試論電子文檔的管理問題與對策

蔡珂

摘 要：電子文檔成為新型的檔案管理模式，存在著諸多弊端，我們必須對其加以改善，才能使檔案管理步入一個(gè)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的新階段。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子文檔;創(chuàng)新;技術(shù)改革

隨著人民法院訴訟和行政卷宗的日益增多，利用信息化手段，采用電子文檔方式對檔案實(shí)行規(guī)范化管理的需求越來越迫切和必要，集真實(shí)性、完整性和原始性三種特性于一體的電子文件與電子檔案儼然成為當(dāng)前檔案管理工作的新形式。

一、電子文件的特點(diǎn)

電子檔案具有優(yōu)于紙質(zhì)檔案的很多特征，但也同時(shí)伴有自身的缺陷。在看到電子文件與電子檔案給檔案中帶來方便的同時(shí)，我們應(yīng)該居安思危，適應(yīng)新形勢新任務(wù)對檔案管理工作提出的新要求新挑戰(zhàn)，緊緊抓住發(fā)展機(jī)遇，認(rèn)真總結(jié)并超前考慮到電子文件與電子檔案管理工作中存在的缺陷以及改善方法，不斷改革創(chuàng)新檔案管理模式和手段，以使電子檔案得到更廣泛、更有效地應(yīng)用，更好地為審判工作、為訴訟當(dāng)事人提供更優(yōu)化的服務(wù)。

由于電子文件所使用的機(jī)器進(jìn)行編碼，人們無法直接識(shí)讀、理解經(jīng)過復(fù)雜的編碼的機(jī)器語文，通過計(jì)算機(jī)開展解碼進(jìn)行還原。在這一還原的過程中，電子計(jì)算機(jī)硬件、軟件操作系統(tǒng)，運(yùn)用的系統(tǒng)會(huì)直接影響其還原的結(jié)果，這使電子文件有超強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性、非人工的識(shí)讀性。

電子文件中，其信息可在不同載體上同時(shí)存在的，可根據(jù)需要隨時(shí)改變、拓展，縮小其生存的空間。也可改變存儲(chǔ)的位置，由硬盤中拷入其他的存儲(chǔ)的介質(zhì)，這可讓電子文件具有與載體間的可分離性。

電子文件的物理、邏輯結(jié)構(gòu)是不一樣的，同份電子文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于不同物理位置中，但是通過元數(shù)據(jù)，可將其他組成有序總體呈現(xiàn)在輸出的設(shè)備中，這類特點(diǎn)讓電子文件的修改和不僅非常方便，且不會(huì)留有痕跡，這讓其更具有信息的易變性。

在網(wǎng)絡(luò)信息的環(huán)境下，數(shù)據(jù)可以通過網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備，讓千萬里外雙方，在一瞬間可收到兩者的信息。借用信息網(wǎng)絡(luò)，也可以同時(shí)把信息發(fā)給若干網(wǎng)絡(luò)的終端、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端中，網(wǎng)絡(luò)上任何終端設(shè)備也可以讀取，這也是電子文件可以實(shí)現(xiàn)其共享以及實(shí)時(shí)性。

二、當(dāng)前制約影響電子文件歸檔管理的問題與弊端

（一）影響電子文件的真實(shí)性、完整性、原始性的因素過多

影響電子文件的真實(shí)性、完整性、原始性的因素很多，而能有效解決問題的方法卻很少。其中最廣泛的問題包括：電子檔案管理存儲(chǔ)載體的特質(zhì)與缺陷較明顯;多數(shù)電子文件與其相對應(yīng)的紙質(zhì)文件之間未建立統(tǒng)一的管理方法;保證電子文件真實(shí)性的技術(shù)過于復(fù)雜，難以采用等。

（二）電子文件與電子檔案管理的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定的，例如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就遇到很大困難。這也就是電腦存儲(chǔ)及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時(shí)制定法律認(rèn)定條文的原因。

（三）電子檔案管理的長期可讀性問題

由于電子檔案對載體的依賴性，導(dǎo)致人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在電腦硬盤或其他同類載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備。隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設(shè)備。

