人事檔案管理中存在的問題及應對策略

齊昕

[摘 要] 現階段，人事檔案管理工作開展的過程中出現了各種各樣的問題。文章針對人事檔案管理中的問題，提出了應對措施，希望以此推進人事檔案管理效率提升。

[關鍵詞] 人事檔案管理 存在問題 應對策略

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A

社會持續發展，國民經濟在不斷增長，在這樣的背景下，人力資源對企業在市場中的生存與發展發揮著非常重要的作用。企業人力管理中的人事檔案管理是非常關鍵的一個管理內容，其對企業職工的基本面貌與工作狀態等做了客觀記錄，是企業職工績效考核的憑證。因而，強化對人事檔案管理問題的研究是很有必要的。

一、人事檔案特點與管理現況

（一）特點

目前，人事檔案管理中存在很突出的特點，在客觀性與動態性等特點上表現明顯。根據客觀角度而言，人事檔案是對職工的工作狀態與個人經歷等進行客觀登記，是對職工的個人反映。因而，在用人時應當對個人檔案進行檢查，雇用人員的時候人事檔案可起到十分關鍵的作用，且可以為職工找到合適的工作崗位，進而為企業創造更高的價值。

（二）管理現況

在現代社會發展過程中，人事檔案管理系統與管理機制已經逐步構建且構成了對應規模，并且還配置了專業人員與兼職檔案人員，人事部制定了相應的檔案管理條例等，如此有益于人事檔案管理。在干部人事檔案標準化管理層面取得了很好的成績，且流動人員人事檔案管理也在進行中，由此可知，人事檔案現代化建設成效顯著[1]。

二、人事檔案管理中的問題分析

（一）流動人員人事檔案管理滯后

由于市場經濟的進一步發展，使得社會人才資源配置方式出現了翻天覆地的變化，人員流動性大，在這樣的情況下，人事檔案管理中產生了帶檔與扣檔、檔案遺失與重建檔案等現象。近期，由于高校擴大招生范圍，使得每年的大學畢業生均在增加，畢業生的就業方向多樣，同時選擇非公單位與外資企業等的學生增加，這部分企業在選人的時候通常無需個人檔案，僅需要應聘崗位人員的學歷證明以及身份證即可，在一定程度上嚴重削弱了人事檔案社會功能，造成人們越發不注重人事檔案管理[2]。

（二）人事檔案管理人員不具備科學的認識

和別的業務管理工作比較，人事檔案管理牽涉企業的發展，可是人事檔案管理部門和別的專業技術部門不同，其無法為企業的發展在技術層面提供直接性的支持，僅僅是為企業提供服務，易于被企業忽略，甚而一些管理層認為人事檔案管理是不具備技術含量的工作，僅需要保存好檔案即可，保證檔案不會出現遺失與泄露的情況，就可以將人事檔案管理工作處理好，比如檔案查詢與外調工作等。實際上，人事檔案涉及到個人與企業的長期發展，人事檔案管理工作發揮著非常重要的作用，應當引起更多人的關注，人事檔案管理應當交給專業人士進行，且積極遵從合理且規范化的制度正常開展。

（三）人事檔案管理缺乏規范性，未能構建完整的制度

中國現階段多數企業的人事檔案依舊使用的是傳統的紙質檔案管理，傳統的紙質檔案管理有很多缺陷，檔案信息不但容易失真，同時還易丟失。人員在個人檔案填寫時，因為字跡不清晰造成無法辨認，一些信息填寫不完善以及描述不到位的情況經常出現。另外，個人的證書有丟失與失效等情況，造成紙質人事檔案管理無效或者檔案管理工作停滯不前。人事檔案管理工作人員對上述情況缺乏合理監管，沒有在第一時間補全個人資料、沒有補全并存檔因繼續學習的學歷更新情況，這些都是人事檔案管理工作不規范的表現，對企業與個人未來發展毫無益處[3]。

