辦公室會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)談

魏建霞 陶婷華

【摘要】辦會(huì)是辦公室業(yè)務(wù)的重要內(nèi)容之一，筆者從發(fā)送會(huì)議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中保障、會(huì)后收尾幾個(gè)方面介紹了辦會(huì)大致流程及工作經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】會(huì)務(wù);會(huì)前準(zhǔn)備;會(huì)中保障;會(huì)后收尾

辦文、辦會(huì)、辦事是辦公室業(yè)務(wù)的三大重頭戲，筆者認(rèn)為其中辦會(huì)是提升自身能力最快的業(yè)務(wù)，因?yàn)闀?huì)務(wù)工作需要你在短時(shí)間內(nèi)迅速配齊服務(wù)接待、車輛調(diào)度、醫(yī)療餐飲、臨場(chǎng)應(yīng)對(duì)等等功能，把自己組合成無所不能的“變形金剛”綜合體。可以說辦一次會(huì)就是打一場(chǎng)戰(zhàn)役，成功一次就使你的戰(zhàn)斗指數(shù)提升到一個(gè)更高的“段位”。下面筆者想就辦會(huì)流程和大家分享一些辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)。

辦公室辦會(huì)主要包括主辦、承辦和協(xié)辦，主辦是指從自身職能出發(fā)，為完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)以辦公室為主體自主辦會(huì)，比如辦公室業(yè)務(wù)交流會(huì);承辦是指接受上級(jí)單位或外單位委托，為完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)以辦公室為依托辦會(huì)，比如科技委專家xxx專題研討會(huì);協(xié)辦是指在整個(gè)會(huì)務(wù)過程中協(xié)助完成某個(gè)專項(xiàng)，比如協(xié)調(diào)用車、協(xié)調(diào)餐飲或者協(xié)調(diào)住宿等。

本文主要討論的是主辦和承辦會(huì)議，關(guān)鍵流程主要包括發(fā)送會(huì)議通知、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中保障、會(huì)后收尾。

一、發(fā)送會(huì)議通知

辦會(huì)第一個(gè)流程就是撰寫并發(fā)送會(huì)議通知，無論是主辦還是承辦，會(huì)議通知都要包含下面幾大要素。

（一）標(biāo)題。通知標(biāo)題要點(diǎn)明主題，也就是說讓人一看就能知道這大概是個(gè)什么內(nèi)容的會(huì)。

（二）會(huì)議主要事項(xiàng)。一般通知第一段要交代清楚召集會(huì)議緣由，比如“為了XXX”“按照XXX要求”等，以及召開會(huì)議的目的，方便參會(huì)人員做好會(huì)前準(zhǔn)備。

（三）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。通知第二段要寫清報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)務(wù)聯(lián)系人的姓名及聯(lián)系電話，方便大家溝通聯(lián)絡(luò)。同時(shí)要在報(bào)到地點(diǎn)后面附上乘車路線（比如火車站、機(jī)場(chǎng)到目的地分別怎么乘車）和報(bào)到地點(diǎn)附近的標(biāo)志性建筑，方便大家順利入駐。

（四）參會(huì)人員或者參會(huì)范圍。通知第三方面內(nèi)容要明確參會(huì)范圍，可以是限定范圍，比如“參會(huì)人員為單位負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)”，也可以附件形式確定具體人員姓名，比如“XX單位，張XX”。

（五）會(huì)議費(fèi)用。如果會(huì)議涉及收費(fèi)還要寫清楚繳費(fèi)事項(xiàng)和金額，比如“住宿費(fèi)XX元，材料費(fèi)XX元”。

（六）會(huì)議回執(zhí)。會(huì)議回執(zhí)一般以附件形式體現(xiàn)，設(shè)計(jì)好填報(bào)內(nèi)容也很重要，比如要填寫是否少數(shù)民族、性別、聯(lián)絡(luò)方式，如果有接送站服務(wù)，還需填報(bào)始發(fā)、終到站名稱，航班或車次等等。

二、會(huì)前準(zhǔn)備工作

擬定會(huì)議通知時(shí)，參會(huì)人員數(shù)量、會(huì)議性質(zhì)已經(jīng)大致有了一個(gè)方案，這為進(jìn)一步確定在何處用餐、所需車輛多少、住宿房間等提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以著手進(jìn)行會(huì)前準(zhǔn)備工作。這些工作包括確定用餐地點(diǎn)、會(huì)議用車數(shù)量、與酒店溝通確定需要的房間數(shù)量等。

