電子商務經營中訂單檔案管理方法的路徑探析

王曉雁

摘要：經過多年發展，電子商務產業已駛入快車道。然而，電子商務經營中訂單檔案管理的效率卻比較低下，存在著諸多問題。試圖從問題入手，尋找出電子商務經營中訂單檔案管理的有效路徑，以期讓當前電子商務經營中訂單檔案管理能夠滿足各方需要。

關鍵詞：電子商務;訂單檔案管理;交易平臺;電商市場

中圖分類號：F272

文獻標識碼：A

DOI： 10.15913/j.cnki.kjycx.2019.09.038

1 加強訂單檔案管理的必要性

1.1 電子商務產業發展駛入快車道的需要

自21世紀初以來，電子商務迅速發展為當今世界的主要商業形態之一。電子商務是各種通過電子方式而不是面對面方式完成的交易。它是信息技術的高級應用，也是一種以信息為基礎的商業構想的實現，用來增進貿易伙伴之間的商業關系和提高貿易過程的效率。

經過多年發展，電子商務產業發展駛入快車道[1]。據國家統計局電子商務交易平臺調查顯示，2017年“雙11”期間全網20家平臺實時銷售數據顯示全網總銷售額是2 539.7億。新的研究預測，到2021年，全球電商銷售額將達到新高。全球電商業務預計將增長265%，從2014年的1.3萬億美元增長到2021年的4.9萬億美元，這表明未來電商市場會穩步上升，電子商務產業發展駛入快車道，訂單檔案管理應跟進發展與服務。

1.2 電子商務經營中提高效率的需要

隨著電子商務的發展，電子商務經營者之間的競爭也趨于激烈。電子商務經營者需要提高內部的管理效率和效果，才能取得和鞏固自身的競爭優勢。在電子商務經營中，有大量的業務訂單檔案形成。如何加強電子商務訂單檔案管理，形成有效的訂單檔案信息服務體系，為電子商務經營中訂單檔案管理提供有用信息將是未來電子商務經營者面臨的重要問題。由此可見，電子商務經營中效率的提高，需要不斷加強電子商務訂單檔案管理。

1.3 電子商務經營中維護各方權益的需要

電子商務是現代社會中十分重要的經濟活動，涉及各行各業和眾多的消費者。法律法規是調整各種社會關系的行為規范，在社會主義市場經濟條件下，依靠法律法規調節和保護各種經濟行為尤為重要。目前，在我國，電子商務活動適用的法律主要有《合同法》《公司法》《反不正當競爭法》《消費者權益保護法》《產品質量法》《電子簽名法》《中華人民共和國電子商務法》等法規[2]。利用電子商務訂單檔案完整地記錄電子商務經營過程，在經營者和消費者之間發生消費糾紛的情況下，能夠向雙方提供業務發生過程的真實情況與數據，從而為各方主張自身的權益提供重要證據?？梢?，電子商務訂單檔案不僅是經營者內部管理的需要，也是維護電子商務經營活動中各方權益的重要憑據。

2 電子商務經營中訂單檔案管理存在的問題

2.1 電子商務經營中訂單檔案管理意識淡薄

該問題主要表現為：①存在畏難思想，擔心增加自己的工作負擔，就潛意識地不主動重視電子訂單檔案的歸檔管理問題;②有的經營者認為建立電子商務訂單檔案之后就可以高枕無憂了，沒有加強對經營中訂單檔案的后續開發，造成訂單檔案利用效率低，浪費經營中寶貴的訂單檔案資源;③沒有建立和完善電子商務訂單檔案管理制度[3]，沒有對電子商務訂單檔案進行收集、整理、保管和有效利用管理，在一定程度上造成電子商務訂單檔案管理文件材料出現分散、無序，甚至遺失的現象，這就影響和制約了電子商務訂單檔案管理的開發與利用。

2.2 訂單檔案管理工作方法不得當

該問題主要表現為：①管理模式不統一，工作歸屬不一致，管理混亂。②管理人員流動性較大，在交接電子商務訂單檔案的過程中，會出現空檔，在一定程度上使電子商務訂單檔案管理工作出現斷層。③訂單檔案管理人員比較缺乏訂單檔案管理的專業知識，管理思維和方式方法老化，只會單一地運用電子訂單檔案或紙質訂單檔案進行消費者訂單檔案管理工作。因此，無法有效地開發電子商務訂單檔案管理信息資源，難以有效地提升電子商務訂單檔案管理工作的效率，不能充分發揮電子商務訂單檔案管理的價值。

2.3 訂單檔案管理者能力較弱

該問題主要表現為：①工作人員的傳統觀念比較強，接受新事物的速度慢，思想比較保守，認為只有紙質訂單才是歸檔管理的對象;②訂單檔案管理人員未掌握計算機操作技術，無法高效使用計算機，難以做好對計算機依賴極強的電子訂單檔案的歸檔管理工作，因而無法正確處理電子訂單檔案歸檔管理工作中遇到的問題[4];③經營者不重視對電子商務訂單檔案的監管和保護，使電子商務訂單檔案信息外泄，給侵權、假冒行為等違規的現象提供了可乘之機，給消費者造成了巨大的損失。

3 訂單檔案管理方法的路徑

3.1 增強檔案管理意識

為加強電子商務訂單檔案管理，需要強化經營者訂單檔案管理的意識。只有經營者充分意識到電子商務訂單檔案管理關系到經營者的生存與發展時，電子商務訂單檔案管理才能受到經營者的高度重視，給予訂單檔案管理大力支持，為電子商務訂單檔案管理工作的開展奠定堅實基礎。

