人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對(duì)策

戴亞文

【摘要】人事檔案管理是人事管理工作中的重要內(nèi)容，隨著人事制度的不斷改革，人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，人事管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。目前，我國(guó)人事檔案管理工作在現(xiàn)代化過程中還存在一系列的問題，這在一定程度上制約了人事工作的發(fā)展。文中從人事檔案管理工作出現(xiàn)的問題入手進(jìn)行分析，并具體闡述了有針對(duì)性的改善措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;管理;現(xiàn)代化;問題;措施

人事檔案是對(duì)個(gè)人相關(guān)信息的詳細(xì)記錄，是人事管理工作的重要內(nèi)容。人事檔案的收集和整理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)人事檔案的最大化利用有重要的作用和意義。只有提高管理工作的各項(xiàng)水平，不斷挖掘人事檔案的內(nèi)在價(jià)值，并科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化信息科技手段，才能更好地發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)人才，從而不斷推動(dòng)整個(gè)組織有序發(fā)展。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理水平落后。由于相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的不重視，對(duì)工作人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，管理力量薄弱，管理手段落后造成工作人員的檔案管理水平較低，工作缺少時(shí)間觀念，很多檔案沒有及時(shí)進(jìn)行分類與歸檔，工作人員態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，敷衍了事，再加上其他部門配合度低，給檔案管理工作增加了難度，同時(shí)造成檔案資料缺失，查找資料困難的現(xiàn)狀。并且大部分檔案人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致對(duì)檔案整理精力不足，也給檔案管理帶來(lái)不良影響。

（二）人事檔案現(xiàn)代化水平低。隨著現(xiàn)代化信息的快速發(fā)展，科技信息手段在檔案管理工作中得到了廣泛運(yùn)用，但是，實(shí)體管理仍然是部分單位人事檔案管理工作的重心，還存在著大量紙質(zhì)檔案的管理工作，工作人員對(duì)檔案電子信息化建設(shè)沒有得到重視導(dǎo)致信息化水平低，造成工作效率不高，對(duì)人事檔案的利用帶來(lái)負(fù)面影響。同時(shí)，檔案管理硬件設(shè)施的缺乏也給工作帶來(lái)了諸多不便。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在很多缺點(diǎn)，比如不易保存、極易丟失等。人事資料的記錄、復(fù)印、掃描有難度，各種資料不能常年有效保存。

（三）人事檔案管理人員操作水平低。近年來(lái)，許多單位引進(jìn)了數(shù)字化信息辦公系統(tǒng)，但是工作人員缺乏信息技術(shù)操作能力，不會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段整理資料，硬件設(shè)施沒有得到有效利用，致使檔案管理工作困難重重。新的入職人員未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)就上崗，操作業(yè)務(wù)不夠熟練;老員工缺乏管理能力，導(dǎo)致檔案管理工作整體質(zhì)量低下。

二、解決問題的相關(guān)措施

（一）對(duì)人事檔案重要性進(jìn)行普及工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，提高對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)程度，將其作為重要的工作環(huán)節(jié)。在實(shí)際管理工作中，要安排專職的人員管理檔案并定期詢問檔案的管理情況和人事調(diào)動(dòng)問題，根據(jù)工作中遇到的實(shí)際問題制定相關(guān)解決方案，部署近期的人事檔案規(guī)劃工作。其他各部門要積極配合人事部門做好資料的收集和及時(shí)上交工作。同時(shí)單位應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理工作的資金和人員投入，提高全體員工對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)知，從而積極配合各項(xiàng)工作的落實(shí)。定期開展檔案管理規(guī)范的培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案管理的重視程度，保證有用的人事檔案信息及時(shí)提交給檔案管理部門進(jìn)行錄入，這樣才能保證信息的一致性。

（二）提高人事檔案管理制度的專業(yè)化水平。人事檔案管理工作與其它工作從工作性質(zhì)上來(lái)說(shuō)存在著很大差別，工作相對(duì)枯燥，工作人員極易出現(xiàn)消極心態(tài)。而人事檔案管理工作要求精益求精、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，缺少完善的制度就會(huì)存在管理漏洞。因此工作人員應(yīng)完善人事檔案管理制度，在入職初期就對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理的專業(yè)性培訓(xùn)，保證員工明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，做到及時(shí)性、準(zhǔn)確性、有效性、分類管理。完善檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，設(shè)立監(jiān)督部門，對(duì)沒有及時(shí)有效進(jìn)行歸檔，沒有分類歸檔，或者是丟失損壞檔案的工作人員進(jìn)行追責(zé)和再次培訓(xùn)。建立人事檔案管理評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督小組根據(jù)要求進(jìn)行打分，設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)盡職盡責(zé)和有創(chuàng)新能力的工作人員，對(duì)不負(fù)責(zé)任，不遵守制度要求的工作人員進(jìn)行追責(zé)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，并使他們自覺完善每項(xiàng)工作細(xì)節(jié)。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行錄入和材料的收集，錄入過程中要注重信息的真實(shí)有效性。

（三）構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)。人事檔案管理隨著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，對(duì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建提出了更高要求。首先，信息數(shù)據(jù)庫(kù)要為人事部門保存職工完善的基本信息。其次，檔案目錄的建設(shè)要成為查詢?nèi)藛T方便進(jìn)入信息系統(tǒng)的專業(yè)入口，因此要更符合人事工作的查詢習(xí)慣。單位領(lǐng)導(dǎo)要下發(fā)工作指示，讓各部門積極配合檔案的錄入工作，提供電子檔案整理模板，共同建設(shè)現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)庫(kù)。再次，利用數(shù)字化手段將重要的材料及時(shí)保存，例如個(gè)人著作、學(xué)術(shù)論文、科研成果、技能證書可以進(jìn)行影印備份;對(duì)員工的突出貢獻(xiàn)和工作成績(jī)及時(shí)登記在冊(cè)，保證在后期進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)或者嘉獎(jiǎng)時(shí)有所依據(jù)。人事檔案信息系統(tǒng)需要專業(yè)的管理人員進(jìn)行每天維護(hù)和更新，確保各項(xiàng)信息的有效利用率。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，推動(dòng)人事檔案信息化進(jìn)程，提高人事檔案工作的效率和檔案的利用率，在實(shí)際的人事工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。相關(guān)負(fù)責(zé)人要全面認(rèn)識(shí)到目前人事檔案管理存在的問題，建立有效的監(jiān)管機(jī)制，完善檔案管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行思想和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，才能使人事管理工作更好地服務(wù)于各項(xiàng)工作，保證人事信息的高效利用，從而提高整體工作效率。

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