（一）餐飲。不管會(huì)議大小，餐飲安排都是必不可少的。安排會(huì)議餐飲首要一條就是干凈衛(wèi)生，吃壞肚子甚至食物中毒不但影響會(huì)議進(jìn)程，嚴(yán)重的還會(huì)給自己?jiǎn)挝粠聿缓糜绊憽Ｆ浯伟才挪惋嬕C合考慮路程遠(yuǎn)近，參會(huì)人員不管是調(diào)研還是學(xué)習(xí)、評(píng)審，都比較辛苦，中餐應(yīng)盡量簡(jiǎn)短、路程距會(huì)議地點(diǎn)越近越好，一般安排在單位食堂或者會(huì)議酒店自助餐，留出休息時(shí)間，以便大家“養(yǎng)精蓄銳”，開好下午的會(huì);晚餐在不違反規(guī)定的情況下可酌情安排具有地方特色的菜品，使大家在緊張工作之余能溝通交流。

（二）用車。不管是單位內(nèi)部協(xié)調(diào)用車還是利用社會(huì)資源，會(huì)務(wù)人員都應(yīng)該統(tǒng)籌合理使用車輛，以達(dá)到無縫銜接。比如接送站，要提前匯總好各位參會(huì)代表進(jìn)駐和離會(huì)時(shí)間，時(shí)間相近、同一個(gè)站點(diǎn)的安排同一個(gè)車，再根據(jù)人員數(shù)量調(diào)撥大車或小車;再比如會(huì)議期間用餐時(shí)，要提前預(yù)估需要多少車輛，掌握每輛車載客數(shù)，還要跟司機(jī)師傅提前溝通好車輛行進(jìn)路線等;會(huì)前還要注意把司機(jī)師傅的電話存儲(chǔ)好，方便聯(lián)系溝通。還有一些更加細(xì)致的工作也要做在前面，比如溫馨提示司機(jī)師傅在車上配備一定數(shù)量的雨傘、飲用水以及接站指示牌，還要預(yù)留車輛以防會(huì)議期間應(yīng)急使用。

（三）住宿。根據(jù)會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員數(shù)量和會(huì)議代表回執(zhí)，要提前訂好酒店并預(yù)留好房間數(shù)量。比如有的代表因?yàn)楣ぷ骰蚱渌蛐枰崆?-2天到會(huì)，有的代表卻需要晚走1-2天，有的代表住雙人間，有的代表住單人間，這些情況都要跟酒店協(xié)商好。同時(shí)，預(yù)定酒店還要考慮酒店地點(diǎn)和環(huán)境，太吵影響休息，地點(diǎn)太偏的話，如果沒有接送站，又不方便代表進(jìn)駐和撤離，凡此種種，都要在會(huì)前綜合考慮。

（四）會(huì)議室。如果住宿酒店內(nèi)設(shè)有會(huì)議室，又能滿足會(huì)議所需條件，可考慮在酒店租用會(huì)議室;但如果會(huì)議涉密，則應(yīng)該在單位內(nèi)部召開，并通知負(fù)責(zé)保密的相關(guān)部門，按照涉密會(huì)議布置會(huì)場(chǎng)。同時(shí)要在會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)議要用的桌牌，如果有行政級(jí)別，還要安排好參會(huì)代表座次;調(diào)試好話筒和投影儀;用水則要根據(jù)季節(jié)準(zhǔn)備好茶水或礦泉水。

（五）醫(yī)療保障。根據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短，會(huì)務(wù)人員要準(zhǔn)備一些常用的感冒藥、止瀉藥、抗過敏藥等，如有年齡較大的參會(huì)代表，還要準(zhǔn)備一些降壓藥，如果單位內(nèi)部有醫(yī)療所，最好能提前打個(gè)招呼，也許有不時(shí)之需。

（六）會(huì)議指南。會(huì)務(wù)人員要在會(huì)前印制好會(huì)議指南或者類似的小冊(cè)子，里邊的內(nèi)容根據(jù)具體會(huì)議大（下轉(zhuǎn)第112頁）

（上接第106頁）致包括單位簡(jiǎn)介、會(huì)議日程、用餐及開會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)務(wù)組的位置及聯(lián)系方式等。

總之，會(huì)前準(zhǔn)備越充分、細(xì)致，在會(huì)中越能鎮(zhèn)定、從容，會(huì)議效果越好，否則就會(huì)狀況百出，手忙腳亂，甚至“拆東墻補(bǔ)西墻”，顧此失彼。

