試論對檔案管理工作的幾點思考

宮雙海

摘要：本文分析了新時期檔案管理工作的現狀、存在的問題以及解決辦法，立足于陳舊的檔案管理理念和繁瑣的檔案管理工作，提出了更加新穎的、符合新時期工作要求的檔案管理理念，對于加強檔案管理工作的效率，實現其科學化、制度化、規范化，更好地適應現代社會的需求具有一定的現實意義。

關鍵詞：檔案管理;科學化;制度化;規范化

隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發展，社會各項制度的改革日益加深，檔案制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為重要。檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務于全局工作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的檔案種類和數量，更加適應新時期檔案管理工作的要求，已經成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。

一、檔案管理工作改革的困難和重點

（1）大多數人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創造經濟效益，更不會實現任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現了諸多檔案管理方面的問題。

（2）檔案交接制度不嚴謹。每年巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時。現如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。

（3）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發現檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。

（4）當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。

二、檔案管理工作的對策及思考

（1）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。

（2）檔案交接嚴格按程序進行。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符;二是對借出的檔案要及時催還;三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

（3）健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。

（4）建章立制，有章可循，規范操作。現如今，不同的單位在檔案管理工作上的規定和標準各不相同，甚至許多單位缺乏規定和標準，這大大降低了檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低、檔案質量參差不齊的現象，這大大減弱了檔案的存取與調配的效率，也影響了檔案管理信息化發展進程，更降低了檔案的應用。大量低水平的重復作業與建設由此產生;同時，相關制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上，一直無法繼續向前發展，沒有更高的突破。所以，建立相關制度規范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設和章程的規范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應符合實際工作的需要。

總而言之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新檔案管理的理念，實現其科學化、制度化、規范化。每一位檔案管理工作者應自覺肩負起自身的責任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應該加強宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應加強自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術，將電子信息技術有效的應用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的改革路上，我們還有很長的路要走，需要加強信心，不斷進取，總結經驗，提高水平。