論加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作

鄺豪杰

【摘要】人事檔案具有真實(shí)性、全面性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和保密性等特點(diǎn)，具有很高的保存價(jià)值和實(shí)用價(jià)值。流動(dòng)人員檔案管理有特殊問題需要針對性解決，本文主要以信息化管理方面所產(chǎn)生的積極意義及如何加強(qiáng)其建設(shè)工作兩點(diǎn)進(jìn)行討論。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員;檔案管理;信息化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，衍生出流動(dòng)人員這一類社會(huì)成分。而經(jīng)濟(jì)一體化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展地域不均衡等國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢的出現(xiàn)，致社會(huì)人口流動(dòng)的現(xiàn)象不斷增多，流動(dòng)速度也在日漸提高。這無疑加劇了檔案管理工作的困難程度。流動(dòng)人員是相對于固定人口的一種說法，主要是指戶口沒有在居住地，但是又取得合法居住的人，即“人戶分離”的人口。流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，相對于固定人口的檔案管理工作來說，更為復(fù)雜與艱巨。為了更好地推進(jìn)流動(dòng)人員檔案的整體建設(shè)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，信息化管理流動(dòng)人員檔案有著極為重要的意義。

一、流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)的意義

（一）流動(dòng)人員檔案管理信息化可以減輕工作人員工作強(qiáng)度。舊式手工收集檔案管理方式，要求工作人員手工將檔案進(jìn)行收集管理，工作量繁重，而且人工操作效率也比較低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果檔案管理采用信息化的手段，便可實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理帶來的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化及實(shí)時(shí)化等優(yōu)勢。一來可以更為快捷地實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的收整管理。二來錄入的數(shù)據(jù)方便進(jìn)行重復(fù)調(diào)用和檢索查詢。三來可避免不必要的人力資源浪費(fèi)。檔案的信息化管理真正實(shí)現(xiàn)資源共享，可大大減輕工作人員的工作強(qiáng)度，使工作人員的工作效率有效提高。

（二）流動(dòng)人員檔案管理信息化可以加強(qiáng)檔案信息的安全以及保密。對于每一位社會(huì)工作者來說，檔案是極其重要的信息資源，會(huì)直接影響到個(gè)人的求職及發(fā)展，檔案信息擁有比較高的使用和保存價(jià)值。采用檔案管理信息化的做法，能夠有效加強(qiáng)信息的安全性以及保密性。一來相對于舊式的紙質(zhì)保存方式，可以避免檔案在長期翻閱查找的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)磨損或者是丟失的現(xiàn)象。二來采用信息化的管理手段能夠隨時(shí)隨地快速對檔案信息進(jìn)行檢查，確定是否保存完好。三來可以對檔案信息進(jìn)行備份處理，增強(qiáng)了其安全性。四來可以同時(shí)利用加密等手段，確保信息不被竊取，從而在多方面保證檔案信息的安全以及保密。

（三）流動(dòng)人員檔案管理信息化可以避免檔案在投遞間出現(xiàn)問題。在流動(dòng)人員的檔案傳遞過程中會(huì)出現(xiàn)很多問題，比如建構(gòu)編制或者人事調(diào)動(dòng)等方面的原因?qū)е氯耸聶n案管理人員變動(dòng)，就會(huì)在一定程度上影響檔案傳遞工作的接收、利用、轉(zhuǎn)出。若出現(xiàn)當(dāng)事人自己攜帶檔案或者在轉(zhuǎn)接檔案時(shí)不蓋密封章等現(xiàn)象，就會(huì)伴有私拆、私改、私刪或丟失等負(fù)面現(xiàn)象的發(fā)生，會(huì)嚴(yán)重影響到人事檔案的安全性與真實(shí)性。流動(dòng)人員人事檔案信息化的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)流動(dòng)人員檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的資源共享，相關(guān)組織和部門只要獲得其相應(yīng)的審閱權(quán)限，便可及時(shí)查詢和審核流動(dòng)人員的個(gè)人信息，及時(shí)掌握流動(dòng)人員德才表現(xiàn)，既節(jié)省資源成本，又方便快捷，避免了檔案傳遞過程中存在的種種問題。

（四）流動(dòng)人員人事檔案信息化有助于流動(dòng)人員人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。現(xiàn)有的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中檔案管理人員配備相對不足，無法保證檔案的及時(shí)更新，致使大部分流動(dòng)人員人事檔案仍處于剛進(jìn)來時(shí)的狀態(tài)，當(dāng)事人的升遷、技術(shù)培訓(xùn)、工作業(yè)績、工作鑒定等方面的情況未能及時(shí)入檔，影響檔案本身該有的完整性。所以人事檔案管理是一項(xiàng)需要不斷跟進(jìn)的工作，有著時(shí)效性，需要及時(shí)更新檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

二、加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）增加資金投入。國家對于各方面工作的資金配給難免有所偏倚，國家對于流動(dòng)人員人事檔案管理的專項(xiàng)資金撥款相對其工作內(nèi)容還有不足，應(yīng)增加其資金投入來應(yīng)對流動(dòng)人員人事檔案管理方面的工作支出。比如優(yōu)化基礎(chǔ)硬件設(shè)施配置、提高相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)和從業(yè)素養(yǎng)、加強(qiáng)電子文件保管及技術(shù)等各項(xiàng)工作。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障。網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)是否健全，對于檔案的信息化管理有很重要的影響。對于可能出現(xiàn)的安全漏洞、可疑木馬或病毒、黑客或者惡意攻擊、網(wǎng)絡(luò)連接的不穩(wěn)定等多方面網(wǎng)絡(luò)安全問題應(yīng)有相應(yīng)的解決辦法。

（三）采用云儲(chǔ)存方式。對于流動(dòng)人員檔案來說，檔案內(nèi)容不斷更新，電子文件的數(shù)量會(huì)不斷增加，以及其他種種問題，會(huì)給存儲(chǔ)管理帶來一定的壓力。地方相關(guān)部門采用云儲(chǔ)存的方式，可以很好地解決這些問題。其具有數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及業(yè)務(wù)訪問的功能，也可提高其安全性，降低成本，加大資源的利用率。

（四）健全信息化法規(guī)制度建設(shè)。當(dāng)前，流動(dòng)人員檔案管理法規(guī)中專門針對信息化方面的內(nèi)容較少，需要盡快出臺(tái)相應(yīng)的法規(guī)制度，根據(jù)其特有的流動(dòng)性問題，提供相應(yīng)的法律保障，構(gòu)建一個(gè)可行性強(qiáng)、實(shí)效性強(qiáng)的流動(dòng)人員人事檔案信息管理法律法規(guī)體系。

三、結(jié)語

建立信息化的數(shù)據(jù)檔案方便人們?yōu)g覽審閱，既能和紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)，又能提供多種渠道檢索，對于流動(dòng)人員來說，有著積極的意義。現(xiàn)代信息技術(shù)融入在檔案管理中，滿足了社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，緊跟時(shí)代的腳步，能夠大大提高工作的效率，能夠有效保證檔案信息的安全性以及保密性，能夠確保檔案信息得到最大化的開發(fā)以及利用，有效降低了工作人員的工作強(qiáng)度，對于人才的引進(jìn)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步等都有著重要的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李全喜.流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（6）：11-12.

[2]陶碧云，馬仁杰.運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)解決電子檔案關(guān)聯(lián)利用問題的構(gòu)想[J].檔案學(xué)通訊，2005（6）.