信息時(shí)代背景下高校學(xué)籍檔案管理之我見(jiàn)

高芮

摘 要：學(xué)籍檔案是高校檔案管理不可或缺的重要環(huán)節(jié)，在當(dāng)今信息時(shí)代的大背景下，學(xué)籍檔案的管理也面臨了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文從高校學(xué)籍檔案管理的意義出發(fā)，詳細(xì)分析了當(dāng)前環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了學(xué)籍檔案管理的解決路徑。

關(guān)鍵詞：管理；學(xué)籍檔案；高校；信息化

1 信息時(shí)代背景下高校學(xué)籍檔案管理的意義

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間反應(yīng)其學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲、實(shí)習(xí)等各項(xiàng)狀況的綜合記錄，為學(xué)生未來(lái)的職業(yè)規(guī)劃，包括就業(yè)、升學(xué)、晉升等提供了重要的依據(jù)，也為用人單位對(duì)其入職評(píng)定、留學(xué)機(jī)構(gòu)的資格審查提供了重要參考，同時(shí)也真實(shí)的反應(yīng)了高校辦學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平，為高校各部門(mén)的教學(xué)管理提供了重要的參考意義。

在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，由于學(xué)籍檔案真實(shí)的反映了在校生的綜合狀況，其真實(shí)性和權(quán)威性不僅成為高校辦學(xué)質(zhì)量的重要參考。 如何將傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理模式相結(jié)合也為信息時(shí)代背景下高校學(xué)籍檔案管理提出了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

2 信息時(shí)代背景下高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 學(xué)籍檔案信息化程度不高

學(xué)籍檔案信息化建設(shè)有賴于軟件和硬件的支撐。就高校而言，學(xué)籍的檔案管理受重視程度不高，軟件和硬件的配置跟不上現(xiàn)代化的信息需求。然而學(xué)籍檔案信息化的建設(shè)依賴于安全性能較高的存儲(chǔ)介質(zhì)、像素較高的掃描儀器以及較為完善的檔案管理系統(tǒng)、防火墻等軟件輔以支持。與此同時(shí)，各大高校由于人員緊張、經(jīng)費(fèi)的不足，學(xué)籍檔案的整理還僅僅停留在紙質(zhì)文件的層面上，這些不僅使得查找利用率低下，且反復(fù)翻閱不利于原件的保存，一旦紙質(zhì)檔案遭遇到丟失或損毀等極端情況，后果不堪設(shè)想。

2.2 學(xué)籍檔案系統(tǒng)性架構(gòu)有待完善

由于學(xué)籍檔案自身的時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及的相關(guān)教學(xué)部門(mén)眾多，使得學(xué)籍檔案的系統(tǒng)性架構(gòu)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一是學(xué)籍檔案存在多頭管理，各部門(mén)協(xié)調(diào)性差。學(xué)生的學(xué)籍檔案涉及的內(nèi)容廣泛，涉及的行政部門(mén)和教學(xué)部門(mén)繁多。例如學(xué)生錄取名冊(cè)、實(shí)習(xí)生鑒定表歸口招生就業(yè)部門(mén)；學(xué)生的學(xué)籍卡、成績(jī)單等歸口各個(gè)二級(jí)院系管理；學(xué)生的畢業(yè)驗(yàn)印名冊(cè)屬于教務(wù)處管理；學(xué)生征兵入伍、開(kāi)學(xué)典禮等活動(dòng)歸屬于學(xué)工處管理。這種多頭管理的結(jié)果容易造成數(shù)據(jù)上的多源異構(gòu)，若需獲取一個(gè)學(xué)生的所有學(xué)籍信息，需要各個(gè)部門(mén)相互配合。如若各方協(xié)調(diào)性較差，很難獲取完整的學(xué)籍信息。