（四）電子檔案的查詢存在信息不全面等問題

首先，由于檔案管理者在整個(gè)法院屬于特殊人員，他們掌管著自法院成立以來大量的卷宗文檔，法院電子文件的特殊性要求其必須有保密性，因此在電子文件錄入的時(shí)候，只會(huì)錄入大體信息，如年份，歸屬庭，終審結(jié)果等重要信息，而紙質(zhì)卷宗的審理內(nèi)容及過程，并未在電腦中存檔;其次，檔案的查詢僅針對于錄入電腦，通俗一點(diǎn)講明，即是在哪臺(tái)電腦錄入，在哪臺(tái)電腦查詢，由于保密性的要求，卷宗的聯(lián)網(wǎng)受到制約，也導(dǎo)致了電子檔案的查詢信息不全面。

三、創(chuàng)新電子檔案管理的目標(biāo)與方向

（一）立足長遠(yuǎn)，建立健全長效機(jī)制

檔案工作是法院工作的重要組成部分。本院從成立之日起高度重視新形勢下的檔案管理工作，近年來，本院檔案管理工作更是在上級(jí)法院和市檔案局的指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案條例》《人民法院檔案管理辦法》《關(guān)于全國地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《山東省檔案管理?xiàng)l例》，堅(jiān)持以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化建設(shè)為目標(biāo)，狠抓檔案管理質(zhì)量，開拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，開創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評(píng)為省、市級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。本院全面落實(shí)檔案管理的長效機(jī)制，為更好地提升司法政務(wù)水平奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)新管理模式，著眼發(fā)展

勇于創(chuàng)新，引進(jìn)新的檔案管理軟件，完善現(xiàn)在的工作，不能一勞永逸，不斷創(chuàng)新才能不斷發(fā)展。我們的檔案管理工作，要有高層次的起點(diǎn)，才能促使管理模式的改革與創(chuàng)新。冰凍三尺非一日之寒，如何立足高起點(diǎn)，是工作的重中之重，從管理觀念的提高，到管理制度的改革，都需要提高一個(gè)層次，而提高層次的捷徑，就是科技創(chuàng)新，其中包括軟件升級(jí)、體制改革、以及加強(qiáng)與其他單位的交流學(xué)習(xí)。同時(shí)，管理制度運(yùn)用多種措施一起使用，開展綜合式的治理。構(gòu)建備份的制度，如果信息失真或丟失，需要啟動(dòng)備份即可把信息恢復(fù)。對有關(guān)應(yīng)急機(jī)制進(jìn)行完善，提升預(yù)警方擊、災(zāi)難恢復(fù)能力，以此來確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的持續(xù)安全的穩(wěn)定運(yùn)行。

（三）高素質(zhì)人才撐起檔案管理部門新框架

高學(xué)歷人才無論從個(gè)人素質(zhì)、工作能力、文化修養(yǎng)以及人際關(guān)系方面，都有著得天獨(dú)厚的條件。提高現(xiàn)階段工作人員的綜合素質(zhì)，提供機(jī)會(huì)進(jìn)修，提高個(gè)人內(nèi)涵修養(yǎng)，達(dá)到一個(gè)高學(xué)歷高素質(zhì)的全新層次，讓“綜合素質(zhì)”的力量推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化，這種高素質(zhì)新鮮血液的輸入，必定會(huì)讓檔案管理部門迎來一次史無前例的脈動(dòng)，跳出朝氣蓬勃、生機(jī)盎然的心電圖。

（四）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全對策

安全網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)防護(hù)一定需要在技術(shù)上運(yùn)用多元化的手段來處理。一是隔離，是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)開展物理式的隔絕。涉及保密的網(wǎng)絡(luò)以及非涉秘密的網(wǎng)絡(luò)開展物理的隔離，不能讓內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行直接、間接的物理連接。二是需要認(rèn)證，每一個(gè)終端一定要設(shè)置好密碼，通過密碼來明確用戶是不是有權(quán)力來使用此終端。入終端之后還需要對身體認(rèn)證開展識(shí)別工作，以此來明確用戶是否有權(quán)通過網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)處理的文件。身體認(rèn)證可以解決用戶、數(shù)字身體對應(yīng)的問題，為用戶登錄至系統(tǒng)提供有關(guān)的管理根據(jù)，身體認(rèn)證以身體安全作為基礎(chǔ)，對用戶賬號(hào)、口令還要妥善分布、保存。三是防御，采用病毒的防護(hù)能力，將所有的終端、服務(wù)器安裝正版的殺毒軟件，對系統(tǒng)開展實(shí)時(shí)的檢測、掃描;同時(shí)，需要預(yù)警監(jiān)測的能力，實(shí)時(shí)尋找有網(wǎng)絡(luò)攻擊特點(diǎn)以及違反的網(wǎng)絡(luò)安全策略行為，可實(shí)時(shí)進(jìn)行報(bào)警功能，阻斷一些非法的網(wǎng)絡(luò)連接。防火墻是一種訪問的控制技術(shù)，可通過網(wǎng)絡(luò)通信臨近系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過至防火墻的數(shù)據(jù)流，只要是符合之前所擬定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定信息是可以被通過的，而不符合的則要拒絕訪問，這讓被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息以及結(jié)構(gòu)不會(huì)受到侵犯。

