網絡背景下的聲像檔案管理現狀與對策

盧立紅

摘 要：隨著時代的不斷變化發展，如今的檔案管理類型也逐漸朝著更加多元化的方向持續轉變，在檔案管理的眾多類型中，除了某一些文字檔案形式以外，聲像檔案也逐漸的成為了應用較為普遍的一種檔案類型，尤其在網絡背景環境下，得到應用的頻率更加的高。聲像檔案所包括的內容是較多的，并且各種信息都是以照片、音源以及錄像等形式加以保存，它是企業生產活動中最為真實的記錄，因此具有極強的客觀真實性。然而從當前網絡背景下的聲像檔案管理現狀當中，我們可以較為清晰的發現，具體的管理工作還存在一定的問題。所以，文章接下來將對此展開詳細的分析描述。

關鍵詞：網絡背景；聲像檔案；現狀問題；科學對策

在網絡背景時代到來的前提下，國內大部分公司漸漸的展開了全面檔案目標管理策略，并且在科學集中統一管理的原則之下，更加盡力的強化信息檔案的管理力度，從而有效的提升檔案管理的整體水平。然而需要注意的是，對比檔案在各個環節所起到的作用看來，經過認真細致的梳理與分析發現，往往聲像檔案管理模式是基礎最為薄弱的管理模式，這不單單只發生在某一家企業當中，而是體現出一種普遍現象。所以，在網絡背景環境下，全面的加強檔案管理工作研究分析力度，對于企業檔案管理工作的開展來講，將會產生極其重要的意義。

1 科學研究聲像管理檔案工作的實際現狀情況

1.1 聲像檔案所用儀器設備較多，但管理不夠全面

在企業的日常聲像檔案管理工作當中，工作人員往往都將認識的重點單純的集中在實際的設備應用過程中。通常情況下來講，某一些辦公機構和企事業單位所應用的聲像設備數量是較少的，但是對于總體的檔案信息來講，聲像檔案管理所占據的比例影響程度往往都是較小的。另一方面，檔案管理工作人員在展開聲像設備管理工作的過程中，也沒有進一步的提升工作程序以及秩序的先進性，所以導致這兩項存在較大程度上的滯后性。然而企業對于聲像設備的制度以及實際應用方式的要求非常的高，一旦整個管理過程中沒有將科學的聲像資料完全的包括下來，那么必定會導致之后的聲像檔案管理工作遇到很大程度上的難題，使得聲像檔案管理工作的質量存在較大的問題。

1.2 網絡背景環境下從事聲像檔案管理工作的人員綜合能力不強

從當前的實際情況觀察看來，從事聲像檔案管理的工作人員，大部分都還不具備較為專業化的技能，并且大部分檔案管理工作人員的學歷也沒有相應的標準，所以在展開具體工作的時候，也就無法從根本上提升聲像檔案管理工作的質量水平。根據更加詳細的調查研究發現，所從事聲像檔案管理工作的人員當中，部分從事聲像檔案管理工作人員的專業化水平相對不足，在處理具體工作的過程中也就無法很好的做好相應的工作。因此，在具體工作當中，因為工作人員綜合能力的不強，最終也就導致了聲像檔案管理工作的實際效率大大降低了。

2 全面做好網絡背景下聲像檔案管理的重要性研究

聲像檔案管理是如今網絡背景下較為重要的一種檔案管理模式，所以采取科學的措施強化聲像檔案管理工作勢在必行。落實到實際分析上來講，聲像檔案管理工作是不能與檔案管理工作相分離的。聲像檔案管理中的性質能夠在實踐當中全面化的收藏檔案基本信息，假如不做好聲像檔案管理工作，那么檔案的資料也就不可能在第一時間內得到最全面的收錄，而這些檔案文件又需要在第一時間內及時的傳遞給領導展開批閱，當文檔的基本信息不能得到較好的收錄后，最終將會使得整個企業的工作效率被大大的降低。做好聲像檔案管理工作，還能為相關工作人員提供更加科學的進修信息，從而使得工作人員的信息意識得到最大化的提升，這樣也就能夠很好的促進經濟效益的持續發展。所以從根本上來講，聲像檔案管理工作的合理化開展，必定會對所在單位的經濟以及社會經濟建設發揮不可估量的作用。因此，以聲像檔案管理工作的質量為起點，不斷規范具體的管理方法，必定能夠使得聲像檔案管理工作的規范性得到更進一步的提升。