二是學(xué)生動(dòng)態(tài)性信息更新不及時(shí)。很多高校學(xué)籍信息是在畢業(yè)年歸檔，檔案部門(mén)無(wú)法及時(shí)更新學(xué)生在大學(xué)期間的動(dòng)態(tài)信息，如其入伍參軍、休學(xué)、退學(xué)等動(dòng)態(tài)信息等。

2.3 檔案管理專業(yè)人才匱乏

一是學(xué)籍檔案的歸檔整理通常都是各二級(jí)院系的教學(xué)秘書(shū)兼職擔(dān)任，工作重心并不在此，所以缺乏對(duì)學(xué)籍檔案歸檔重要性的認(rèn)知，意識(shí)性和主動(dòng)性有待加強(qiáng)。其次，由于非檔案管理的專業(yè)性人才缺乏對(duì)學(xué)籍檔案的整理、歸檔的相關(guān)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)薄弱，也影響了學(xué)籍檔案的歸檔進(jìn)程。

二是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案的數(shù)字化需求日益迫切，而各大高校的從業(yè)人員信息化意識(shí)淡薄，信息化建設(shè)力度薄弱。資歷較深的學(xué)籍檔案管理員對(duì)紙質(zhì)的學(xué)籍檔案的歸檔整理顯得駕輕就熟，由于年齡的限制，對(duì)于學(xué)籍檔案數(shù)字化管理顯得力不從心。因此學(xué)籍檔案的管理性人才出現(xiàn)人員斷層、青黃不接的現(xiàn)象在各大高校屢見(jiàn)不鮮。

三是由于學(xué)籍檔案涉及的學(xué)生量大、內(nèi)容眾多，裝訂和掃描的繁瑣工作很容易造成檔案員的職業(yè)倦怠，形成抵觸情緒，再加之學(xué)籍檔案不似高校其他工作，容易出工作成果，所以檔案管理工作很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致晉升通道和學(xué)習(xí)通道的不暢通，因此這種激勵(lì)機(jī)制的缺乏，極易使檔案管理人員產(chǎn)生負(fù)面情緒，影響工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3 信息時(shí)代背景下高校學(xué)籍檔案加強(qiáng)管理的解決路徑

3.1 加強(qiáng)學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)

學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。一是學(xué)籍檔案信息化的建設(shè)離不開(kāi)軟硬件的購(gòu)置，其中硬件設(shè)施包括檔案專用掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、磁盤(pán)陣列等基礎(chǔ)性設(shè)備，軟件包括安全性能較高的防火墻、與自身學(xué)校相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)等。

二是加強(qiáng)學(xué)籍檔案雙軌制的構(gòu)建，在紙質(zhì)檔案與電子檔案互為鏡像的大前提下，各高校可以從自身的實(shí)際出發(fā)，明確先后順序，以年代久遠(yuǎn)、有所損害的紙質(zhì)檔案開(kāi)始，對(duì)其優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。

三是加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)目錄的信息化處理，構(gòu)建學(xué)籍檔案的體系化、標(biāo)準(zhǔn)化的全目錄庫(kù)，排除因異構(gòu)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的“信息孤島”效應(yīng)的不利影響[1]，以方便學(xué)籍檔案資源檢索和共享。

四是建立師生/服務(wù)器相支撐的檔案管理結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。高校檔案信息管理系統(tǒng)能通過(guò)師生/服務(wù)器將高校檔案信息管理體系、高校檔案管理結(jié)構(gòu)體系進(jìn)行銜接，并將其分成客戶機(jī)/服務(wù)器的結(jié)構(gòu)模式處理共享型檔案信息，在執(zhí)行各自任務(wù)的同時(shí)，完成檔案信息的管理與共享工作[2]。

3.2 健全完善學(xué)籍檔案系統(tǒng)性構(gòu)架

一是建立并完善數(shù)字化學(xué)籍檔案的共享體系，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等的對(duì)接，通過(guò)與各部門(mén)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)之間的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)更新，以此降低高校由于各職能部門(mén)的拆分及合并，或者因歸檔分工不明確，造成學(xué)籍檔案的遺漏和混亂的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)通過(guò)學(xué)籍檔案共享模式的構(gòu)建，形成了數(shù)據(jù)的共享，節(jié)省了人力成本和物力成本。

