電子政務環境下政府檔案管理模式

廖梅芳

[摘 要] 21世紀以來，信息技術發展迅速。信息技術運用在各個方面，改變了人們的生活方式。在信息發展的趨勢下，網絡環境是政府推行政務活動的良好平臺，也加快了政府檔案資源體制的構建步伐，政府檔案的服務功能得到進一步的拓展，政府檔案管理模式得到改變。文章就將通過政府檔案管理的發展情況，分析其在電子政務環境下的模式。

[關鍵詞] 電子政務 政府檔案管理 模式研究

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

伴隨著信息技術的不斷進步，政府檔案管理工作的模式也逐漸現代化。電子政務管理方式逐漸發展，在促進政府工作的效率化同時也在完善檔案管理的模式。

一、電子政務下的檔案管理工作的發展

信息化的發展過程與電子政務的發展歷程基本相似，我國通過來自國外的引進、借鑒進一步認識電子政務的概念。

互聯網技術發展的迅速，信息技術在政府公共管理中的運用，由此產生電子商務、電子政務等新的概念。電子政務環境給政府檔案的管理提供了更加科學方便的途徑，不再受傳統的政府檔案管理的局限，在時間上、空間上都有了改變，也改變了政府檔案管理的模式。

二、電子政務環境下檔案管理存在的問題

（一）電子文件歸檔在技術方面的缺陷

電子文件在多個系統之間流轉，管理者收集和整理檔案的難度很大。在《電子文件歸檔與管理規范》文件中提到，電子文件借助數字設備與環境形成，通過數碼的形式保存在磁帶、磁盤或者光盤中。不難看出電子文件的提取與設置需要數字設備的幫助。但是往往執行情況會出現問題，存儲在電腦磁盤中的文件存在著保存不夠完整，或者保存良好卻不能進行有效的歸檔處理，那么就會有很大的可能出現信息的流出，造成人力和物力的浪費[1]。

（二）在管理方面電子文件歸檔存在不足

對檔案進行管理會遇到兩個問題，首先，檔案管理的權限沒有保障，負責進行檔案管理的有兩個部門，分別是業務部門和檔案部門，電子檔案存儲在業務部門里，因此對于檔案的管理權限業務部門比檔案部門更大一些。其次就是，因為檔案管理是兩個部門來負責，萬一發生問題，例如政府信息流失或者惡意篡改，那么責任的追究是一個難題。電子檔案的管理如果不能分清職責就會造成信息的混亂，政府重要的檔案信息有可能會泄露。

（三）檔案管理的安全問題

現如今的電子檔案管理的安全問題也是值得關注的。第一是技術的漏洞，電子檔案的系統安全性影響著檔案管理安全，如果系統出現漏洞，一旦有黑客攻擊，或者病毒的入侵，系統和設備產生故障，都會增加電子檔案管理的難度，造成信息的損壞和丟失。同時，網絡一旦出現故障，保存的電子文件有很大的可能會瞬間消失從而造成政府重要文件的丟失。所以，電子政務環境下的政府檔案管理需要更加安全有保障的環境。

（四）政府檔案管理工作人員的能力參差不齊

電子文件的歸檔工作需要一定的計算機技術水平和完備的知識體系。但是，我國現在很多的檔案管理人員的素質不達標，檔案負責人專業技能水平參差不齊，他們大都缺少檔案管理知識和計算機操作技能，政府檔案的管理是容不得半點馬虎的工作，缺乏高素質人才會影響信息的真實性和有效性，對政府的工作造成制約和阻礙[2]。

在政府管理工作中，也逐漸利用相關的電子技術更高效地完成工作，尤其在政府的檔案管理工作上，檔案管理是極耗費人力物力的工作。如何做好電子政務環境下政府的檔案管理工作，有效保護電子政務系統中檔案信息科學、規范，需要幾個方面的共同改變。