從另一個角度展開分析可知，全面做好聲像檔案管理工作將會極大的確保文秘工作的科學性以及全面性。通常情況下來講，文秘工作的科學全面化開展，最終都是在重大信息來源以及物質基礎上展開的。聲像檔案資料只有具備更高水平的科學性以及準確性，才能使得整個企業檔案工作的開展呈現出更高的價值。從以上情況的綜合分析看來，健全聲像檔案管理體制，能夠非常有效的提升網絡背景下的檔案管理質量，所以應當成為廣大企業檔案管理工作的重中之重。

3 聲像檔案管理工作在展開中所表現出來的主要問題

3.1 缺乏更加健全的管理制度

經過絕大部分的數據調查研究可以清楚的認識到，在很多聲像檔案管理工作中，之所以聲像檔案管理工作開展的不夠科學合理，主要的原因集中在沒有健全的檔案管理制度上。正是因為沒有健全的管理制度，最終使得聲像檔案管理工作沒有一個科學化的標準進行依照，所以很多工作環節的開展都是缺乏科學性的。具體來講，一部分從事檔案管理工作的部門，在確立基本管理制度的時候，并沒有展開更加科學合理化的監管，又或者是所制定的這些制度已經名存實亡了。這就需要廣大檔案管理部門提高認識，通過健全和完善基本的檔案管理方式，提升檔案管理工作的有效性以及科學性。因為它能夠在檔案管理工作中發揮非常明顯的作用，然而我國聲像檔案管理工作還相對缺乏這一部分。

3.2 從事聲像檔案管理的工作人員綜合意識還不夠強

細致分析聲像檔案管理工作來看，此項工作的開展本身就具有一定程度上的時效性，當其中某一些影響信息得到基本文字說明的時候，這樣才能全面提升檔案管理工作的高效性，因為文字說明能夠將檔案的基本信息進行最為徹底的描述，工作中查看文字描述，也就能夠從中得到需要的信息因素，從而科學高效的將此類聲像檔案進行歸檔整理。然而發生在聲像檔案管理工作的實際情況卻是，大部分的檔案管理工作人員的意識以及工作自身的積極性還存在極大的不足，正是如此，導致了較多的聲像檔案管理沒有經過更加規范化的歸檔整理，更為嚴重的情況便是使得一部分聲像檔案資料出現了丟失的問題，從而為日常工作的開展帶來極大的阻礙。從這一個方面，我們也就可以非常明確的看出，一旦從事聲像檔案管理的工作人員本身所具有的意識沒有達到標準的要求，那么最終必定會使得聲像檔案管理工作的開展質量受到最大程度上的影響。

3.3 聲像檔案管理工作的存儲環境不夠良好

從事檔案管理工作的人員都應當清楚的意識到，相同條件下聲像檔案管理的存儲條件是需要高于紙質檔案的，這主要是因為這兩種檔案管理形式具有極大化的差異。紙質檔案只要保證干燥、清潔等環境因素即可，而聲像檔案存儲條件就顯得相對苛刻，因為聲像檔案資料一旦受到了影響，將會使得所保存的資料信息出現很大程度上的破壞，最終信息要素也就不科學完善了。然而從聲像檔案管理工作的實際存儲環境來看，大部分地區的聲像檔案信息在實際保存的過程中，并沒有設置出獨立的保管室，為了尋求便捷工作人員也就將檔案中的信息以及普通的檔案進行一并的管理，然而聲像檔案資料的溫度以及潮濕度因素并沒有得到最大的重視，因此也就導致了很多的存儲資料受到了極其嚴重的損失，因此大大的降低了聲像檔案管理的質量。由此可以清晰發現，做好聲像檔案管理工作的較為重要的環節，還應當包括聲像檔案管理工作的存儲環境。

3.4 聲像檔案的不同載體無法很好讀取檔案內容

聲像檔案的各種載體不同導致許多陳舊的聲像檔案無法直接讀取利用，比如磁帶、錄像帶等。這一點問題是當前聲像檔案管理工作中表現較為突出的一個問題，因為聲像檔案保存的載體存在多元性的特點，所以某些陳舊的檔案因為保存的方式不同，所以在讀取的過程中也就存在一定的問題，雖然某些檔案資料也能夠很好的讀取，但是卻不能得到完整的檔案資料，久而久之也就導致了檔案資料的缺失。

