全球經濟融合的重要渠道，因此在新會計管理辦法中規定只要符合法律法規要的的會計檔案，辦理手續后可以攜帶處境。舊辦法中對于當年形成的會計檔案，只允許會計工作中保管一年，期滿后要交給單位檔案機構統一保管，在修訂的新管理辦法中規定只要單位內部檔案管理機構認可，則保管期限課延長至三年，這項舉措對于檔案管理工作是巨大的便利 [6]。

會計檔案不得外借是原管理辦法中的硬性規定，但是這一規定明顯不符合現代全球經濟發展趨勢和我國社會發展狀。目前經濟多元化是社會發展的重要表征之一，有經濟往來的企業比比皆是，經濟體也才相互融合，例如子母公司和政府機關等經常需要用會計檔案。所以新會計檔案管理辦法中對此進行了調整，允許會計檔案外借。但是要履行相關借閱手續，這一做法為順應現代經濟發展的實際情況。另外，很多企事業單位在記賬方面并不健全或有特殊原因等，在商務往來及資金流動過程中會委托代理記賬公司的情況，這部分由代理公司進行記賬的工作也要形成相應的會計資料，對于這部分問題在新的會計檔案管理辦法對這方面做出了相應補充，也及時解決了委托記賬和檔案保存方面的實際應用問題。

四、結語

由綜上所述，現階段社會發展致使會計檔案管理工作離不開對信息技術的有效運用。新管理辦法實行有利于加強會計檔案的信息化建設，也有利于提高會計檔案的工作效率。作為檔案部門工作人員，應當積極參加新舊管理辦法的宣傳培訓工作，加強對新管理辦法的學習和詳細解讀，做好新舊管理辦法的銜接工作。

參考文獻：

[1]王文杰，孫衛紅.會計檔案管理辦法深度解析[J].機電兵船檔案，2018，（05）：49-52.

[2]張禎珍.新舊《會計檔案管理辦法》內容變化解讀[J].行政事業資產與財務，2018，（10）：91-92.

[3]羅海青.以新的《會計檔案管理辦法》淺談會計檔案管理[J].辦公室業務，2017，（03）：89，91.

[4]鄧勝華.新《會計檔案管理辦法》在工作中的應用研究[J].中國管理信息化，2017，（24）：12-13.

[5]姜慧君.新《會計檔案管理辦法》下對電子會計檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2017，（07）：46-48.

[6]司延華.試論新的《會計檔案管理辦法》實施后的問題與對策[J].黑龍江檔案，2017，（05）：81.

（作者單位：浙江省水利水電勘測設計院）