（四）人事檔案管理專業人才隊伍匱乏

人事檔案不但涵蓋了基層職工人事檔案，也涵蓋了干部與優秀職工人事檔案，是企業選人用人的依據，檔案失真與丟失會給企業造成很大的影響。人事檔案如若進行標準化管理，保證人事檔案的準確性，必須要有檔案管理專人進行檔案管理，經過調研達到去偽存真的目的，讓檔案可以發揮其最大作用。根據現階段情況看來，一些企業并沒有依據國家規定配置人事檔案管理人員，一部分企業僅設置了一名檔案管理人員，該人員管理著幾百或幾千人的檔案，并且還有部分企業使用了兼職人員進行檔案管理，這部分兼職人員對于檔案管理知識知之甚少，在上崗前沒有對其進行培訓，僅具有整理與保存檔案的能力，不具備去偽存真的專業技能。

三、人事檔案管理問題應對舉措

（一）強化流動人員檔案管理

現代社會受各種因素影響，人員流動性逐步增大，因此，需要強化對流動人員人事檔案信息的管理，在人事檔案管理制度構建且快速完善這一基礎之上，構成流動人員檔案信息的完整采集網絡，在第一時間歸檔與更新構成的檔案信息。在短時間內健全人事檔案采集與識別、歸檔與保存、借閱與查找等制度與步驟，開展人事檔案管理工作，從而將人事檔案管理信息健全化，以此實現檔案信息客觀性與動態性、高效性與規范化。

（二）提升人事檔案管理科學認識

人事檔案中有人才的基本信息，是企業選人的參考依據，對個人與企業均有著非常關鍵的作用。企業需要提升領導對人事檔案管理工作的關注力度，加強對人事檔案管理各方面的投資，持續健全對應的軟硬件設備，增加人事檔案管理宣傳力度，組織所有職工共同參加到檔案管理工作中，積極配合檔案管理工作人員做好檔案管理工作，以此提升人事檔案管理效率。

（三）構建健全的人事檔案管理制度，進行規范化管理

人事檔案管理要提升管理效率與水平，節省人力、物力、財力，就需要構建科學健全的管理制度，達到制度化與規范化的管理目的。第一，人事檔案管理制度在融合當前的用人機制與代理機制等基礎之上進行創新與整合，構成統一且集中的管理制度，同時持續進行完善，提升人事檔案管理效用，為社會查找與使用檔案提供便捷，促進人事檔案信息集中化，提升人事檔案信息利用率。第二，加速人事檔案信息化建設，人事檔案關系到企業所有職工的信息，有著各種各樣的特征，如復雜多變、數量龐大等，如果只是依靠人工進行處理非常耗費時間與精力，無法有效提升人事檔案信息利用率。要實現對人事檔案的管理，需要構建且持續健全人事檔案管理系統，借助新的科技與設備，把個人檔案信息輸入系統中，提升檔案的持續性，利用掃描儀與相機等把檔案信息與圖片進行保存，使檔案信息更形象與直觀。第三，要創新人事檔案管理，管理工作人員需要發揮出現代網絡技術作用，在遵守保密原則的基礎上，做到非保密信息的資源共享，給社會提供真實有效的檔案管理信息。

（四）構建專業化人事檔案管理人才隊伍

人事檔案管理質量與管理效率取決于檔案管理工作人員素養與業務能力的高低，因此，構建綜合素養高與專業水平高的人事檔案管理團隊是做好人事檔案管理工作的核心保障。第一，加強入門關，在雇用檔案管理人員的過程中，應當嚴格根據國家相關規定，設定檔案管理人員崗位要求與數目。第二，強化對檔案管理工作人員的培訓，該培訓包含了上崗前的培訓與不定期業務能力方面的培訓等，持續提升檔案管理工作人員專業技能與業務水平，讓其可以在提高人事檔案管理水平的同時還可以持續改革與創新，促進人事檔案管理有效進行。除此以外，人事檔案管理工作人員需要持續更新觀念，促進人事檔案管理水平提升。

四、結語

伴隨社會的不斷進步與企業的高速發展，現代人事檔案管理工作人員對人事檔案管理工作的價值有了新的認識，以往的人事檔案管理方法對提高管理水平與促進企業發展是不利的。因此，企業需要加強檔案管理人員與設施等方面的建設，使人事檔案管理更好地促進企業發展。

參考文獻：

[1]賈坤濤.信息化時代人事檔案管理模式創新路徑研究[J].中國管理信息化，2019，22（7）：143- 144.

[2]吳婷婷.大數據時代加強人事檔案管理工作的探索[J].辦公室業務，2019（6）：174.

[3]程路.人力資源開發中人事檔案管理的價值思考[J].人才資源開發，2019（6）：27- 28.