幫助經營者樹立電子商務訂單檔案的管理意識。在日常經營中，建立一套與經營者自身的發展情況相適應的電子商務訂單檔案管理制度，對電子商務訂單檔案管理的目的、任務以及對電子商務訂單檔案進行收集、整理、保管、利用等工作作出具體的規定，進一步規范相關人員的訂單檔案管理行為，在一定程度上提高電子商務訂單檔案管理人員的水平，充分發揮電子商務經營中訂單檔案管理的有效作用。

3.2 建立檔案管理方法

我們應該把消費者訂單排序方法[5]運用到訂單檔案管理中，即每次收到一個客戶訂單，按照收到訂單的先后順序予以排序，對提高效率、方便查詢、及時安排生產和銷售計劃等方面起到輔助科學決策的作用。具體方法就是一個消費者，建立一個專門的訂單檔案存放文件夾。每來一個新消費者，給出一個流水號，流水號即消費者順序號，這是排序的一個重要的方法。這樣使消費者訂單檔案的排列具有無限的擴充性和靈活性及方便查詢。流水號對消費者進行標識，并給每一位消費者一個固定的唯一的號碼，一戶一檔，一檔多卷，這是一種最為簡易的自然的分類法。對消費者訂單檔案標識之后，再對訂單檔案進行管理時，就很清晰明了。

其流程為：接收消費者訂單（訂單下單方式有電話、傳真、電子郵件、IVR或公司網站下訂單）一編制流水號和消費者名稱一電子排序（編目）一打印目錄一紙質訂單文檔歸檔一文件排序。按照消費者訂單的先后順序，一字排開存放在文件柜里，從而使消費者電子和紙質訂單檔案成為一個完整、有機的整體，使之有序化的過程。編號是編目工作的起點和基礎，通過編號，使消費者訂單檔案存放的位置相對固定，并為后續的編目工作以及將來查找利用和訂單歸檔時提供具體可行的條件。訂單存放時以每一客戶一個“目次”編號為原則，即按照收到客戶訂單時間的先后順序而串聯起來，新的訂單在前，舊的訂單在后，如表1所示。而目錄則按照客戶名稱的拼音字母來排序，如表2所示。

我們還要掌握消費者訂單目錄排序方法，并把它運用到消費者訂單檔案管理中[5]。經過電腦排序之后打印出來的目錄，按照消費者名稱的字母排序，如表2所示，就是先將所有消費者匯總起來，然后再進行排序，按照消費者字母的順序排列。如果需要查找消費者訂單檔案時，按照字母排列的順序查詢訂單檔案的具體存放位置。這樣的歸類結果是清晰的，便于查找。這種方法我們可以稱之為“查字典法”，目錄稱之為“字典目錄”，就是說消費者訂單放置在什么位置并不重要，重要的是能及時找到它。在此情況下，經營者可以準確、快速地完成訂單檔案的查閱與管理，大大提高了檢索能力，縮短了查詢時間。

為了提高對消費者訂單檔案的檢索速度，經營者應該把消費者訂單檔案排序方法與訂單檔案目錄排序方法有機結合起來，根據經營者所處的環境，比如在電腦前，打開電腦找到所要查找消費者排序的固定位置;如果在消費者訂單檔案柜之處，就可以把紙質目錄拿出來查詢。因此，采用消費者訂單檔案紙質目錄和電子目錄排序相互配合查詢，是一種“簡化整理，深化檢索”，隨時隨地快速查詢的訂單檔案管理方法，同時，也是一種調整和簡化了消費者訂單檔案資料的管理方法。實行消費者電子訂單檔案與紙質訂單檔案聯合檢索管理模式，可以保證電子商務經營者獲得更有效的訂單檔案信息資源，確保訂單檔案管理工作有章可循，訂單檔案收集、整理、開發服務等檔案資料有案可查，從而對電子商務經營者訂單檔案實現科學有效的管理。

3.3 提高管理人員的素質

為提高電子商務訂單檔案管理水平，需要訂單檔案管理人員具備一定的科學文化水平和組織協調能力，具備檔案管理、現代經營、信息技術等方面的綜合知識。在電子商務訂單檔案管理工作中不斷學習、不斷總結、不斷進步，使訂單檔案管理工作能力不斷提高。

經營者為了提高訂單檔案管理人員的業務素質和管理水平，需要對電子商務訂單檔案管理人員加大培訓的力度，使其進一步適應電子商務經營中訂單檔案發展的需要。只有電子商務經營中訂單檔案管理系統更有序、更安全、更簡便、無后顧之憂，訂單檔案管理者水平不斷提高，訂單檔案管理才能取得更大的進步和發揮更高的效率。

綜上所述，我國電子商務蓬勃發展，需要不斷提高電子商務經營中訂單檔案管理效率和水平，通過探析電子商務經營中訂單檔案管理方法、增強社會利用電子商務訂單檔案意識、提高電子商務經營者訂單檔案管理人員的素質等措施來完善電子商務訂單檔案管理工作，從而充分發揮電子商務經營中訂單檔案管理工作的價值和作用。

參考文獻：

[1] 2018年中國電商行業市場現狀及發展趨勢預測（圖）[ J/OL].[201 8-04-09] .http：//www.innovlOO.com.

[2]李惠紅.電子商務檔案管理的探討[J].中小企業管理與科技（下旬刊]，2014（ 7）： 34-35.

[3]陳一紅.電子商務檔案管理面臨的問題及其對策[J].檔案，2011 （6）： 53-55.

[4]龐敏英.電子商務中的消費者權益保護問題研究[J].河北法學，2005（7）：148-153.

[5]董鵬，楊美金.客戶訂單的管理與歸檔方法及發展趨勢[J].清遠職業技術學院學報，2010（ lO）：89-92.

[編輯：張思楠]