二是為在校生和畢業(yè)生提供個(gè)性化的查檔服務(wù)，如定制各種個(gè)性化的借閱模塊，以往為學(xué)生只是單純的提供成績(jī)單的復(fù)印件，不提供英文的翻譯件，然而一般查詢成績(jī)單的學(xué)生都是以留學(xué)為目的，許多國(guó)外高校以及中介機(jī)構(gòu)需要英文版的成績(jī)單做支撐材料。另外可以通過(guò)增加水印的方式，以規(guī)避電子文檔借出時(shí)另作他用等不良風(fēng)險(xiǎn)。

三是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的安全性。首先是加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房防火防潮防蟲(chóng)蛀的日常維護(hù)，以保證紙質(zhì)檔案的安全性。其次是重視電子檔案安全的管理，可以通過(guò)磁盤(pán)陣列、NAS等設(shè)備確保數(shù)據(jù)的安全，對(duì)數(shù)據(jù)安全要求高的學(xué)校亦可通過(guò)異地備份的措施，建立容災(zāi)系統(tǒng)以進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的安全性。最后是有條件的高校可將每卷檔案添加電子標(biāo)簽，通過(guò)FRID射頻識(shí)別，追蹤到每卷檔案的位置以保證檔案的安全性。

四是明確學(xué)籍檔案制度化的管理，明確各職能部門(mén)及二級(jí)院系的職責(zé)和關(guān)系，從根本上明確各部門(mén)相關(guān)學(xué)籍檔案的歸檔工作的義務(wù)和責(zé)任，明確學(xué)籍檔案的時(shí)序性，加強(qiáng)各二級(jí)院系學(xué)籍檔案的協(xié)作以提高學(xué)籍檔案歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.3 重視檔案管理專業(yè)技術(shù)性人才的培養(yǎng)

檔案資源信息化的建設(shè)離不開(kāi)對(duì)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)[3]，其又涵蓋了以下三個(gè)方面。

一是拋棄落后守舊的固化思維，具有主動(dòng)學(xué)習(xí)和接受新知識(shí)、新技能的動(dòng)力，同時(shí)要具備信息時(shí)代背景下檔案數(shù)字化的全局觀，有數(shù)字檔案開(kāi)放與共享的新意識(shí)，真正做到從檔案管理員轉(zhuǎn)換為信息管理者。

二是加強(qiáng)學(xué)籍檔案相關(guān)人才的梯隊(duì)建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)各二級(jí)院系和各教學(xué)部門(mén)兼職檔案員相關(guān)技能的培訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，取各家之所長(zhǎng)，以增強(qiáng)學(xué)籍檔案歸檔的系統(tǒng)性和整體性。

三是加強(qiáng)檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制以提高其工作的主動(dòng)性。首先是申請(qǐng)相關(guān)經(jīng)費(fèi)，以補(bǔ)貼的發(fā)放形式來(lái)肯定各二級(jí)院系和各教學(xué)部門(mén)兼職檔案員的辛勤勞動(dòng)。此外，各二級(jí)院系兼職檔案員，職稱評(píng)審時(shí)大多為管理崗，鼓勵(lì)其走檔案系列的專業(yè)技術(shù)的職稱路線，為其創(chuàng)造職業(yè)生涯的多種可能性，使其在平時(shí)的歸檔工作中得以學(xué)以致用，化被動(dòng)為主動(dòng)，以提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]楊旭中.信息化視域下的高校檔案管理創(chuàng)新[J].山西檔案，2018（06）：48.

[2]楊桂蓮.人力資源檔案信息化建設(shè)策略研究[J].黑龍江檔案，2015（4）：106.

[3]吳華影.館藏檔案資源共享技術(shù)路徑與建設(shè)策略研究[D].哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2012.