4 切實做好聲像檔案管理工作的基本對策研究

4.1 全方位完善聲像檔案管理工作的基本制度

要想從根本上做好聲像檔案管理工作，最為前提的一個條件是制定出更加科學化的聲像檔案管理制度，只有這樣才能使得聲像檔案更加規劃范的運行下去。有關檔案管理工作人員需要依據實際情況，對聲像檔案歸檔制度以及歸檔的范圍展開重新的劃定，并且在具體劃定過程中將工作的規章制度進行完善，因為這樣才能使得聲像檔案管理工作的制度化以及規范化變得更加的符合要求。聲像檔案管理的基本制度應當要考慮好此類檔案的特殊性質，所以管理制度中的內容需要與普通的檔案明確區別開來，這樣才能很好的使得檔案收集以及歸檔的信息得到進一步的規范。與此同時，聲像檔案管理制度內容，需要明確資料收集的范圍，資料收集的范圍需要嚴格考慮真實性以及準確性，將真實性以及準確性作為衡量收集范圍的標桿，這樣才能使得檔案的資料呈現出更高的準確性。另外還應當在制度當中指明歸檔的具體時間，如此才能使得企業的聲像檔案資料更加具有精確性。雖然從某一個層面看來，企業的聲像檔案工作量得到了很大程度上的提升，但是完善的制度卻大大強化了聲像檔案資料的完整性。

4.2 強化措施提升聲像檔案管理工作人員的基本意識

科學提升聲像檔案管理工作人員的基本意識，在某種程度上來講也是極為有效的措施。落實到具體的操作上，針對于整個聲像檔案管理的現狀情況，有關企業應當認識到聲像檔案管理工作的開展，歸根結底都是需要具體工作人員進行操作的，如果從事聲像檔案管理的工作人員缺乏了基本的意識，最終必定會使得聲像檔案管理工作的真實有效性被破壞，進而聲像檔案資料也就無法發揮它應有的價值。因此企業應當定期展開人員的培訓工作，在培訓工作中，詳細的講述做好聲像檔案管理工作的重要性，同時傳授一些聲像檔案管理開展方法，輔之以檢查督導和績效考核，以快速提升聲像檔案管理工作人員綜合素質。

4.3 結合實際情況科學的創造聲像檔案管理資料的存儲條件

通過文章之前部分的分析可知，之所以當前國內聲像檔案管理工作的開展并沒有體現出較高的水平，其中一個原因還在于缺乏合理的存儲空間環境，所以為了在網絡背景的全新時期下做好檔案管理工作，那么也就需要創造出更加適合的存儲環境。從較長遠的角度看來，聲像檔案資料在保存的時候，往往需要考慮到溫度、濕度以及防火、防磁等各個方面，但是以往的檔案保存工作，有些注重了溫度和濕度，有些注重了防火、防磁，而并沒有創造出一個全面化的保存空間，所以也就使得管理的質量得不到提升。

4.4 科學轉化陳舊聲像檔案格式

因為某些較為陳舊的聲像檔案資料無法得到直接的讀取，所以也就需要對陳舊的聲像檔案統一進行專業處理轉換成現在計算機上通用的格式。落實到具體的操作上來講，廣大聲像檔案管理工作人員，首先需要對以往的聲像檔案資料展開詳細的整理，統一記錄出他們的保存格式，之后緊接著采用現今檔案資料保存的方式，來對相應的資料展開格式上的轉化，如此使得相對陳舊的聲像檔案資料能夠更加的具有科學性以及合理性，并且不會出現檔案資料的缺失。

5 結束語

通過以上文字的詳細分析可知，隨著網絡時代的到來，檔案管理工作的類型變得越來越多樣，而聲像檔案管理模式正是其中之一，因為此種檔案管理模式的優勢性較為明顯，所以得到了極為廣泛的應用。

參考文獻

[1]鄭太敏.企事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].現代營銷（經營版），2019（05）：151.

[2]金宇.大數據背景下會計檔案電子化管理的路徑優化研究[J].經濟問題，2019（05）：100-104.

[3]劉冰.檔案管理存在的問題及對策分析[J].技術與市場，2019，26（04）：210-211.