三、會(huì)中保障

這個(gè)環(huán)節(jié)是會(huì)務(wù)人員高度緊張的環(huán)節(jié)，不僅要檢驗(yàn)前期準(zhǔn)備工作是否充分，還要檢驗(yàn)會(huì)務(wù)人員綜合素質(zhì)是否過硬。

（一）會(huì)議報(bào)到。從報(bào)到開始進(jìn)入會(huì)中階段。代表報(bào)到時(shí)要統(tǒng)計(jì)好代表的單位、姓名、聯(lián)系方式，同時(shí)分配房間、發(fā)放會(huì)議指南和會(huì)議資料。對(duì)于應(yīng)到而未到的代表及時(shí)聯(lián)系、了解情況，如果對(duì)方因故取消行程，要及時(shí)調(diào)整原有工作計(jì)劃;如果是航班延誤，則要及時(shí)溝通房間和用餐信息。

（二）會(huì)場(chǎng)保障。秘書組在場(chǎng)內(nèi)做好會(huì)議記錄，會(huì)務(wù)組則要全力做好會(huì)議保障。在整個(gè)會(huì)議期間要做好充分的心理準(zhǔn)備，當(dāng)好救火隊(duì)員，因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)會(huì)出現(xiàn)一些常見的突發(fā)狀況。比如話筒突然壞了，你要迅速做出反應(yīng)，找到備用話筒;忘帶簽字筆或者筆記本的情況，要隨時(shí)能提供;車輛突然故障，不能及時(shí)到位，要迅速協(xié)調(diào)好;有的代表因故不能出席，還要緊急調(diào)整座次，等等。

（三）現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)。要保持高度警惕，隨時(shí)關(guān)注會(huì)議進(jìn)度，車輛調(diào)度要及時(shí)，會(huì)議即將結(jié)束和用餐即將結(jié)束時(shí)就要備好車;如果會(huì)議延時(shí)，則要及時(shí)通知餐廳順延用餐，以免出現(xiàn)茶冷飯涼情況;如果出現(xiàn)車輛故障，要及時(shí)啟用備用車輛，以免耽誤會(huì)議用車。

這個(gè)環(huán)節(jié)最能考驗(yàn)會(huì)務(wù)人員的綜合素質(zhì)還體現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)一些無法預(yù)料的狀況，因?yàn)槟銣?zhǔn)備的再充分，也不能完全預(yù)料到現(xiàn)場(chǎng)會(huì)發(fā)生什么，比如筆者作為會(huì)務(wù)人員時(shí)就處理過的一例突發(fā)事件。一位老專家因?yàn)闆]注意而一頭撞在了玻璃門上，所幸沒出什么意外，但是眼鏡碎了，什么都看不見。而配鏡是需要驗(yàn)光、測(cè)視力等一系列程序的，不是隨時(shí)就能買到，當(dāng)時(shí)筆者是從最近的配鏡中心租用了一幅度數(shù)相近的眼鏡以解燃眉之急，然后為代表加急配了一幅眼鏡，第二天趕在散會(huì)前送到了代表手上，沒有耽誤專家開會(huì)，也沒有耽誤專家的行程。當(dāng)然，解決的辦法還有很多，完全“因地制宜”。但同時(shí)這個(gè)環(huán)節(jié)也能最快提高一個(gè)人的業(yè)務(wù)水平，不要輕敵，也不能畏難。

四、會(huì)后收尾

（一）返程。如果是有送站安排的會(huì)議，要安排好送站時(shí)間和車輛;做好和酒店、車輛等相關(guān)方的費(fèi)用結(jié)算，保留好票據(jù)，如果是主辦單位，票據(jù)是報(bào)銷的憑證，如果是承辦單位要做好票據(jù)的交接。同時(shí)返程的安排一定細(xì)致耐心，會(huì)務(wù)工作切忌虎頭蛇尾，要做好最后的點(diǎn)睛之筆，不要弄得前面工作都挺好，最后倉促結(jié)束，這樣等于前面的辛苦白白付出了，事倍功半。

（二）相片、資料等寄遞。會(huì)議過程如果形成相片、通訊錄、紀(jì)要等資料，要根據(jù)會(huì)議代表的單位地址及時(shí)寄出并通知對(duì)方查收。

由此可以看出，做會(huì)務(wù)不但遇到情況有辦法不慌亂，還得能和各個(gè)行業(yè)打交道，“藝多不壓身”，平時(shí)多積累經(jīng)驗(yàn)，勤動(dòng)腦多觀察，做事舉一反三，有始有終，摸到“門道”，做一個(gè)會(huì)務(wù)達(dá)人。

【參考文獻(xiàn)】

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