軍工企業(yè)檔案制度體系建設(shè)初探

曹毛響

【摘要】搞好檔案制度建設(shè)對于檔案部門乃至企業(yè)的發(fā)展都具有重要意義。本文以PDCA法則為視角，指明了檔案制度體系的建設(shè)路徑和措施，為提升檔案制度建設(shè)水平提供了借鑒。

【關(guān)鍵詞】軍工企業(yè);檔案制度體系;建設(shè)

檔案制度既包括檔案機(jī)構(gòu)及其業(yè)務(wù)的安排，又包括具體工作中需要遵守的規(guī)則。檔案制度體系建設(shè)水平是衡量一個軍工企業(yè)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。只有建立起一套系統(tǒng)、規(guī)范的制度并切實執(zhí)行，才能真正實現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)管理和有效利用，有效調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造力，進(jìn)而實現(xiàn)檔案部門乃至企業(yè)的健康發(fā)展。

一、軍工企業(yè)檔案制度體系建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前軍工企業(yè)檔案制度體系建設(shè)中存在的共性問題仍然不少，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）制度體系不健全。軍工企業(yè)有自己的檔案制度，但是制度不成體系，檔案管理制度內(nèi)容不健全，制度與制度之間缺乏銜接，或者是制度之間有沖突，給制度的執(zhí)行帶來很大的困擾，直接導(dǎo)致執(zhí)行的結(jié)果有偏差。檔案管理部門對檔案制度體系建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠，缺乏對制度體系的頂層設(shè)計。

（二）可操作性不強(qiáng)。大部分檔案制度是由檔案管理部門制定的。有的檔案部門在缺乏細(xì)致的調(diào)查論證情況下，單純?yōu)榱藨?yīng)付檔案工作檢查而制定制度。表面上滿足了管理的需要，實際工作中可操作性和指導(dǎo)性不強(qiáng)，不僅不能起到規(guī)范檔案工作的作用，甚至還可能造成負(fù)面影響。

（三）缺乏動態(tài)管理，制度不能與時俱進(jìn)，滯后于實際管理需求。有的軍工企業(yè)檔案部門在其工作內(nèi)容、人員、環(huán)境等發(fā)生變化時，不能及時對檔案制度進(jìn)行修訂、補(bǔ)充及完善。多年來制度始終不變，束之高閣，不能滿足現(xiàn)代管理要求，制度建設(shè)跟不上形勢。表現(xiàn)在實際工作中，有的企業(yè)在編制檔案制度體系時，沒有明確制度體系修訂計劃和周期，忽略了體系的動態(tài)管理。

（四）宣傳力度不大，執(zhí)行效果不好。很多軍工企業(yè)只注重檔案管理制度的建設(shè)或出臺，忽略對制度的宣貫和執(zhí)行力度，容易導(dǎo)致制度成為空架子。加之沒有一定的檢查和監(jiān)督工作做保障，制度的落實單純靠員工的自覺，很難達(dá)到預(yù)期效果。

二、PDCA循環(huán)管理法指導(dǎo)下的檔案制度體系建設(shè)

當(dāng)前，以PDCA循環(huán)管理法則展開工作，有針對性地解決檔案制度體系建設(shè)中存在的問題，不失為一個有益的探索。

（一）P——計劃（Plan）。從軍工企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀出發(fā)，基于全面風(fēng)險管控的理念，對制度進(jìn)行梳理整合，確保制度門類齊全、功能劃分清晰，形成具有軍工企業(yè)特色的檔案制度管理框架。根據(jù)梳理出的制度不足和管理漏洞，制訂好縝密的制度建設(shè)計劃，加強(qiáng)頂層設(shè)計工作。同時充分兼顧軍工的特殊性，如軍工企業(yè)科技檔案存在許多商業(yè)和軍事秘密，系統(tǒng)記錄了裝備的研制過程、技術(shù)方案等敏感內(nèi)容，要注意遵守保密有關(guān)要求，在制度建設(shè)中正確處理“通用條款”與“專項條款”之間的關(guān)系。

（二）D——實施（DO）。為實施制度建設(shè)計劃和頂層設(shè)計方案，檔案管理部門應(yīng)牽頭成立制度委員會。制度委員會負(fù)責(zé)確定制度體系建設(shè)大綱以及制度起草、審核的程序，保障制度制訂的標(biāo)準(zhǔn)化和制度體系的系統(tǒng)化，論證具體條款的可行性和可操作性，確保制度在上下認(rèn)同后才正式頒布、員工廣泛知曉后才開始執(zhí)行。做好宣貫是制度落實的前提。檔案從產(chǎn)生到歸檔，再到提供利用，參與人員多，涉及面廣。要加強(qiáng)對檔案制度的宣傳，不僅讓員工了解條文，更應(yīng)理解制度的內(nèi)涵，入腦入心，有效提升檔案人員的工作能力和管檔水平;同時檔案管理規(guī)范化也增強(qiáng)了員工依法歸檔、依法用檔的自覺，提高了全員的檔案意識。制度的生命在于執(zhí)行，要加大對檔案制度執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查力度，使檔案工作制度切實落實到企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理各項工作中去。企業(yè)管理層要帶頭執(zhí)行，形成人人遵守制度、監(jiān)督制度實施的良好氛圍，有效降低管理成本。

（三）C——檢查（Check）。制度是企業(yè)特定階段的產(chǎn)物。當(dāng)檔案制度體系執(zhí)行到一定階段以后，隨著企業(yè)的發(fā)展和環(huán)境的變化，體系可能存在不適宜性。這一階段就要重點檢查制度體系實施的情況和效果，既要檢查是否嚴(yán)格執(zhí)行了制度，總結(jié)成功執(zhí)行的經(jīng)驗，也要實時評估制度體系修訂的必要性，發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過程中的短板，以便及時進(jìn)行調(diào)整，使企業(yè)的制度符合運行實際，增強(qiáng)制度體系的彈性和應(yīng)變能力。

（四）A——處理（Action）。緊跟科研生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)運行實際，通過對制度的檢查或者盤點，及時完善制度體系，該修訂的修訂，該廢除的廢除，該新增的新增。通過對制度執(zhí)行“不足”的補(bǔ)足和對運行缺陷的修補(bǔ)，確保新的制度建設(shè)體系完整統(tǒng)一。在日常工作中，檔案部門必須隨時關(guān)注各方面的變化，將新的檔案管理理念、管理方式融進(jìn)檔案工作中，積極推進(jìn)管理創(chuàng)新，保證體系運行的有效性、充分性和適宜性，

通過這一循環(huán)無法完成的，可以制訂好計劃，納入下一個PDCA循環(huán)繼續(xù)改善。PDCA循環(huán)周而復(fù)始運轉(zhuǎn)，每運轉(zhuǎn)一次，制度建設(shè)的水平就更進(jìn)一步。四個階段互相銜接，通過完整的循環(huán)和不斷推進(jìn)，使制度體系建設(shè)與時俱進(jìn)，趨于完善。

總的來說，軍工企業(yè)的檔案制度體系建設(shè)只有起點，沒有終點。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，市場環(huán)境發(fā)生改變，相關(guān)制度也應(yīng)隨之改變。制度建設(shè)本身就是一個不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程，持續(xù)提升體系建設(shè)水平是永恒的主題。軍工企業(yè)的檔案制度建設(shè)只有不斷更新，去適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需要，才能確保企業(yè)在軍民融合深度發(fā)展的大背景下經(jīng)受得住考驗，助力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。

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