四、解決對策與途徑

綜上所述，電子文件與電子檔案為人們?nèi)粘９ぷ鲙矸奖愕耐瑫r(shí)，還存在著許許多多的問題，只有解決了這些已經(jīng)悄然產(chǎn)生的問題，我們的電子文件與電子檔案管理工作才能更上一層樓，針對法院工作的特殊性，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面，著手規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理工作。

（一）堅(jiān)持基本原則

始終在遵循“真實(shí)性、完整性、原始性”原則的基礎(chǔ)上創(chuàng)新。所有的錄入工作必須建立一個(gè)統(tǒng)一的工作模式，盡量讓電子文件與電子檔案的錄入有一個(gè)規(guī)范的流程，從而避免了因個(gè)人習(xí)慣不同造成錄入產(chǎn)生歧義的事情發(fā)生。法院的卷宗是一種特殊的電子文件，錄入必須有統(tǒng)一格式，從字體到大小都需要有一個(gè)及規(guī)范又簡便的方式，堅(jiān)持卷宗的“真實(shí)性、完整性、原始性”是法院電子文件錄入的最基本要求。建立電子文件與紙質(zhì)卷宗合二為一的管理方法，實(shí)現(xiàn)二者統(tǒng)一，一文兩質(zhì)。

（二）健全立法基礎(chǔ)

不斷完善相應(yīng)的法律法規(guī)。立法的完善，永遠(yuǎn)都是改善各項(xiàng)工作的最佳宏觀手段，檔案管理工作也不例外。我們應(yīng)從法律的特殊性看到完善電子文件與電子檔案管理法規(guī)的必要性，法律是約束人們行為的最有效方法，所謂“無規(guī)矩不成方圓”，無法律也難成社會(huì)，何況是檔案管理這一特殊的工作。

（三）加強(qiáng)硬件保障

及時(shí)更新電子文件的載體。與時(shí)俱進(jìn)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展速度較快，可能會(huì)造成電子文件的載體淘汰過快，因而導(dǎo)致新設(shè)備無法讀取舊設(shè)備的文件信息，我們應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新技術(shù)設(shè)備，防止新舊無法結(jié)合，找尋銜接點(diǎn)，在電子文件與電子檔案的載體未全部淘汰之前，將載體信息轉(zhuǎn)換為最新形式的電子文件與電子檔案模式，做到與時(shí)俱進(jìn)。

（四）強(qiáng)調(diào)保密責(zé)任

加大內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連接功能。設(shè)置統(tǒng)一權(quán)限，檔案管理人員使用統(tǒng)一的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)賦予的權(quán)限進(jìn)行電子文件管理，設(shè)置個(gè)人密碼，權(quán)限分配做到責(zé)任到人，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋是在“保密性”基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)資源共享的有效途徑。這樣，即使在其他計(jì)算機(jī)錄入的信息，工作人員憑借自己的權(quán)限密碼，依然可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在其他計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)信息查詢，方便、快捷、時(shí)效。

總而言之，檔案管理是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的工作，我們必須立足長遠(yuǎn)、積極實(shí)踐，才能取得新的突破。科技需要?jiǎng)?chuàng)新，人才需要培養(yǎng)，檔案管理工作要十分謹(jǐn)慎和靈活，因時(shí)而動(dòng)。進(jìn)一步加大關(guān)注力度，全面了解工作現(xiàn)狀，從不斷創(chuàng)新中找出檔案管理工作的方法，從發(fā)展中找到檔案管理工作的重點(diǎn)，共同迎接檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的新時(shí)代。