三、解決電子政務環境下檔案管理問題的措施

（一）完善電子政務檔案管理制度

在電子政務環境下，政府檔案管理的標準要進一步的提高，檔案管理部門要能夠充分認識到現階段的檔案管理發展情況，加強電子政務管理制度的建設，完善統一的檔案管理體系。同時，了解相關的管理流程和工作內容，保證電子政務檔案管理的科學性、規范性。管理部門還要對政府檔案進行分類匯總，明確電子政務具有的重點和難點，將檔案分門別類，制定統一的標準，給電子政務下的政府檔案管理工作提供統一的判斷標準。對于電子檔案的真實性和完整性，可以運用相關的技術來解決[3]。

（二）完善電子政務檔案管理技術

隨著互聯網技術的發展，在電子政務檔案接收、判定、儲存、運用等環節，管理者們要隨時做好防范措施，提前做好充分的準備工作，有科學依據，有效地防范電腦黑客和病毒，防止人為破壞，造成數據的丟失等等。如果出現安全漏洞，那么就要及時修復管理軟件，開啟防火墻，強化防磁設備的完善與維護，有目的地升級管理檔案服務器主機和數據庫的硬件設施。將數據提前做好備份，以防萬一，完善電子政務環境下政府檔案管理的技術，有利于檔案管理人員更好地行駛管理職責。

（三）對于檔案的管理職責要分工明確

由于政府檔案管理是由業務部門與檔案部門這兩個部門同時負責，因此就要注意檔案管理權責要分明，將任務分配明確，兩個部門各司其職。在保證電子檔案的真實性和有效性的同時，還要確保檔案保存的安全性[4]。可以將保存好的文件一份交給檔案部門，另一份交給業務部門管理。將兩個部門的管理任務進行明確的分工，職責分配到位。

（四）對檔案管理工作定期進行核查

電子政務的檔案管理工作要進行定期的審核，重視重點的文件，加強相關工作人員的辦事效率。需要注意的是定期對文件進行檢查，確認檔案的完整性與真實性。對于政府的檔案管理工作，也逐漸利用相關的電子技術更高效的完成，尤其在政府的檔案管理工作上，檔案管理是極耗費人力物力的工作。

（五）培養高素質的檔案管理工作者

我國的檔案管理工作想要進一步的發展不僅僅需要完善的體系，還需要能夠將這項工作良好完成的人才。可是實際的情況是我國仍然缺少掌握著專業知識的人才，同時計算機技能也有待加強。相關部門在培養對應業務的人才時可以借助平時組織的對外交流活動，讓高素質、高技能人才能夠互相交流，交換想法，通過不斷學習，熟悉檔案業務，發揮自身的潛力。

信息技術得到了快速的發展，我國也進入了互聯網的時代，在信息化、技術化的時代背景下，各個行業都需要熟練地使用計算機技術，所以說政府檔案管理工作也是同樣的。目前來看，我國政府檔案管理的信息化仍然不夠完善，需要改進的地方還很多。如果要完善電子政務下的政府檔案管理模式就要制定出科學嚴謹的管理制度，能夠讓檔案管理工作有規范化的管理。

四、結語

在信息技術進步的大環境下，政府檔案管理模式需要與時俱進，合理的分配檔案管理人員的工作任務，權責分明，與此同時，對于政府檔案管理的安全也要提高重視程度，完善技術缺陷，面對突發的事件能夠及時做出補救措施。

總而言之，在電子政務的環境下，政府檔案管理模式發生了較大的變化。相較于之前檔案管理工作的工作量更大，需要大量的人力和物力。如果可以通過計算機技術的輔助，大大提高政府檔案管理的工作效率，那么電子政務帶來的效益是不可估量的。

參考文獻：

[1]張嘉毅.電子政務環境下政府檔案管理模式研究[A]//《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與工程研究學術研討會”論文集（下）[C ].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：《科技與企業》編輯部， 2016：1.

[2]劉國強.淺析在電子政務環境下政府檔案管理的模式[J].才智，2015（25）：329.

[3]侯誠.電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變分析[J].辦公室業務，2016（9）：38.

[4]白楊.電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變分析[J].辦公室業務，2017（20）：181.