試論提高基層計生檔案管理水平的幾點措施

張春玲

摘要：檔案工作具有管理性、服務性、政治性和保密性，對社會和新時期衛生和計劃生育事業都具有歷史意義和現實意義。衛生計生系統受機構合并、受上級檔案部門業務指導等影響，曾在工作中取得過顯著成績，但目前也存在一些問題亟待解決，方能確保四大門類檔案齊全、完整、真實，使歷史得以完整延續，使衛計系統新篇章得以完美開啟。

關鍵詞：衛計系統;檔案管理;成績問題;策略建議

做好基層計生檔案工作，不僅是當前人口和計生工作的需要，而且也是黨和國家事業發展一個不可缺少的方面。計生工作各項資料的積累也有賴于基層良好的計生檔案工作，從而為制定科學合理的計生工作目標奠定科學基礎。然而應該看到，基層單位受觀念、體制、人力、條件和經費等因素的制約和影響，計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節。

一、實現基層現代化計劃生育檔案管理勢在必行

在新的歷史時期背景下，需要對計劃生育檔案管理工作進行一定的調整和改善，即將現代化技術應用于計劃生育檔案管理工作中。這樣的調整和改善的意義主要體現在三方面。第一方面，將現代化管理理念應用于該工作中，既可以提高基層計劃生育檔案管理的質量和保證其真實性，還可以提升基層計劃生育檔案管理的水平;第二方面，現代化的管理技術，可以提高檔案管理的效率，因為通過應用現代化管理技術可以減少檔案管理的任務量和節約資源，從而實現了資源的合理優化配置;第三方面，現代化管理系統可以切實的反饋基層計劃生育管理工作，從而促進計劃生育管理水平和質量的提高。由此可見，將現代化科技應用到基層計劃生育檔案管理工作中已經成為社會發展的必然趨勢。

二、計劃生育檔案管理存在的不足

（1）計劃生育檔案管理工作意識薄弱。在現實社會中，由于檔案管理崗位的工作人員專業知識的薄弱，對檔案管理工作的認識不到位，因而導致計劃生育檔案管理工作得不到重視，使得計劃生育檔案管理工作程序科學性和程序性不強。尤其是涉及到崗位和工作請辭等方面的問題時，工作人員對檔案的移交、審查、清理、簽字等工作流程認識不夠清晰，進而導致了檔案的混亂和檔案數據的丟失以及檔案分類不夠明確。

（2）基礎計劃生育工作效率低，檔案管理體系有待完善。檔案管理工作的管理體制是否完善與工作效率有著直接的關系。如果在檔案管理工作中，信息內容登記過程中沒有相關規章制度進行規范，會導致一些重要信息的丟失，從而嚴重影響了檔案信息的真實性和有效性，嚴重阻礙了檔案管理工作的發展。

（3）計劃生育檔案管理內容的真實性低。由于計劃生育檔案管理工作的重要性得不到充分肯定，進而使檔案管理工作者在完成工作任務時不夠認真，責任心不夠強，登記的內容隨意性增加，檔案內容的真實性不夠高，這樣嚴重阻礙了計劃生育檔案管理工作的進步。

（4）計劃生育檔案管理工作者的專業水平較低。由于工作人員得不到專業技能的培訓，甚至出現一個工作人員身兼數職的現象，從某種程度上講，工作人員不能將全部精力集中到檔案管理工作中，同時也不能完全掌握檔案管理的信息內容。

（5）計劃生育生育檔案管理水平和基礎設備均不健全。在效率決定發展速度的今天，基層的計劃生育檔案管理仍然采用庫存的方式，然而隨著檔案數據的增加，檔案庫存的方式不僅浪費時間，還浪費經濟，大大降低了工作效率。同樣制約檔案管理工作發展的一個因素是較低的管理水平，大部分的地方檔案管理缺乏高新技術的指導，無法將最先進的管理手段應用到計劃生育檔案管理工作中，從而一定程度上制約了檔案管理的發展。

三、提高基層計劃生育檔案管理水平的基本措施

（1）提高現代化基層計劃生育檔案管理的意識。我國計劃生育工作的重要組成部分之一是基層計劃生育檔案管理工作。因此從事計劃生育檔案管理的工作人員必須有較強的責任意識和法制觀念，還要具有較強的思想道德修養和較高的業務能力。同時，政府部門可以分設專門的計劃生育網站，對從事檔案管理的工作人員進行定期的培訓和提供必要的檔案管理資源。同為重要的是政府部門還要提供檔案管理工作人員與專家交流的機會，這樣可以有效的提高工作人員的現代化管理意識和水平。

（2）應用現代化技術合理分配計劃生育檔案管理資源。高新技術的飛速發展，要想提高基層計劃生育檔案管理工作的效率，需要充分的利用網絡資源。因為網絡技術對檔案管理方式可以實現適當的調整，從而使得資源的管理更加快捷、高效。而網絡資源技術的應用是實施基層計劃生育檔案現代化管理的有效手段之一。如果將計劃生育的信息通過互聯網進行整合，這樣可以達到資源共享的目的，這樣也可以有助于檔案信息的規范化和標準化。

（3）完善計劃生育檔案管理體系。基層計劃生育檔案管理的工作需要嚴格按照規章制度執行。因為各個地方存在一定的差異性，所以在制定計劃生育檔案管理制度時，需要做到聯系實際，依據不同地方的特色和工作特點，這樣做到相關的規章制度最大程度上應用到實際工作中。

（4）計劃生育檔案信息登記時做到有章可循。實事求是是基礎計劃生育檔案管理工作的基本要求，因為這樣可以有效保障計劃生育檔案信息的真實性。工作人員在遇到比較模糊的信息時，需要經過認真核對后再填寫，嚴格禁止隨意填寫，這樣可以有效的保證檔案信息的真實性。

（5）提高計劃生育檔案管理工作人員的專業水平。計劃生育檔案管理工作人員不僅要通過自身的學習不斷的提高自己的專業知識水平，還要積極抓住政府部門給提供的與專家交流的機會。通過專家的指導，可以有效提高工作人員在實際工作中的應變能力和提高基層計劃生育檔案管理現代化水平。除此以外，計劃生育檔案管理工作人員要提高自己的工作熱情和工作態度，做到工作中沒有隨意性和敷衍了事的現象出現。而且，每一個計劃生育檔案管理工作人員要有積極的態度和熱忱來對待檔案管理工作。同時還要在工作中勇于挑戰自己、敢于創新，積極解決工作中遇到的問題，為實現檔案管理工作現代化作用一定的貢獻。

在計劃生育檔案管理工作中，不僅要樹立全局的觀念，還要建立起全國范圍內的計劃生育檔案現代化管理體系，從而促進計劃生育工作的發展。通過了解基層檔案管理存在的問題，探索出相應的現代化管理措施，對基層計劃生育管理的發展有非常重要的意義。計劃生育檔案現代化管理體系的建設是一項長期工作，是一場持久戰，但是隨著實踐經驗的積累，人力資源的不斷擴大、制度體系的不斷完善、工作責任意識的不斷增強，基層計劃生育檔案管理實現現代化的目標也會很快得以實現。